مدیریت پروژه چابک و هر آنچه لازم است درباره آن بدانیم

در این مطلب به این سوالات پاسخ می‌دهیم

مدیریت به سبک چابک Agile‌ چیست؟

مدیریت پروژه چابک چیست و چگونه کار می‌کند؟

مدیریت پروژه چابک چگونه به تیم کاری برای انجام سریع‌تر کارها کمک می‌کند؟

وقتی نوبت به مدیریت در کسب‌وکار می‌رسد تعداد زیادی برنامه و نرم افزار برای انتخاب وجود دارد اما پس از کمی بررسی متوجه یک کلمه خاص خواهید شد که بارها و بارها تکرار می شود.

چابک (Agile)

در نگاه اول چابک و مدیریت به سبک آن به شدت جذاب به نظر می‌رسد اما واقعا این همه جذابیت واقعی است؟ آیا این سبک از مدیریت پروژه واقعا همین قدر مزایا دارد؟

قطعا سر و صدای زیادی پیرامون چابک و مدیریت پروژه چابک وجود دارد. در این نوشته تلاش داریم به بررسی دقیق‌تر این موضوع بپردازیم.

مدیریت پروژه چابک چیست؟

تصور کنید بتوانید کارها را به صورتی برنامه‌ریزی کنید که به یک رویکرد تکرار شونده منتهی شوند. مدیریت چابک دقیقا همین است، ایجاد یک رویکرد تکرار‌پذیر که با دریافت مداوم بازخورد در هر تکرار اصلاح نیز می‌شود.

این تکرار‌پذیری باعث می‌شود که سرعت و دقت به میزان زیادی افزایش یابد. مدیریت پروژه چابک بسیاری از متدولوژی‌های مختلف مدیریت پروژه چابک را پوشش می‌دهد که همگی از اصول مشترک چابک بهره می‌برند.

اما حقیقت این است هیچ روش واحدی در کل جهان برای مدیریت چابک وجود ندارد.

روش چابک از کجا آمده است؟

تاریخچه کوتاهی از چابکی

بیشتر روش‌های مدیریت پروژه چابک فعلی ریشه در توسعه نرم افزار دارند. در دهه ۱۹۹۰، تیم‌های نرم‌افزاری دریافتند که روش‌های مدیریت پروژه سنتی شناخته شده مانند آبشاری سرعت آنها را برای تغییرات بسیار کاهش می‌دهد.

آن‌ها دریافتند که این روش‌ها با مشکلاتی مانند عدم انعطاف، سازگاری پایین و سرعت کم در مواجه با تغییرات روبه‌رو هستند. معمولا در این روش‌ها طرح‌های پروژه از ابتدا مشخص می‌شد و هر نوع تغییر و انحراف بسیار پر‌هزینه بود.

البته این روش در بسیاری از صنایع که فرآیند ثابتی داشتند کاملا عملی بود (مانند فرآیند تولید محصولی که یک خط مونتاژ داشت)، اما تغییرات جزء جدایی‌ناپذیر پروژه‌های نرم‌افزاری است.

شاید نیازهای استفاده‌کنندگان از محصول نرم افزاری به مرور تغییر کند یا شاید آزمایش نشان دهد که وقتی یک کاربر نهایی از نرم‌افزار استفاده می‌کند، محصول نهایی آنطور که باید خروجی نمی‌دهد.

روش‌های مدیریت پروژه منطبق بر چابک به‌جای اسیر شدن توسط برنامه مدیریت پروژه که در ابتدا تبیین شده، این امکان را فراهم می‌کرد که تیم‌ها می‌توانستند هر نوع تغییر را برای ساخت بهترین محصول ممکن در نظر بگیرند.
برای انجام این کار، تیم‌ها به چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر (به نام اسپرینت)، فرآیند تکراری‌تر، بازخورد و آزمایش مداوم نیاز داشتند.

سپس در سال ۲۰۰۱، گروهی از توسعه‌دهندگان نرم‌افزار گرد هم آمدند تا در مورد اصول اصلی چابکی بحث کنند و واقعاً فلسفه‌ی پشت آن را بررسی کنند. آن‌ها مانیفست چابک را ارائه کردند، مجموعه‌ای از ارزش‌ها و اصول که می‌تواند یک مسیر روشن برای تیم‌هایی باشد که می‌خواهند چابک شوند.

