تعریف مدیریت پروژه در سازمان به زبان ساده

شاید درک تعریف مدیریت پروژه در ساختار سازمان پیش از هر موضوعی بتواند بسیاری از سوء تفاهم‌ها را برطرف کند و عملکرد را افزایش دهد، به همین دلیل موضوع این مقاله را به بررسی این موضوع اختصاص داده‌ایم. به‌ بیان بسیار ساده PM یا Project Management به‌معنای استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک‌ها برای انجام دادن کار، رویداد یا وظیفه خاصی تعریف می‌شود. حال می‌تواند این فرایند برای تنها یک پروژه موقت یا فعالیت مداوم باشد.

این تعریف کاملاً عمومی است و بسته به نوع پروژه، موضوع آن و فعالیت‌هایی که در آن انجام‌می‌شود جزئیات متفاوتی دارد. اما به‌صورت کلی مدیریت منابع، امور مالی، مالکیت‌ها، فناوری و ...، همگی در حوزه مدیریت پروژه قرار می‌گیرند.

تعریف مدیریت پروژه به زبان ساده

به‌صورت کلی فرآیند مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، شروع، اجرا، نظارت و اتمام کار است. در واقع از مرحله ابتدایی کار تا مرحله انتهایی کار هر پروژه نیاز به برنامه‌ریزی مشخصی دارد. این برنامه‌ریزی تعیین می‌کند که کارها چگونه شروع می‌شوند، انجام آن‌ها باید به چه صورتی باشد و در نهایت چگونه به اتمام می‌رسند.

به‌عنوان مثال اجازه دهید که نگاهی به مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات بیندازیم که این موضوع برای شما شفاف‌تر شود. ابتدا باید پروژه به‌درستی تعریف شود. سپس باید تمام مراحلی که باید برای انجام این پروژه انجام شود را مدیر پروژه تعریف کند. سپس باید مشخص شود که وظایف ایجاد شده باید توسط چه فرد یا گروهی، در چه مدت زمانی، با چه منابعی انجام شود. در نتیجه در این مرحله هزاران قطعه کوچک ایجاد می‌شود که در مراحل متفاوت باید انجام شوند و در نهایت کنار هم قرار بگیرند و پروژه را به اتمام برسانند.

هر پروژه‌ای به‌صورت کلی دارای بودجه و بازه زمانی مشخص است و مدیریت پروژه باعث می‌شود که کارها طبق برنامه، به آرامی، به‌موقع و با بودجه پیش رود. اگر چنین فرایندی برای انجام پروژه در نظر گرفته نشود، احتمال موفق انجام شدن پروژه بسیار کم خواهد بود.

تعریف مدیریت پروژه در Pmbok

در حقیقت Pmbok استانداری برای تعریف مدیریت پروژه است که در آن مفاهیم مرتبط با این موضوع را شرح داده‌اند. در این استاندارد ابتدا پروژه را تعریف می‌کنند که پروژه به‌معنای انجام دادن کارهای موقتی است که برای ایجاد محصول یا خدمات یا نتیجه‌ای از پیش تعریف شده یا منحصربه‌فرد انجام‌می‌شود. اما چرا موقتی؟ دلیل عبارت موقتی در این تعریف این است که پروژه شروع و پایان مشخصی دارد و در نتیجه زمان و منابع آن نیز مشخص و محدود است. علاوه بر این پروژه از این نظر که از سلسله عملیات مشخصی برای رسیدن به هدفی خاص تشکیل شده‌است، منحصربه‌فرد است.

به همین دلیل هر کاری از جمله توسعه نرم‌افزار، بهبود فرایند کسب و کار و ... همگی پروژه‌‌هایی هستند که نیاز به مدیریت دارند. حال که با تعریف پروژه در PMBOK آشنا شدیم، نوبت به تعریف مدیریت پروژه می‌رسد. در این استاندارد مدیریت پروژه سلسله شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و به پایان رسیدن کار توسط تیم برای رسیدن به هدف‌های خاص یا رعایت معیارهای خاص است. در مدیریت، استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها صرفاً برای برآورده کردن نیازهایی است که پروژه ایجاب می‌کند. در ادامه نگاهی کوتاه به انواع روش‌های این موضوع خواهیم انداخت.

تفاوت مدیریت با مدیریت پروژه چیست؟

یکی از مفاهیمی که گاهی به غلط به‌جای هم به کار برده می‌شود، مدیریت به‌جای مدیریت پروژه است. اما این دو تفاوت‌های بزرگی با هم دارند که یک عامل کلیدی باعث آن می‌شود. این عامل کلیدی محدودیت زمان مدیریت پروژه است. در واقع مدیریت فرایندی مداوم است و زمان محدود ندارد، اما مدیریت پروژه این محدودیت را در دل خود جای داده است. به همین دلیل فردی که این مسئولیت را قبول می‌کند باید مهارت‌های فنی، مدیریتی و تجربه بالایی داشته‌باشد.

انواع روش‌های مدیریت پروژه

انواع متفاوتی از روش‌ها برای انجام این کار وجود دارد که با توجه به منابع و نیازهای سازمان از یکی از آن‌ها استفاده می‌کنند. در ادامه نگاهی جزئی به این موضوع خواهیم انداخت.

۱- مدیریت پروژه آبشاری: این نوع کاملاً سنتی است و در آن باید هر کار قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود. در واقع مراحل در این نوع خطی است و پیشرفت در جهت خاص مانند آبشار در جریان است.

۲- مدیریت پروژه چابک: این نوع از رویکرد مرحله به مرحله استفاده نمی‌کند و در آن همه اعضای تیم به موازات هم مشغول به کار هستند که نتیجه حاصل شود. این نوع مدیریت پروژه خطا را تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد و نیاز به انجام دادن مجدد کارها از مرحله مشخصی نیست.

۳- مدیریت پروژه ناب: اصل این روش بر پایه پیشگیری از اتلاف زمان و منابع است. ایده اصلی این روش برگرفته از روش ژاپنی‌ها است. در واقع در این نوع استفاده از منابع کمتر و ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان اولویت دارد.

روش‌های مدیریت پروژه بسیار بیشتر از این مواردی هستند که در اینجا ذکر شد، اما از موضوع تعریف مدیریت پروژه بیشتر از این خارج نخواهیم شد و به همین موارد بسنده می‌کنیم.

در آخر

شناخت تعریف مدیریت پروژه در سازمان برای درک کامل این موضوع اهمیت قابل توجهی دارد. در این مطلب به بررسی این موضوع به‌صورت کامل پرداختیم و تعریف را طبق استاندارد و بر اساس تعریف عمومی بیان کردیم. همچنین مدیریت را با این مفهوم مقایسه کردیم که از اشتباهات رایج در مورد این مفهوم جلوگیری کنیم. در آخر گریزی به انواع مدیریت پروژه زدیم و به شما دیدی عمیق‌تر از این موضوع دادیم.