با الفاظ تخصصی، یک بیزینس من نمی شوید...!

«به این ارقام فروش نگاه کن! فرزاد، می‌دونی که نمی‌شه به صورت خوک رُژ‌لب زد. اگه به این پارادایم استراتژيکِ مشارکتی ادامه بدیم، انگار داریم از موش شیر می‌دوشیم. مجبور می‌شیم بی‌خیال سرمایه‌مون بشیم و برگردیم به آرکی‌تایپ خودمون که استفاده از بسته‌ی ارزشیِ مشتری مدارِ اختیاری هست تا بتونیم تصمیمات مهندسی‌شده بگیریم.»

اگر بعد از خواندن نوشته‌ی بالا سرتان گیج رفت، مطمئن باشید که این اتفاق فقط برای شما نیفتاده است. مقصر، زبان فنی است: یعنی استفاده از واژه‌ها، اصطلاحات تخصصی و حروف اختصاری که فقط برای گروه خاصی از افراد قابل درک هستند.

زبان فنی، یا به عبارتی زبان تخصصیِ گروه خاصی از افراد، در محیط کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌تواند به افراد در درک سریعِ منظور یکدیگر کمک کند. اما اگر زبان فنی مانع شود که مخاطب پیام شما را درک کند، مشکل‌ساز می‌شود. وقتی از زبان فنی (حتی شاید به صورت غیرعمدی) برای برقراری ارتباط با مخاطبانی استفاده می‌کنید که آن را درک نمی‌کند، آنها متوجه منظور شما نخواهند شد. حتی استفاده از زبان فنی در گروه‌های افراد خاص هم برای تازه‌واردان در ابتدا دشوار است و در برقراری ارتباط مانع ایجاد می‌کند.

در مثال بالا، در توضیحاتی که همکار فرزاد به او می‌دهد، اصطلاحات بازرگانی و تجاری دیده‌ می‌شوند. ممکن است شما این واژه‌ها را شنیده باشید اما مطمئنا معنی‌ آنها با چیزی که شما تصور می‌کنید متفاوت است و نمی‌توانید منظور واقعی گوینده را درک کنید. این دقیقا مشکل زبان فنی است. این زبان تأثیر‌گذاری ارتباط را کاهش می‌دهد. اگر گوینده سخنانش را به صورت زیر مطرح می‌کرد مطمئنا درک آن برای فرزاد و مخاطبان دیگر آسان‌تر بود:

«به این ارقام فروش نگاه کن! خوب به نظر نمی‌رسند. این مشارکت گروهی جدید، جواب نداده. باید بر اساس بازخورد مشتری، تصمیمات جدیدی برای توسعه محصول بگیریم.»

زبان فنی چه زمانی وارد عرصه‌ی ارتباط می‌شود

هر حرفه، سازمان یا گروه تخصصی، واژه‌های مخصوص به خود را دارد که می‌توانند سرعت برقراری ارتباط بین اعضای گروه را افزایش بدهند. تا اینجا مشکلی وجود ندارد، البته به شرطی که معنای این واژه‌ها برای همه‌ی مخاطبان قابل درک باشد. (گاهی، اینکه افراد خارج از گروه متوجه حرف‌های افراد گروه نشوند، به نوبه‌ی خود یک مزیت به حساب می‌آید. به عنوان مثال خیلی وقت‌ها به نفع بیماران است که اصطلاحاتی را که بین پزشکان رد و بدل می‌شوند متوجه نشوند.)

اما اگر افرادی که قصد برقراری ارتباط با آنها را دارید متوجه زبان فنی نشوند، این زبان دیگر کارایی خود را از دست می‌‌دهد. بعضی از افراد بدون اینکه متوجه باشند و در زمان‌های نامناسب، از زبان فنی استفاده می‌کنند. بعضی از افراد هم برای اینکه اطلاعات خود را به رخ دیگران بکشند از آن استفاده می‌کنند.

گاهی‌ اوقات افراد به جای اینکه از واژه‌ها و اصطلاحات مورد‌ قبول و قابل درک استفاده کنند، عمدا زبان فنی و تخصصی را به کار می‌گیرند تا مخاطب خود را تحت تأثیر قرار بدهند. به نظر می‌رسد این واژ‌های تخصصی قدرتی جادویی دارند و می‌توانند کاری کنند که گوینده، فردی باسواد و روشنفکر به نظر برسد. اما متأسفانه، احتمال دارد به جای تأثیر مثبت، بر مخاطبان تأثیر منفی بگذارد.

مهم نیست برای به کار‌گیریِ زبان فنی چه دلایلی دارید، اگر آن را در موقعیتی نامناسب استفاده کنید و در نتیجه مخاطبان‌ پیام‌تان را اشتباه متوجه شوند، مشکل دوبرابر خواهد شد. اول اینکه نمی‌توانید پیام‌تان را به آنها منتقل کنید و دوم اینکه احتمال دارد پیامی منفی به آنها القا کنید: این پیام این است که به مخاطبان خود فکر نکرده‌اید و آنها این عمل شما را به حساب عدم صداقت و غیرقابل اعتماد بودن شما می‌گذارند.