تعریف مدیریت پروژه چابک

تمامی نوشته تا اینجا شاید این‌طور القا کرد که چابک فقط برای توسعه نرم‌افزار مفید است اما ارزش‌های اصلی چابک و اصول مدیریت پروژه چابک برای بسیاری از انواع مختلف تیم‌ها، از تیم‌های محصول گرفته تا تیم‌های بازاریابی، مفید هستند.

دانستن تاریخچه مدیریت پروژه چابک (یا حداقل خلاصه‌ای از آن که در بالا ذکر شد) می‌تواند به ارائه برخی از اصطلاحات و فرآیندهایی که اصل مدیریت پروژه چابک هستند کمک کند. در ادامه با جزئیات بیشتر به آنها نگاه خواهیم کرد.

اما اگر اکنون فقط به دنبال تعریفی ساده از مدیریت پروژه چابک هستید، در اینجا یک تعریف مفید برای مدیریت پروژه چابک آورده شده است.

مدیریت پروژه چابک یک رویکرد مدیریت پروژه مشترک و تکراری است که شامل آزمایش مداوم و پاسخگویی به تغییرات است.

به نظر خیلی جذاب است نه؟

بیایید به مانیفست چابک برگردیم تا درباره ارزش‌ها و اصول اصلی که می‌توانید برای هدایت هر پروژه چابکی استفاده کنید، بیشتر بیاموزیم.

۴ ارزش اصلی چابک

همانطور که در بالا ذکر شد، اولین روش‌های مدیریت پروژه چابک بر روی نرم‌افزار متمرکز بود و مانیفست چابک توسط توسعه دهندگان نرم‌افزار ایجاد شد. بنابراین شما عباراتی مانند "توسعه دهندگان" و "مشتریان" را در سرتاسر تعاریف خواهید دید.

اما محدود فکر نکنید.

فرقی نمی‌کند در حال ایجاد نرم‌افزار باشید یا چیزی کاملاً متفاوت مانند یک کمپین بازاریابی، مفاهیم اصلی چابک بدون در نظر گرفتن صنعت تقریبا همه جا قابل اجراست.

مانیفست اصلی چابک اعلام می کند که چابک دارای ۴ ارزش اصلی است:

• افراد و تعاملات بالاتر از فرایندها و ابزارها هستند.

• نرم‌افزاری که کار کند بالاتر از مستندات جامع است.

• مشارکت مشتری در انجام کار برتر از قرارداد کاری است.

• پاسخگویی به تغییرات بالاتر از پیروی از یک طرح ثابت است.

این ارزش‌های اصلی در قلب همه رویکردهای مدیریت پروژه چابک قرار دارند و همه چیز را از روش‌های استاندارد کار گرفته تا ۱۲ اصل مدیریت پروژه چابک را به شما یادآوری می‌کنند.

آنچه از ارزش‌های اصلی مشخص می‌شود این است که رویکردهای چابک بیش از همه، مشارکتی و مبتنی بر مردم هستند.

این امر نه تنها در مورد فرآیندهای کاری، بلکه در مورد محصولات نهایی نیز صدق می‌کند. یعنی هدف ایجاد چیزی کاربردی است که بیشترین ارزش را به کاربر نهایی ارائه دهد.

۱۲ اصل مدیریت پروژه چابک

طبق مانیفست چابک، ۱۲ اصلی کلیدی برای مدیریت پروژه چابک وجود دارد. به قول خود مانیفست، آنها عبارتند از:

۱. اولویت شماره یک رضایت مشتری از طریق تحویل به موقع و مداوم نرم افزارهای ارزشمند است.

۲. از تحولات در حال تغییر حتی در اواخر توسعه استقبال کنید.

۳. نرم افزار و محصول را به طور مکرر، در دوره‌های کوتاه از چند هفته تا چند ماه به مشتری تحویل دهید.

۴. ذی‌نفعان و توسعه دهندگان باید روزانه در طول پروژه با یکدیگر همکاری کنند.

۵. پروژه ها را با افراد با انگیزه پیش ببرید. به آن‌ها فضا و حمایت لازم را بدهید و برای انجام کار به آنها اعتماد کنید.

۶. کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه و درون آن، گفتگوی چهره به چهره است.

۷. خروجی تحویل شده به مشتری معیار پیشرفت پروژه است.

۸. فرآیندهای چابک مبتنی بر توسعه پایدار هستند. سرعت ثابت را حفظ کنید.

