مدیریت پروژه آنلاین به سبک اجایل، یک راهکار منحصربه فرد

اگر فرآیند انجام یک پروژه را به قسمت‌های کوچک و تکرار‌پذیر تبدیل کنید شما از مدیریت پروژه چابک استفاده کردید. این روش هم به صورت مدیریت پروژه آنلاین و هم به صورت آفلاین اجرا می‌شود.

متد چابک در شروع برای پروژه‌های توسعه نرم افزاری مورد توجه قرار گرفت و مورد استفاده بود اما در ادامه به رشته‌های دیگر نیز نفوذ کرد.

در این روش هر بخش کوچک توسط تیم پروژه انجام و در انتها بررسی می‌شود و از نتایج و تجربیات آن برای بهبود انجام مراحل بعدی استفاده می‌شود. به صورت معمول در انتهای هر بخش از مشتری یا نمایندگان آن هم دعوت می‌شود تا نتایج بدست آمده توسط ایشان مورد تایید قرار گیرد.

مزیت اصلی استفاده از مدیریت پروژه چابک توانایی آن در پاسخگویی به مسائلی است که در حین انجام پروژه ایجاد می‌شود.

ایجاد یک تغییر ضروری در روند انجام پروژه و در زمان مناسب می‌تواند باعث صرفه جویی در منابع پروژه شود و به تکمیل یک پروژه در زمان و بودجه تعیین شده، کمک کند. در کنار همه این‌ها استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین رایگان کمک شایانی به مدیریت بهتر پروژه‌های شما خواهد کرد.

اهداف مدیریت پروژه چابک جیست؟

متدولوژی پروژه Agile پروژه‌ها را به بخش‌های کوچک تقسیم می‌کند. این بخش‌های پروژه معمولا اسپرینت نامیده می‌شوند. اسپرینت‌ها معمولاً از چند روز تا چند هفته ادامه دارند. یک اسپرینت از مرحله طراحی اولیه تا تست و تضمین کیفیت (QA) ادامه می‌یابد.

متدولوژی Agile به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا هر بخش را پس از تکمیل منتشر کنند و در معرض دید دیگران قرار دهند تا به این ترتیب موفقیت خود را به نمایش بگذارند و یا در صورت نقص در بخش انجام شده آن را به سرعت اصلاح کنند.

این روند احتمال شکست‌های بزرگ در پروژه را تقریبا به صفر می‌رساند و باعث بهبود مستمر در طول چرخه عمر پروژه خواهد شد.

تفاوت متد چابک و سنتی در مدیریت پروژه

اما از نکات اصلی مورد بحث در متدولوژی چابک، تفاوت آن با مدیریت پروژه سنتی است. در ادامه به تفاوت‌های این دو متد می‌پردازیم.

۱- پیچیدگی پروژه

• سنتی:

این روش بهترین متد برای پروژه‌های کوچک یا غیر پیچیده است، زیرا از رویکرد خطی پیروی می‌کند. تغییرات ناگهانی در پروژه یا هر پیچیدگی دیگری می‌تواند کل فرآیند را مسدود کند و تیم را مجبور کند به مرحله اول برگردد و همه چیز را از نو شروع کند.

• چابک:

مدیریت پروژه چابک بهترین متدولوژی برای انجام پروژه‌های پیچیده است. یک پروژه پیچیده ممکن است فازهای مختلف و به هم پیوسته داشته باشد که در مراحل مختلف وابستگی‌های غیر قابل چشم‌پوشی به هم دارند. از طرف دیگر متد چابک امکان اصلاح اشکالات و نواقص را در هر مرحله در اختیار شما قرار می‌دهد.

۲- سازگاری

• سنتی:

در متد سنتی نیازی به بازبینی مراحل پس از انجام حس نمی‌شود و اگر نیاز غیر منتظره‌ای ایجاد شود یا هر گونه تغییری مورد نیاز باشد، رویکرد سنتی در انطباق با تغییرات جدید شکست خواهد خورد. تنها انتخاب این است که یک بار دیگر از همان ابتدا شروع کنید که قطعا باعث هدر رفتن زمان و منابع مالی در این فرآیند خواهد شد.

• چابک:

ضریب سازگاری در این روش بسیار زیاد است زیرا خطی نیست. پروژه‌های پیچیده از چندین مرحله به هم پیوسته تشکیل شده‌اند که تغییر در یک مرحله می‌تواند بر دیگری تأثیر بگذارد. مدیران پروژه می‌توانند ریسک‌های حساب شده بیشتری را نسبت به متد سنتی بپذیرند.

۳- دامنه بازخورد و تغییرات

• سنتی

هر یک از فرآیندها به طور واضح در شروع پروژه در رویکرد سنتی توضیح داده شده است و این روش انعطاف لازم برای برخورد با هیچ تغییر یا بازخوردی که پروژه را دچار تغییرات بزرگ کند، ندارد.

• چابک

پذیرش بالایی برای بازخورد و تغییر در این روش وجود دارد. این فرآیند بسیار منعطف است. دلیل اصلی انتخاب اجایل توسط مدیران یا توسعه دهندگان نرم‌افزار، انعطاف پذیری آن است. توسعه‌دهندگانی که با مدیریت اجایل کار می‌کنند، می‌توانند به درخواست‌های مشتری به سرعت پاسخ دهند، دلیل آن هم این است که آن‌ها فقط به بخش‌های کوچکی از پروژه در یک زمان رسیدگی می‌کنند و می‌توانند به سرعت به نیازهای جدید پاسخ دهند.

