مدیریت هزینه‌های شرکت با ابزارهای آنلاین | مراحل، مزایا و چالش‌ها

مدیریت هزینه فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل بودجه یک کسب وکار است. وجود یک ابزار مدیریت هزینه‌های شرکت، برآورد و تخصیص بودجه را برای سازمان آسان تر می‌کند.

مدیریت هزینه شکلی از حسابداری مدیریت است که به کسب وکار کمک می‌کند تا با پیش‌بینی دقیق‌تر هزینه‌های قریب‌الوقوع، شانس ادامه فعالیت‌های شرکت در بودجه پیش‌بینی شده اولیه را افزایش دهد. بسیاری از کسب‌وکارها از تاکتیک‌های مدیریت هزینه برای پروژه‌های خاص و همچنین برای مدیریت هزینه‌های کلی کسب‌وکار استفاده می‌کنند.

هنگامی که مدیریت هزینه‌های شرکت برای یک پروژه خاص بررسی و اعمال می‌شود، هزینه‌های مورد انتظار در حالی که پروژه در حال برنامه‌ریزی است محاسبه و تایید می‌شود. برای تمام هزینه‌های پروژه ثبت و نظارت صورت می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که آنها با برنامه مدیریت هزینه هماهنگ هستند.

پس از اتمام پروژه، میزان هزینه‌های واقعی با هزینه‌های پیش‌بینی شده مقایسه می‌شود. این تجزیه و تحلیل وضعیت واقعی هزینه‌های پروژه را مشخص و امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تر برای پروژه های بعد را فراهم می‌کند.

۴ مرحله مدیریت هزینه‌های شرکت

مدیریت هزینه بخشی جدایی ناپذیر از برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه است. استراتژی‌های مدیریت هزینه در کنار طرح پروژه توسعه می‌یابد.

در زیر چهار مرحله اصلی برای مدیریت هزینه آورده شده است.

۱. شروع

مرحله شروع تعیین می‌کند که چه چیزی در برنامه مدیریت هزینه گنجانده شود. مشخص می‌کند که چه کسانی ذینفعان در طرح هستند، ابزارهای مورد استفاده برای مدیریت هزینه‌ها و ساختار داده مورد نیاز برای پیگیری هزینه‌ها چه خواهد بود.

۲. برنامه‌ریزی منابع

این مرحله منابع مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را مشخص می‌کند. این منابع می‌توانند مواد فیزیکی، اطلاعات، کارکنان و هر نوع سیستم آنلاین مورد نیاز باشند. برنامه‌ریزی همچنین میزان تخصیص هر منبع را تعیین می‌کند، از جمله اینکه چه مقدار از یک منبع مورد نیاز است، برای چه مدت؟ و چگونه تخصیص خواهد یافت؟

۳. بودجه و برآورد هزینه

در این مرحله تیم‌های پروژه بودجه پروژه را تهیه می‌کنند. در این مرحله محدوده پروژه مشخص و میزان بودجه هر بخش برآورد می‌شود. با تخصیص منابع، تصویری از هزینه‌های کل پروژه ظاهر می‌شود.

مدیران پروژه برای به دست آوردن یک برآورد صحیح، پروژه فعلی را با پروژه‌های قبلی خود مقایسه می‌کنند. آنها می‌توانند از روش‌های برآورد از بالا به پایین و پایین به بالا استفاده کنند.

در رویکرد بالا به پایین، مدیریت ارشد سازمان مدت زمان پروژه، وظایف، فعالیت‌های پروژه و هزینه‌های آنها را تعیین می‌کند.

در یک رویکرد از پایین به بالا، هر تیم مدت زمان و بودجه مورد نیاز هر وظیفه فردی خود را تخمین می‌زنند و در ادامه مدیریت ارشد از این اطلاعات برای تعیین مدت زمان و بودجه کلی پروژه استفاده می‌کند.