۹. توجه و نظارت مداوم به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می دهد.

۱۰. همه چیز را در ساده‌ترین حالت ممکن نگه می‌دارد.

۱۱. بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌های خودسازمان‌دهنده پدید می‌آیند.

۱۲. در فواصل زمانی منظم، تیم در مورد چگونگی افزایش کارآیی و موثر بودن فکر می‌کند، سپس رفتار خود را بر اساس آن تنظیم می‌کند.

وقتی صحبت از چابک به میان می‌آید، چه در مورد نرم‌افزار و یا هر محصول دیگری، روش‌های چابک شما را تشویق می‌کنند تا به سرعت فازهایی از محصول را مشخص و در بازه‌های زمانی کوتاه ارائه دهید.

مزایای مدیریت پروژه چابک چیست؟

در ابتدا به نظر می‌رسد که مدیریت پروژه چابک فقط یک روش جدید و به روز است اما با استفاده بیشتر از آن است که مزایای آن نمود پیدا می‌کند.

در ادامه برخی از رایج‌ترین مزایای مدیریت پروژه چابک را با هم مرور می‌کنیم.

• سازگاری بیشتر و ریسک کمتر

یکی از بزرگترین مزایای روش‌های چابک، توانایی مدیریت تغییر اولویت‌ها است. با رویکرد تکرار پذیری چابک و تاکید بر بازخورد مستمر، می‌توانید داده‌های مورد نیاز خود را در طول فرآیند توسعه به دست آورید، نه پس از آن، و بدین صورت به تیم اجازه می‌دهید تا بر اساس شرایط واقعی، نه فقط شرایط پیش‌بینی‌شده، انتخاب‌های تاثیرگذارتری داشته باشد.

• رضایت بیشتر مشتری

شاید به خاطر داشته باشید که همکاری با مشتری یکی از ۴ ارزش اصلی مدیریت پروژه چابک است.

در نتیجه یکی از مزایای اصلی این است که وقتی با مشتری بیشتر در ارتباط هستید، رضایت مشتری بیشتر می‌شود.

متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک مشتری را در اولویت قرار می‌دهند و شما را تشویق می‌کنند با آنها و همچنین با سایر ذینفعان همکاری نزدیک داشته باشید تا مطمئن شوید چیزی که تولید کردید حتما برای ‌آن‌ها مفید خواهد بود. از آنجایی که پروژه‌های چابک براساس آزمایش و بررسی منظم در جریان است، می‌توانید بازخورد واقعی محصول خود را دریافت کنید.

• تیم‌های شادتر

تیم‌های چابک مستقل‌تر هستند به این معنا که اغلب به آنها آزادی داده می‌شود تا ایده‌های جدید را پیشنهاد دهند، نوآوری کنند و مشکلی را حل کنند که ممکن است در روش‌های سنتی مدیریت پروژه وجود نداشته باشد.

با چنین روندی، افراد برای انجام کار مورد اعتماد قرار می‌گیرند و برای همکاری بیشتر در تیم تشویق می‌شوند و احساس می‌کنند که می‌توانند تفاوت محسوسی در نتیجه پروژه ایجاد کنند.

به صورت کلی تأکید بر همکاری و ارتباطات سازنده می‌تواند به پرورش تیم‌های شفاف‌تر، کارآمدتر، خلاق‌تر و شادتر کمک کند.

چگونه چابک شویم؟

خروجی‌های با کیفیت بالاتر، مشتریان و کاربران راضی‌تر و روحیه تیم بهبود یافته...

به این عبارات دقت کنید، ممکن است بسیار خوب به نظر برسند اما نکته اینجاست: مدیریت پروژه چابک یک درمان جادویی نیست و نمی‌تواند همه بیماری‌های مدیریت پروژه شما را حل کند. برای اینکه روش‌های چابک این نوع تاثیرات دگرگون کننده را داشته باشند، به یک تیم واقعا استثنایی هم نیاز دارید.

بنابراین اگر می‌خواهید بدانید که چگونه باید چابک شویم، در ادامه همراه باشید.

• افراد مناسب را وارد کنید

متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک بر استخدام افراد بزرگ و توانمندسازی آنها برای انجام بهترین عملکردشان تکیه دارد. این مورد حتی در ارزش‌های اصلی چابک نیز مشخص شده است: افراد بالاتر از فرآیندها.

