برای رهایی از روند فرسایشی جلسات چه کنیم؟

سوال:مدیر روابط عمومی یک شرکت بخش خصوصی هستم و برگزاری جلسات متعدد روزانه و هفتگی بسیار فرسوده‌ام کرده است. شما چه راهکاری برای مدیریت این موضوع پیشنهاد می کنید؟

پاسخ:جلسه، یک نشست دو یا چند نفره برای تحلیل و ارزیابی و تبیین موضوع مشترک طرفین است و دارای اصول و قواعد مشخصی است که اگر آن را رعایت نکنید طبعا به نتایج خوبی دست نمی یابید. شاید لازم باشد قبل از تعیین زمان جلسه شما ضرورت برگزاری آن را مشخص و سپس برای جلسه موضوع مشترکی را با اهداف مشخص تعیین کنید. مثلاً شما یک بار در جلسه ارزیابی شرکت می کنید و بار دیگر در جلسه گزارش دهی یا تصمیم گیری. در این صورت شما از قبل می دانید که برای چه در جلسه شرکت دارید و نقش شما چیست. همین طور زمان جلسه و مدت آن را از قبل تعیین کنید تا بتوانید جلسه را مدیریت کنید. در جلسات، صورت جلسه بسیار اهمیت دارد درصورت جلسه موضوع و مباحث مطرح شده و نظر اعضا، پیشنهادها و نتیجه گیری و مصوبات و تصمیات مکتوب می شود. شما می توانید اول از هر چیز به ضرورت و اهمیت برگزاری جلسه توجه کنید و در پایان از طریق دبیر جلسه تصمیات و مصوبات را پیگیری کنید تا از فرسودگی رهایی یابید و نتیجه ثمربخش آن را احساس کنید.

اگر فضایی وجود داشته باشد که بتوانید صورت‌ جلسات را ثبت کنید و در ذیل آن مصوبه‌ها را در قالب وظیفه به افراد مسئول ارتباط دهید می‌توانید از روند فرسایشی جلسات متعدد جلوگیری کنید.

پیشنهاد ما برای رفع این مسئله بخش صورت جلسات میزیتو است.