ساخت یک تیم دور‌‌کار در یک دقیقه

میزیتو و ساخت یک تیم دور‌‌کار در یک دقیقه

چندسالی می‌شود که با رشد عصر دیجیتال، دورکاری در میان سازمان‌ها و شرکت‌ها رواج پیدا کرده است. اما این دورکاری همیشه هم آسان نبوده است و خیلی از سازمان‌ها در دورکاری‌های خود با شکست مواجه شدند. ایجاد کردن یک تیم دورکار بهره‌ور و خوشحال از مهم‌ترین چالش‌های شرکت‌های عصر دیجیتال است.

با میزیتو (Mizito) تا حدی زیادی نگرانی‌ها و حواشی این امر به حداقل رسیده است...

اما پیش نیاز ایجاد یک تیم دورکار چیست؟

۱. مدل دورکاری تیم دورکار خود را مشخص کنید.

مدل‌های دورکاری و تعامل از راه دور بسیاری وجود دارد. شما باید نسبت به نحوه کارکردن خود و ویژگی‌های کارکنان، ابتدا این مدل‌ها را درک کنید و مناسب‌ترین آن را انتخاب کنید.

تیم غیردورکار

در تیم غیردورکار، تمام افراد به صورت حضوری در یک سازمان در کنار هم مشغول به فعالیت هستند.

· مزایا:

۱. همکاری و مشارکت بالا

۲. مدیریت و کنترل آسان‌تر

· معایب:

۱. هزینه‌های سازمانی بالا (حقوق و مزایا و …)

۲. عدم امکان جذب نیروهای با استعداد بدون محدودیت مکانی (از هر منطقه جغرافیایی)

تیم‌های چندگانه

زمانی که یک سازمان در مناطق جغرافیایی متنوع برای خود دفاتر و شعبه‌های مختلفی افتتاح می‌کند و در هر کدام از آن‌ها تیم‌ها به صورت حضوری به فعالیت مشغول می‌شوند، تیم‌های چندگانه شکل می‌گیرد که برای مدیریت یکپارچه آنها به یک ابزار قدرتمند نیاز دارید.

کارکنان ماهواره‌ای

هنگامی که سازمان علاوه بر داشتن تیم‌ها و افراد حضوری، چند نفر را هم به صورت دورکاری استخدام می‌کند؛ به آن افراد کارکنان ماهواره‌ای گفته می‌شود.

تیم تمام دورکار

در یک تیم تمام دورکار، تمامی افراد به صورت دورکاری از هر منطقه جغرافیایی به کار مشغول هستند و افراد به صورت حضوری با یکدیگر هیچ ارتباطی ندارند.

نسبت به نوع مدل دورکاری که انتخاب می‌کنید، باید یک فرهنگ سازمانی فراگیر برای تیم خود خلق کنید. برای مثال اگر کارکنان ماهواره‌ای دارید، بین آن‌ها و کارکنان حضوری خود تفاوتی نگذارید. همه افراد تیم شما چه دورکار باشند یا نه باید از یک فرهنگ سازمانی یکسان و فراگیر پیروی کنند:

۱. یکسان بودن روزهای تعطیل، روزهای مرخصی و مراقبت‌های درمانی

۲. یکسان بودن مدیریت عملکرد و فرصت‌های رشد شغلی

۳. یکسان بودن شیوه ارتباطات و تعاملات درون سازمانی

۴. یکسان بوده شیوه‌های کاری مثل توضیح مسائل، جلسات و …

همچنین افرادی که به عنوان دورکار استخدام می‌کنید، ممکن است که دارای فرهنگ‌های مختلفی باشند و به همین دلیل باید با تمامی آن‌ها با احترام برخورد کنید. سعی کنید زمان، مذهب و تعطیلات مخصوص آن‌ها را بشناسید و برنامه‌های کاری خود را با آن‌ها وفق دهید.

یک فرهنگ سازمانی عالی، خود به خود شکل نمی‌گیرد بلکه به زمان، برنامه‌ریزی و تلاش نیاز دارد.

۳. ارتباط برقرار کنید

ارتباط برقرار کردن با تیم‌ها و کارکنان دورکار سخت است. در ارتباطات حضوری شما می‌توانید از زبان بدن، نشانه‌های فرهنگی و … برای تعامل بهتر استفاده کنید اما در ارتباطات مجازی این کار ممکن نیست. برای برطرف کردن این مشکل در ارتباطات مجازی، شما باید برای تیم خود هنجارهای رفتاری مشخص تعریف کنید و با آن‌ها زیاد در ارتباط باشید:

۱. ابزارهای مجازی که برای برقراری ارتباط از آن‌ها استفاده می‌کنید را مشخص کنید.

۲. زمان پاسخگویی به خدمات مشتریان را تعریف کنید.

۳. آداب و رسوم جلسات مجازی را تدوین کنید.

با مشخص کردن هنجارها و شیوه‌های ارتباطی، آن‌ها را ارزیابی کنید و بهترین‌ها را برای تیم خود حفظ کنید.