این بدان معناست که شما باید قبل از هر چیز روی جذب و استخدام افراد مناسب تمرکز کنید. افراد مناسب را بیابید و استعداد آنها را برای حل مشکلات پرورش دهید.

بر اساس سیزدهمین گزارش سالانه وضعیت چابک، سه مانع اصلی برای استفاده از شیوه‌های مدیریت پروژه چابک همگی ریشه در مسائل فرهنگ سازمانی دارند که عبارتند از:

۱. فرهنگ سازمانی در تضاد با ارزش‌های چابک است.

۲. مقاومت عمومی سازمان در برابر تغییرات زیاد است.

۳. حمایت مدیریت به اندازه کافی نیست.

• از ابزارهای مناسب مدیریت پروژه استفاده کنید.

استفاده از یک ابزار مشترک در بین تیم‌ها برای چابک شدن در وهله اول ضروری است.

به دنبال یک ابزار مدیریت پروژه چابک منعطف باشید که بیشترین هماهنگی با تیم شما را داشته باشد.

کار تیمی همان چیزی است که شما را به اهدافتان خواهد رساند و کار تیمی بدون یک ابزار مناسب به نتیجه نخواهد رسید.

چابک در مقابل اسکرام: تفاوت چیست؟

قبلاً اشاره کردیم که چندین متد مدیریت پروژه چابک وجود دارد اما از میان این متدهای چابک یکی ویژه و خاص هست.

بدون شک اسکرام یکی از محبوب‌ترین روش‌های چابکی است که امروزه مورد استفاده قرار می‌گیرد، به طوری که ۷۲ درصد از پاسخ‌دهندگان به آخرین گزارش وضعیت چابک گفته‌اند که از «اسکرام یا ترکیبی شامل اسکرام» استفاده می‌کنند.

مانند سایر روش‌های مدیریت پروژه چابک، اسکرام از ارزش‌ها و اصول اصلی چابک (تکرار، پاسخگویی به تغییرات و همه چیزهای خوبی که در بالا بحث شد) پیروی می‌کند.

با این حال، اگر به فکر اجرای مدیریت پروژه چابک با اسکرام هستید، چند اصطلاح و فرآیند خاص اسکرام وجود دارد که باید بدانید.

مدیریت پروژه چابک با اسکرام

سه نقش اصلی در تیم اسکرام وجود دارد:

مالک محصول: فردی که مسئول به حداکثر رساندن ارزش کار توسط تیم توسعه است.

تیم توسعه: گروه کوچکی از تیم که روی محصول کار می‌کنند. تیم به صورت سلسه مراتب مسطح مدیریت می‌شود و خود سازمانده است.

اسکرام مستر: برای تسهیل و حمایت از فرآیند اسکرام درهمه بخش‌ها کار می‌کند.

در اینجا یک نمای کلی از نحوه عملکرد اسکرام را بینیم:

۱. هر کاری که تیم باید انجام دهد در یک Backlog فهرست شده و به ترتیب اولویت توسط مالک محصول رتبه‌بندی می‌شود. کار مالک محصول این است که کار تیم توسعه را با اطمینان از اینکه Backlog بهترین بک لاگ است (یعنی واضح، در دسترس و سازماندهی شده برای موفقیت) بهینه‌سازی کند.

۲. اسکرام از اسپرینت‌هایی با مدت زمان ثابت (معمولاً چند هفته، همیشه کمتر از یک ماه) استفاده می‌کند. هر اسپرینت یک هدف از پیش تعریف شده دارد. آیتم‌های بک لاگ به عنوان بخشی از هر اسپرینت شناسایی و روی آنها کار می‌شود.

۳. قبل از اینکه یک اسپرینت اتفاق بیفتد، باید برنامه‌ریزی اسپرینت انجام دهید تا بفهمید هدف اسپرینت شما چیست و چگونه می‌خواهید به آن برسید.

۴. هنگامی که Sprint در حال انجام است، تیم توسعه یک جلسه کوتاه روزانه به نام Daily Scrum برای گزارش پیشرفت روز قبل، آنچه امروز روی آن تمرکز خواهد کرد و هر خطری که شناسایی کرده است دارد.

۵. در پایان هر اسپرینت، تیم یک بررسی اسپرینت برای ارزیابی عملکرد خود و اطلاع رسانی دور بعدی برنامه‌ریزی اسپرینت برگزار می‌کند.

۶. تکرار، تکرار، تکرار.

پایان