ضرورت سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی فرآیندهای انجام کار

سیستم سازی فرآیندهای انجام کار، به معنی ایجاد و بهینه سازی مسیرهایی است که از طریق آن داده‎ها‎ی لازم برای تکمیل آیتمهای موجود در یک فرآیند مشخص، استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند. سیستم سازی فرآیندهای انجام کار شامل نقشه برداری از فرآیند کار در یک حالت ایده آل، پیدا کردن کارهای زائد، خودکار سازی فرآیندها و شناسایی گلوگاهها و یا مناطق مستعد برای بهبود است. کارها و وظایف موجود در یک فرآیند کاری ممکن است توسط یک انسان یا یک سیستم انجام شوند.

ضرورت سیستم سازی فرآیندهای انجام کار

برخی از دلایل اهمیت سیستم‎سازی فرآیندها به شرح زیر است:

• ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار: یکی از بزرگترین دلایل اهمیت سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار این است که بهترین دید را در مورد فرآیندها به شما می‎دهد. نقشه برداری از فرآیندهای کسب و کار به شما امکان می‎دهد که دید کلی‎تر و دقیقتری از کسب و کارتان داشته باشید. پس از آن می‎توانید از بینش بدست آمده، برای بهبود گردش کار خود استفاده نموده و با بهبود خط مشی کسب و کارتان، سود را افزایش دهید.
• شناسایی کارهای زائد: هنگامی‎که درک بیشتری از فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می‎توانید تعیین کنید که آیا فعالیتها واقعا ضروری هستند یا خیر. شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بی‎فایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک می‎کند، تمرکز کنند.
• افزایش مسئولیت پذیری و کاهش استفاده از میکرومدیریت: میکرومدیریت سبکی از مدیریت است که در آن از نزدیک وظایف کارکنان کنترل شده و آزادی در محیط کار وجود ندارد. مطالعات نشان داده است که میکرو مدیریت اغلب به عنوان بزرگترین دلایل ترک کار شناخته شده است. با نقشه برداری واضح از فرآیندهای جریان کار، همه می‎دانند که چه وظایفی باید تکمیل شود، چه کسی آنها را تکمیل ‎کند، و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر، به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان می‎شود.
• بهبود ارتباطات: ارتباطات ضعیف میان بخشها یک مشکل معمول در محل کار است که اغلب با آن برخورد نمی‎شود. بینشی که سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار به ما می‎دهد می‎تواند ارتباطات را در محل کار بطور چشمگیری افزایش دهد.
• ارائه خدمات بهتر به مشتریان: بدون مشتری، هیچ کسب و کاری وجود نخواهد داشت. بنابراین، بسیار مهم است که بطور مداوم راه‎هایی برای بهبود تجربه مشتری پیدا کنید. اگر تنها به سیستمهای دستی منسوخ تکیه کنید، درخواست یا شکایت مشتری می‎تواند به آسانی نادیده گرفته شود. سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار می‎تواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات آنها کمک کند.
• بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: اغلب کارکنان با توجه به افرادی که در دسترس هستند انتخاب می‎شوند و نه با توجه به اینکه بهترین مهارت را برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار این است که اجازه می‎دهد فکر کنید و افرادی را انتخاب کنید که برای انجام وظایف موجود، مناسب هستند. همچنین می‎توانید با خودکار کردن فرآیندهای انجام کار احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید. با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود می‎بخشد.

به دنبال اتوماسیون باشید.

همانطور که قبلا ذکر شد، سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار، یک فرصت خوب برای دنبال کردن پیشرفتها یا ساده کردن فرآیندها است. در این مرحله استفاده از اتوماسیون بسیار عالی است.

به عنوان مثال، جریان داده‎ها می‎تواند منطقه‎ای برای اتوماسیون باشد. احتمالا از ابزارها یا برنامه‎ها‎ی مختلف استفاده می‎کنید که هر یک منبع داده مخصوص به خود را ایجاد می‎کنند. اگر بتوانید، این داده‎ها‎ را بصورت خودکار متمرکز نمایید، به سادگی قادر خواهید بود به آنها دسترسی پیدا کنید.