زمان را با ماشین زمان میزیتو مدیریت کنید...!

شما قادرید سرمایه بیشتری برای کسب و کارتان جذب کنید، کارمندان بیشتری استخدام کنید، و ماشین آلات بیشتری بخرید، اما زمان جزو معدود مطاع هایی است که نمی توانید بخرید شبانه روز فقط 24 ساعت است، همین! با وجود این، روش های بسیاری هست که به مددشان بتوانید استفاده موثرتری از زمان خود کنید.

ببینید وقتتان را چطور صرف می کنید

برای آنکه بتوانید تمام زمانتان را در دست بگیرید، نخست باید ببینید که وقتتان را چطور صرف می کنید. به جای حدس و گمان در این باره، از برگه ثبت زمان استفاده کنید و زمانی را که صرف انجام هرکار می کنید محاسبه و در این برگه ثبت کنید. این کار را باید حداقل برای یک دوره یک هفته ای انجام دهید. زمانی که بررسی هایتان را به پایان رساندید، ببینید که آیا نحوه استفاده شما از زمان با هدف های کلیدی تان همسو و همراه هست یا نه. مثلا، ممکن است متوجه شوید که پنج درصد از زمانتان را صرف ملاقات با مشتریانتان می کنید. حال، آیا انجام دادن این کار باعث حصول نتیجه های مهم می شود (مثلا به این دلیل که احتمال جذب مشتریان بالقوه و فروش بیشتر را افزایش می دهد)؟ اگر این چنین است، اکنون باید ببینید که اگر زمان بیشتری صرفش کنید، اثربخشی شما بیشتر می شود یا نه.

وقت بگذارید

برنامه ریزی به شما کمک می کند که فقط به روز پیش رو فکر نکنید، بلکه آینده ای دورتر را هم در نظر داشته باشید. کار سختی نیست اگر بخواهید پروژه های سنگین ولی راهبردی و ضروری (مثلا انجام دادن هماهنگی های لازم برای آموزش کارکنان یا ایجاد پایگاه داده برای اطلاعات تماس افراد) را پشت گوش بیندازید فقط به این دلیل که سخت مشغول امور روزمره هستید؛ درحالی که شما باید برای پروژه های بلند مدت تر هم وقت بگذارید و درباره انجام شدنشان بیندیشید. فکر کنید و ببینید چه پروژه های بلندمدت تری هست که می خواهید در سه ماهه بعد انجامشان بدهید. آنها را به کارهای کوچک تری بخش بندی کنید تا راحت تر بشود آن ها را به اتمام رساند. حالا، برآورد کنید برای انجام دادن هر بخش چقدر زمان نیاز دارید.

برنامه ریزی به شما کمک می کند که فقط به روز پیش رو فکر نکنید، بلکه آینده ای دورتر را هم در نظر داشته باشید

30% از کارکنان فهرست ((کارهایی که باید انجام دهم)) را تهیه نمی کنند یا از آن استفاده نمی کنند.

برای روزتان برنامه ریزی کنید

با نوشتن برنامه عملیاتی، فعالیت هایی را که باید در روز پیش رو انجام دهید معلوم کنید. بهترین زمان برای انجام دادن این کار آغاز روز است – زمانی که سرحال هستید. در برنامه خود، برای وظایف روزانه تان زمان تعیین کنید و معلوم کنید که برای انجام شدن پروژه های بلندمدت تر خود باید چه کارهایی را انجام دهید. اگر برنامه ای بچینید که زیادی بلندپروازانه باشد و نتوانید درست اجرایش کنید، آن وقت، احتمالا انگیزه تان را از دست می دهید. پس، در زمان بندی کارها واقع گرا باشید و درمورد وقفه های پیش بینی نشده و استراحت های کوتاه میان کارها نیز زمانی را در نظر بگیرید.

کارها را اولویت بندی کنید

وقتی که دارید برنامه تان را می نویسید، کارهایتان را به دقت و براساس واقعیت های بیرونی اولویت بندی کنید. بیشتر وقت ها، دسته بندی کارها براساس اهمیت و فوریت می تواند راهگشا باشد. کارهایی را که هم فوری اند و هم مهم اولویت نخست قرار دهید (مثلا، به روز رسانی ارقام فروش برای ارائه در جلسه فردا). کارهایی که مهم اند اما فوری نیستند در اولویت دوم قرار می گیرند (مثل انجام دادن قسمت هایی از پروژه های بزرگتان). کارهایی که مهم نیستند اما فوری اند در اولویت سوم اند (مثلا، تکمیل کردن فرم درخواست اطلاعات که فردی دیگر به شما داده است) ، و سرانجام کارهایی که نه مهم اند و نه فوری، که یا باید به دیگران واگذارشان کرد یا اینکه اصلا انجامشان نداد.

کارهایتان را براساس اهمیت و فوریت دسته بندی کنید. کارهایی را که هم فوری اند و هم مهم یا زدن برچسب فوری از بقیه وظایف متمایز کنید و در اولویت اول قرار دهید و کارهایی که مهم اند اما فوری نیستند در اولویت دوم قرار می گیرند.

سیستم مدیریت کسب و کار میزیتو یک ماشین زمان برای شماست...