حتی بدتر از این، ممکن است شما هرگز متوجه نشوید که مخاطبان‌تان منظور‌تان را متوجه نشده‌اند، زیرا وقتی افراد اعتماد خود را به شما از دست بدهند یا تصور کنند که ممکن است کم‌هوش‌تر از شما به نظر برسند، احساسات و افکارشان را با شما در میان نخواهند گذاشت.

تله‌ی زبان فنی

در ادامه چند نمونه از تله‌های رایجِ زبان فنی را مطرح می‌کنیم. تله‌هایی که ممکن است شما گرفتار هرکدام‌ از آنها شوید.

۱. برقراری ارتباط با دیگر افراد در زمینه‌ی کاری خودتان

در این مورد اشکالی ندارد، فقط حتما اطمینان حاصل کنید که هیچ فرد تازه‌کاری در گروه نیست و همه‌ی مخاطبان به خوبی متوجه منظور شما خواهند شد. زمانی که می‌خواهید اطلاعات تخصصی را منتقل کنید از زبان فنی استفاده کنید و سعی کنید در موارد دیگر، آن را به کار نبرید.

۲. حرف زدن بدونِ‌ سنجش موقعیت

گاهی‌اوقات، افراد به این دلیل از زبان فنی استفاده می‌کنند که حواس‌شان نیست، یا به عبارت دیگر این کار برای‌شان به صورت عادت درآمده است. استفاده از زبان فنی با گروه‌های تخصصیِ همکاران بلامانع است، اما بیرون از محیط کار، مثل زمانی که با مشتریان یا اعضای خانواده تعامل دارید، نامفهوم می‌شود.

۳. سعی در تأثیر‌گذاری

زبان فنی به ندرت افراد باهوش را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد. به احتمال زیاد این کار، فردی را در ذهن مخاطبان تداعی می‌کند که «سعی دارد تأثیر‌گذار باشد» نه کسی که واقعا تأثیر‌گذار است. این عمل می‌تواند صداقت شما را زیر سؤال ببرد و مخاطبان را دچار عصبانیت و ناامیدی کند.

۴. مخفی کردن حقایق و اطلاعات

بعضی از افراد به این دلیل از زبان فنی استفاده می‌‌کنند که می‌خواهند حقایق را مخفی نگه دارند یا از اهمیت چیزی بکاهند یا تأثیر چیزی را افزایش بدهند. بهتر است از این کار تا حد ممکن اجتناب شود چون مطمئنا مخاطبان متوجه آن خواهند شد. دقیقا به همین دلیل افراد باتجربه از زبان فنی اجتناب می‌‌کنند.

۵. مخفی نگه داشتن کمبود دانش

گاهی‌اوقات استفاده از زبان فنی غیرعمدی است ولی وقتی نامطمئن و تحت فشار هستید، احتمال دارد به جای استفاده از جملات ساده از جملات مملو از زبان فنی استفاده کنید. بهتر است مراقب این اتفاق باشید چون تأثیر بدی خواهد داشت.

۶. شبیه به دیگران شدن

استفاده از زبانی که دیگران استفاده می‌کنند راهی برای نزدیک شدن به آنهاست، بنابراین شاید زبان فنی در این حالت مفید باشد. اما مراقب باشید! فقط از زبان فنی‌ای استفاده کنید که هم خودتان آن را می‌‌فهمید و هم مخاطبان.

توقف زبان فنی

اولین مرحله برای اجتناب از استفاده‌ی غیرضروری از زبان فنی این است که بدانیم چه زمانی باید از آن استفاده کنیم. تله‌های زبان فنی را که در بالا ذکر شد یک بار دیگر چک کنید. آیا شما زیاد در این تله‌ها می‌افتید؟ این اتفاق بیشتر در چه زمانی رخ می‌دهد؟

شاید وقتی در جلسه‌ی خاصی حضور دارید، تحت فشار هستید یا با گروه یا افراد خاصی صحبت می‌کنید. شاید خارج از محیط کاری از زبان فنیِ شرکت استفاده می‌کنید.

وقتی مشخص کردید که معمولا چه مواقعی از زبان فنی استفاده می‌کنید، به چیزهایی که می‌گویید فکر کنید. یکی از راه‌هایی که به شما کمک می‌کند این است که به ایمیل‌ها، نامه‌ها و متن سخنرانی هایی که نوشته‌اید برگردید، یا به مکالماتی که داشتید فکر کنید یا از بعضی مخاطبان‌تان سؤال کنید. معمولا از کدام واژه‌ها یا اصطلاحات تخصصی استفاده می‌کنید؟ آیا آنها در برقراری ارتباط ضروری‌اند و برای مخاطبان‌تان قابل درک هستند؟

مرحله‌ی بعدی این است که به کلماتی که می‌توانید جایگزین اصطلاحات فنی کنید فکر کنید: از خودتان بپرسید چه چیز را می‌توانید تغییر بدهید تا کلام‌تان برای دیگران واضح‌تر شود. برای سؤالاتی که معمولا در پاسخ آنها از زبان فنی استفاده می‌کنید، پاسخ‌های دیگری پیدا کنید که ساده‌تر و روشن‌تر هستند.

نویسنده:مریم حسین پور