مدیریت پروژه: تعریف، تاریخچه و استانداردها

با توجه به پیشرفت روز افزون بشر و بزرگ شدن پروژه‌های علمی، فنی، اجتماعی و ... نیاز به مدیریت پروژه بیش از پیش احساس می‌شود. حتی با همه گیری کووید ۱۹، بسیاری از کارفرمایان به تقسیم فرایند کاری خود به پروژه‌های کوچک‌ و برون سپاری آن‌ها علاقه‌مندتر شده‌اند. اما بدون کمک نرم افزار مدیریت پروژه و اصول استاندارد آن نمی‌توان به راحتی پروژه‌های کوچک و بزرگ را جمع بندی و بر طبق نیاز به مقصد رساند.

مدیریت پروژه چیست؟

تعریف مدیریت پروژه آنقدرها هم پیچیده نیست، اگر سازو کاری را ترتیب دهید که یک فرایند مشخص در زمانی که برای آن مشخص شده و بدون خرج بیشتر از بودجه‌ای که برای آن در نظر دارید به نتیجه دلخواه و با کیفیت مورد نظر برسد شما آن فرایند، یا در این مورد پروژه را مدیریت کرده‌اید. حال آن ساز و کار می‌تواند یک نرم افزار مدیریت پروژه در تلفن همراه شما یا یک سیستم استاندارد مدیریتی در یک سازمان بزرگ باشد.

اما چگونه این کار را انجام دهیم؟ در اصل مدیریت پروژه دو بخش اصلی دارد که باید به تکنیک‌های مختلف بررسی و مورد رسیدگی قرار گیرند:

۱- برنامه ریزی

برنامه ریزی بخش اول مدیریت پروژه است، در این بخش تلاش ما بر روی زمانبندی دقیق بخش‌های مختلف یک پروژه برای رسیدن به هدف زمانی تعیین شده آن است. حتی گاهی نیاز به انجام بخشی از کارها به صورت همزمان حس می‌شود، به همین دلیل استفاده از چارت‌ها، جداول، نرم افزار‌های مدیریت و زمانبندی پروژه می‌تواند در این فرایند یاری دهنده باشد.

۲- کنترل پروژه

در این بخش به موارد فنی و اجرایی که در یک پروژه به آن روبرو هستیم خواهیم پرداخت، مواردی همچون کنترل کیفیت، زمان صرف شده، منابع، هزینه و بودجه. مهم نیست یک پروژه عمرانی چند ده میلیاردی باشد یا نوشتن مقاله برای وب‌سایت خود، باید مراقب بودجه، نوسانات قیمت و هزینه‌های جاری باشید، زمانی که برای انجام کاری صرف می‌کنید مناسب آن کار است یا باید روش سریع‌تری را انتخاب کنید؟ آیا نتیجه با این بودجه و زمانی که صرف می‌کنید کیفیت لازم را دارد؟

آنچه بر مدیریت پروژه گذشته

بر خلاف تصور عموم مدیریت پروژه یک اتفاق جدید نیست، بلکه در بین باستانیان نیز بسیار مورد توجه بوده است. بناهای عضیمی همچون اهرام مصر، تخت جمشید، معبد پارتنون و دیوار چین همگی گواه بر وجود سیستم‌های مدیریت پروژه خود هستند. در دوران هخامنشیان در زمان ساخت تخت جمشید کلیه بخش‌ها وظیفه داشتند که روزانه یک لوح شامل گزارش کار همان روز و شرح کار روز بعد را با برای پادشاه تنظیم کنند، این لوح به نام کارنامک معروف بود.

اما مدیریت پروژه‌ای که امروزه می‌شناسیم و باعث به وجود آمدن نرم افزارهای مدیریت پروژه شد به لطف فردی به نام هنری لارنس گانت (Henry Laurens Gantt) شکل گرفت. گانت یک مهندس مکانیک 40 ساله بود که در ابتدای قرن نوزدهم روش‌های جدیدی برای مدیریت پروژه ارائه داد.

در بین سال‌های 1950 میلادی سازمان دفاعی ایالات متحده تصمیم به ساخت اولین زیردریایی هسته‌ای گرفت، این وظیفه به دریاسالار هیمن جی. ریکوور (Adm. Hyman G. Rickover) محول شد. او با کمک استفاده از تکنیک‌های هنری گانت توانست پروژه بزرگی در آن ابعاد با صدها پیمانکار را حتی قبل از به وجود آمدن نرم‌ افزارهای مدیریت پروژه به سرانجام برساند.