۴. ابزار مناسب برای کار کردن تیم دورکار خود انتخاب کنید.

انتخاب یک ابزار مناسب برای کار کردن به تیم دورکار شما کمک می‌کند که بهتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و مسئولیت‌ها به درستی اجرا شود. این کار می‌تواند مانع سوءاستفاده‌ها، کم‌کاری ها یا نا امیدی اعضای تیم از سازمان شود.

در ادامه با ابزارهای کاربردی میزیتو (Mizito) آشنا می شویم:

گفتگو در زمان کاری:

شما در میزیتو یک شبکه اجتماعی اختصاصی در اختیار دارید که چت شخصی بین اعضای شرکت، ایجاد گروه گفتگو و ایجاد کانال از امکانات این بخش می‌باشد.

مدیریت پروژه:

در میزیتو می‌توانید به ازای هر پروژه یک گروه ایجاد کنید که نمودار پیشرفت پروژه، مشاهده وظایف انجام شده یا انجام نشده پروژه، کارهای دارای تاخیر، بورد و تقویم پروژه از امکانات این بخش می باشد.

یادآوری وظایف:

مشغله کاری و ذهنی ممکن است باعث شود تا از انجام یکسری از کارها غافل شویم، در میزیتو سیستم یادآوری وظایفی وجود دارد که تمامی کارها را در زمان تعیین شده یادآوری و پیگیری می کند!

برنامه‌ریزی جلسات:

در دوران دورکاری برگزاری یک جلسه مفید جهت همفکری و تصمیمات کاری بسیار حائز اهمیت است.

در میزیتو بخشی جهت مدیریت جلسات وجود دارد که ارسال پیش نویس جلسه و یادآوری زمان جلسه از طریق پیامک، ثبت صورت جلسه و مصوبه، گرفتن امضاء و حضور و غیاب شرکت کنندگان از امکانات این بخش است.

پرونده مشتریان:

ایجاد پرونده برای هر مشتری، ثبت سند مالی و فرصت فروش و مانیتورینگ آنها، طبقه بندی مشتریان و قراردادن مسئول پیگیری برای هر فرصت فروش به صورت مجزا، در این بخش امکان پذیرخواهد بود.

اشتراک گذاری فایل ها:

شما می توانید یک یا چند کانال جهت بارگذاری فایل ها ایجاد کنید. افرادی که در کانال عضو می شوند می توانند به فایل های بارگذاری شده دسترسی داشته باشند با توجه به اینکه میزیتو اپلیکیشن اندروید و iOS دارد امکان دسترسی به فایل ها در هر زمان و مکانی ممکن خواهد بود.

ارزیابی کارها به صورت هفتگی:

امکان گرفتن گزارش از کارهای انجام شده در بازه های زمانی مختلف جهت ارزیابی عملکرد تیم بسیار مهم و تاثیر گذار خواهد بود است.

توصیه مهم:

پویایی تیم دورکار را حفظ کنید.

انگیزه و پویایی در هر تیمی ضروری است. هر تیمی برای موفقیت و انگیزه نیاز به یک تکانه دارد. وجود این تکانه باعث می‌شود تا اعضای تیم با انگیزه و چابکی قدم بردارند و بدانند که عضوی موثر و فعال هستند. به همین دلیل باید اطمینان حاصل کرد که تیم‌ها همیشه در حال حرکت باشند و تاخیری در کارها ایجاد نشود.

• در ساعت‌های کاری با یکدیگر در ارتباط باشید. (سعی کنید در فضای میزیتو آنلاین باشید.)
• درخواست‌های برون سازمانی را به درون سازمانی ترجیح دهید تا تاخیرها به حداقل برسد.
• به صورت روزانه با افراد تیم در ارتباط باشید و با آن‌ها چت کنید.
• فعالیت‌های تیم را ارزیابی کنید تا پویایی اعضای تیم حفظ شود.
• بین اعضای تیم دورکار مشارکت ایجاد کنید.

مهم‌ترین چالش مدیریت تیم دورکار، نداشتن مشارکت است. فرهنگ‌های مختلف، ارتباطات چهره‌به‌چهره کم و موقعیت‌های زمانی مختلف باعث کاهش مشارکت بین افراد دورکار می‌شود. به عنوان یک رهبر وظیفه شما ساختن و مدیریت تیم دورکار شاد است. معمولا تیم‌هایی که شاد هستند، تیم‌هایی هستند که مشارکت کاری و بهره‌وری بالاتری دارند. هرچقدر کارکنان شادتر باشند، مشتریان هم شادتر می‌شوند.

با میزیتو (Mizito)، آرام شروع کنید و سریع رشد کنید...

ساخت یک فرهنگ سازمانی نیاز به زمان دارد اما اگر ابزار مناسبی در اختیار تیم باشد اعضاء می توانند خیلی سریع با شرایط جدید ارتباط برقرار کنند و به نظم تیمی و گروهی مناسبی برسند.