مزایای مدیریت پروژه چابک

• آزادی بیشتر

مدیریت پروژه چابک به مدیران و تیم اجازه می‌دهد تا با آزادی بیشتری عمل کنند و باعث پررنگ شدن نقاط قوت افراد می‌شود.

• استفاده کارآمد از منابع

استفاده کارآمد از منابع جنبه‌های مثبت فراوانی در پروژه ایجاد می‌کند که یکی از آن‌ها توسعه سریع محصول است.

• انعطاف پذیری و سازگاری بیشتر با نیازهای در حال تغییر

تیم پروژه می‌توانند بهتر با تغییرات مورد نیاز سازگار شوند و بهترین پاسخ برای این تغییر را در کمترین زمان بیابند.

• تشخیص سریع مشکلات

وقتی مشکل در روند پروژه سریع تشخیص داده شود امکان رفع سریعتر آن هم فراهم می‌شود.

• دریافت بازخورد سریع‌ از کاربران

اگر در فرآیند توسعه یک محصول بازخورد کاربران دریافت و اعمال شود منجر به محصولاتی خواهد شد که نیازهای کاربر را بهتر برآورده می کنند.

معایب مدیریت پروژه چابک

با تمام مزایا این روش معایب احتمالی نیز وجود دارد که در ادامه بررسی خواهیم کرد.

۱- یک پروژه با مدیریت چابک ممکن است از زمان پیش‌بینی شده و مسیر اولیه خود تغییرات زیادی یابد، تغییراتی که در مراحل اول دیده نشده است و در نهایت هم ممکن است محصول نهایی خروجی محصولی متفاوت با پیش‌بینی اولیه باشد.

۲- مدیریت چابک بر تصمیم‌گیری سریع تکیه می‌کند، بنابراین برای سازمان‌هایی که زمان زیادی برای تجزیه و تحلیل مسائل صرف می‌کنند، مناسب نیست.

۳- همکاری بین تیم‌ و کاربران نهایی برای دریافت بازخورد باید به طور مداوم صورت پذیرد تا بهترین محصول ممکن را ایجاد کند و در این بین چالش‌های ارتباطی می‌تواند بر محصول نهایی تأثیر منفی بگذارد.

مانیفست چابک چیست؟

همان طور که در ابتدا گفتیم متد چابک در ابتدا در حوزه توسعه نرم‌افزار مورد استفاده و توجه قرار گرفت. در ادامه ۱۷ توسعه دهنده نرم‌افزار برای ایجاد یک رویه واحد در متد اجایل در سال ۲۰۰۱ مانیفست چابک را منتشر کردند که ۱۲ اصل توسعه نرم‌افزار چابک را تشریح می‌کرد. این اصول، امروزه هم مدیریت پروژه چابک را هدایت می‌کنند. آن‌ها عبارتند از:

۱- رضایت مشتری

جلب رضایت مشتریان از طریق تحول به موقع و مستمر نرم‌افزارهای کاربردی.

۲- استقبال از تغییر

تغییرات در پروژه نرم‌افزاری غیر قابل اجتناب است پس از آن‌ها استقبال کنید.

۳- محصول را در فواصل کوتاه به مشتری تحویل دهید

محصول نرم‌افزاری را در فواصل منظم و مکرر ارائه دهید.

۴- همکاری با مشتریان و ذینفعان

از مشتریان و توسعه دهندگان بخواهید به صورت مداوم همکاری کنند تا این همکاری به نتایج مطلوب ختم شود.

۵- انگیزه

پروژه ها را با همکاران با انگیزه جلو ببرید.

۶- مکالمات بی‌واسطه

برای انتقال موثر اطلاعات، مکالمات رو در رو بهترین روش انتقال اطلاعات است.

۷- میزان پیشرفت به تحویل محصول بستگی دارد

عامل نهایی میزان پیشرفت پروژه میزان تحویل محصول به مشتریست.

۸- حفط تداوم پایدار

سرعت توسعه را به صورت مداوم حفظ کنید تا به یک سرعت ثابت دست یابید.

۹- نظارت منظم

برای افزایش چابکی به برتری فنی و طراحی و نظم توجه کنید.

۱۰- سادگی

روند را همیشه در ساده‌ترین حالت ممکن نگه دارید. کارهای انجام نشده در اولویت اصلیست.

۱۱- تیم‌هایی که خود سازماندهی می‌شوند

تیم‌های چابک خود سازماندهی می‌شوند و نیاز به گفتن چیزی به ‌آن‌ها نیست.

۱۲- بررسی روندهای موثر

در فواصل زمانی معین نحوه مؤثرتر شدن فعالیت‌ها را در نظر بگیرید و بر اساس آن روندهای جدید را تنظیم کنید.

چابکی یک ذهنیت است

در نهایت، مدیر چابک فردی است که از ارزش‌ها و اصول مانیفست چابک آگاه شده است. این ارزش‌ها و اصول راهنمایی لازم در مورد چگونگی ایجاد واکنش به تغییر را در شما پرورش خواهند داد.

هنگامی که با عدم اطمینان مواجه می‌شوید، چیزی را امتحان کنید که فکر می‌کنید ممکن است کارساز باشد، بازخورد بگیرید و بر اساس آن مجددا کارها را تنظیم کنید.

هنگام مدیریت به سبک چابک، ارزش‌ها و اصول را در ذهن داشته باشید و از ‌آن‌ها برای بهبود فعالیت‌ها استفاده کنید.

پایان