۴. کنترل هزینه

این مرحله شامل نظارت و کنترل هزینه‌ها در حین پیشرفت پروژه با استفاده از داده‌های تیم‌های مختلف پروژه است. مدیران تفاوت هزینه‌ها با بودجه تخمینی را پیگیری می‌کنند و برای جبران مازاد هزینه‌ها، کاهش انحرافات از بودجه و محدود کردن بودجه در صورت لزوم اقدام می‌کنند.

فرآیندهای مدیریت هزینه موثر نیاز به گزارش دقیق هزینه دارد. بررسی این گزارشات دقیق و مقایسه آن با پیش‌بینی‌های اولیه میزان انحراف از بودجه را نشان می دهد و امکان اقدامات اصلاحی را فراهم خواهد آورد.

مزایای مدیریت هزینه‌ های شرکت

از مزایای مدیریت هزینه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد.

کنترل هزینه به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بودجه خود را در مسیر درست نگه دارند و اجازه ندهند هزینه‌ها از کنترل خارج شود.

برنامه‌ریزی دید درستی ارائه می‌دهد.

مدیریت هزینه به شناسایی اینکه چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند کمک می‌کند. در حقیقت بینشی در مورد منابع و فرآیندها فراهم می‌کند که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات سریعتر و بهتری در مورد پروژه فعلی و پروژه‌های آینده بگیرند.

سلامت مالی را تسهیل می‌کند.

نظارت مستمر، کنترل هزینه و گزارش هزینه به سلامت مالی بلندمدت شرکت کمک می‌کند. این تلاش‌ها داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری خوب را فراهم می‌کند. پیاده سازی ساختار مدیریت هزینه برای پروژه‌ها به کسب‌وکار کمک می‌کند تا بودجه کلی خود را تحت کنترل داشته باشد.

خطر را کاهش می‌دهد.

مدیریت هزینه معمولاً شامل تعیین میزان ریسک هزینه‌های پیش‌بینی نشده است که گامی مفید برای جلوگیری از هزینه‌های بیش از حد است. کنترل هزینه، تجزیه، تحلیل و گزارش دهی مداوم به سازمان ها کمک می‌کند تا استانداردهایی را برای ارزیابی هزینه‌های آینده و میزان بهره‌وری سازمان تدوین کنند.

دید بهتری می‌دهد.

نرم افزار مدیریت هزینه در سازمان به شما این امکان را می‌دهد تا با بررسی دقیق میزان پرداختی، دریافتی و اسناد مختلف، دیدی دقیق از هزینه‌های قبل و پیش‌بینی صحیحی از درآمدهای آینده داشته باشید. نرم افزاری مانند میزیتو همچنین این امکان را به شما خواهد داد که فرصت‌های فروش آینده خود را نیز تحت نظر گرفته و به تیم فروش برای اتخاذ تصمیمات بهتر کمک کنید.

چالش های مدیریت هزینه

چالش های رایج مدیریت هزینه شامل موارد زیر است:

• مدیریت تغییر

تغییرات پروژه اجتناب ناپذیر است. تیم ها باید بتوانند خود را با شرایط در حال تغییر وفق دهند و بودجه را بر اساس آن مدیریت کنند.

• تفاسیر متفاوت

بسته به اینکه چه کسی گزارش را می‌بیند، می‌توان به روش‌های مختلفی آن را تفسیر کرد. یک مدیر پروژه ممکن است نتایج را متفاوت از سهامداران پروژه ببیند و اختلاف تفاسیر ممکن است باعث ایجاد دیدگاه‌های متفاوت باشد.

• گسترش ابزار

وقتی در یک شرکت برای مدیریت بهتر مجبور هستید از ابزارهای مختلف استفاده کنید، بررسی این ابزارهای متفاوت خود به یک چالش جدی برای مدیر تبدیل خواهد شد. برای رفع این مورد باید از ابزارهایی که چند امکان را در یک بستر ارائه می‌دهند استفاده کنید.

در پایان باید بدانیم ابزارهای مدیریت هزینه‌های شرکت و سازمان دید کاملتری از وضعیت سلامت مالی ارائه می‌دهد و مدیران ارشد و میانی براساس آن می‌توانند تصمیمات صحیح‌تری اتخاذ کنند.