در فاصله سال‌هایی 1950 تا 1960 پروژه‌های هوا و فضای آمریکا با همین سیستم اجرایی شد و در ادامه و در سال 1969 میلادی باعث تشکیل موسسه بین المللی مدیریت پروژه (Project Management Institute یا PMI) توسط موسسه فناوری جورجیا شد.

این موسسه باعث ایجاد سیستم مدیریت پروژه استاندارد پم باک (PMBOK) در سال 1980 میلادی شد که یک قدم بسیار مهم در این زمینه بود.

استانداردها

در طی سال‌ها کشورهای زیادی استانداردهای مخصوص به خود را ارائه دادند، اما گسترش حوضه تجاری شرکت‌ها، جهانی شدن پروژه‌ها و نرم افزارهای مدیریت پروژه متنوع نیاز به یک زبان مشترک را در این حوزه آشکار کرد. یک استاندارد جهانی باید جامع، ساده، و قابل قبول توسط کلیه افراد استفاده کننده آن باشد. به همین دلیلی تعدادی از موسسات و سازمان‌ها اقدام به تألیف استانداردهای بین المللی برای رفع این نیاز کردند.

استاندارد PMBOK

بعد از تشکیل موسسه بین المللی مدیریت پروژه (Project Management Institute یا PMI) جریان کمی فرق کرد. این موسسه با بیش از 480 هزار عضو در زمینه پیشرفت علم مدیریت پروژه قدم‌های بسیاری برداشته است. فعالیت‌های این سازمان در زمینه تنظیم استانداردهای جدید در حوزه مدیریت پروژه و اعطای استوارنامه است.

از مهم ترین اتفاقاتی که توسط این سازمان رقم خورده تنظیم استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه که به اختصار پم باک (Project Management Body of Knowledge یا PMBOK) نامیده می‌شود است که امروزه منبع مهمی در زمینه علوم مدیریت پروژه به حساب می‌آید. این استاندارد شامل مجموعه‌ای از واژگان، راهنماها و دستور العمل‌های مدیریت پروژه میشود، همچنین به مرور زمان تکامل یافته و در حال حاضر به صورت کتاب در آمده است.

استاندارد APM

استاندارد مدیریت پروژه انگلستان (Association For Project Management یا APM) توسط مرکز مدیریت پروژه انگلستان (UMIST) در سال 1972 تألیف شد، این استاندارد شامل هفت قسمت و 40 مفهوم کلیدی در زمینه مدیریت پروژه است.

این انجمن دارای بیش از 30 هزار عضو حقیقی و 500 عضو حقوقی است و بزرگترین مجموعه در زمینه مدیریت پروژه در اروپا لقب گرفته. از جمله مهمترین وظایف این مجموعه تایید صلاحیت‌ها، انتشار استانداردها و برگزاری رویدادهای دوره‌ای است.

استاندارد JPMF

یکی از اقدامات انجمن پیشرفت مهندسی ژاپن (ENAA) پس از رکود سال 1990 و در راستای بازگشت به اقتصاد جهانی تنظیم استاندارد فرم مدیریت پروژه ژاپن (Japanese Project Management Form یا JPMF) بود.

یک نکته جالب در مورد این استاندارد وجود دارد، بر خلاف موارد قبلی این استاندارد بر اساس سوال چگونه مدیریت پروژه می‌تواند محرک خلاقیت و ایجاد ارزش تجاری باشد، تنظیم شده است. این قالب از ترکیب مدیریت سطح ورودی، مدیریت برنامه و 11 مرحله مدیریت بخش جهت یافتن راه حل برای مسائل پیچیده طراحی شده‌اند.

جمع بندی

مهم نیست می‌خواهید یک وب‌سایت راه اندازی کنید یا می‌خواهید یک پروژه فضایی را اجرا کنید، در تمامی پروژه‌ها صرف‌نظر از اندازه آن نیاز به مدیریت درست منابع، هزینه‌ها و زمان خواهید داشت. چه به روش‌های سنتی و با چارت‌ها و جداول کاغذی و چه با نرم ‌افزار مدیریت پروژه امروزی باید اصول و استانداردها را فرا بگیرید تا بتوانید به کیفیت و عملکرد مورد انتظار پروژه خود دست پیدا کنید.

میزیتو، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین