مدیر پروژه کیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

مدیر پروژه با بزرگ‌ شدن یک شرکت یکی از محوری‌ترین پست‌های ‌شغلی است. اگر می‌پرسید که مدیر پروژه چه کاری انجام می‌دهد، از اسم آن پیداست. در حالی که ممکن است این عنوان محدود به نظر برسد، مدیران پروژه در نهایت بر بسیاری از وظایف پیدا و پنهان نظارت می‌کنند که باعث می‌شود یک شرکت کار کند. آن‌ها مسئول حفظ ابتکار عمل کل سازمان و اطمینان از ارتباطات ضروری در طول مسیر هستند.

مدیر پروژه کیست؟

مدیر پروژه فرد پیشگام برای همۀ اهداف اصلی شرکت از طریق اجرای برنامه‌های مهم و مدیریت تیم‌ها است. آنها پروژه را از ایده‌پردازی تا تکمیل دنبال می‌کنند.

مدیران پروژه در برنامه‌ریزی، اجرا و پشتیبانی مستمر وظایف کل سازمان سهیم هستند. وقتی چیزی اشتباه پیش می‌رود یا اختلال ارتباطی وجود دارد، مدیران پروژه به عنوان واسطه‌های مهم بین تیم‌ها عمل می‌کنند. اگرچه نرم‌افزار مدیریت پروژه در رشد کسب و کار مفید است، استخدام یک شخص برای نظارت واقعی بر کارها و ارتباط با افراد برای پیگیری امور ضروری است.

مدیر پروژه می‌تواند با مدیران ارشد در ارتباط باشد و با آنها برای اطلاع‌رسانی موارد مهم صحبت کند و نه درگیر کردن آنها با جزئیات زیر پروژه. مدیر پروژه به عنوان واسطۀ بین تیم‌ها عمل می‌کند تا مطمئن شود همه چیزهای لازم برای انجام پروژه را دارند.

چطور مدیر پروژه شویم؟

بسیاری از مدیران سطح بالای پروژه گواهی PMP (حرفه‌ای مدیریت پروژه) دارند یعنی سال‌ها تجربه دارند و دورۀ آموزشی گسترده و آزمون‌هایی را گذرانده‌اند.

مدیر پروژه قبل از اقدام برای گرفتن این گواهی می‌تواند ازطریق مشارکت در برنامه‌ریزی اولیه و بودجه‌بندی شرکت‌های مختلف تجربه کسب کند.

توانایی مدیریت یک تیم، انتظاری منطقی از یک مدیر پروژه است. مدیر پروژه باید ضرب‌الاجل‌های قابل انجام و دقیق برای همۀ اعضای تیم وضع کند و مطمئن شود هیچ کس برای انجام کارهای خود تحت فشار قرار نگیرد تا به صورت غیرواقعی به یک ضرب الاجل برسد.

مدیر پروژه چه کاری انجام می‌دهد؟

مدیر پروژه باید هدف نهایی پروژه را با وظایف روزانۀ همۀ کارمندان خود متوازن کند. آنها اطمینان می‌دهند که هر چیزی که باید انجام شود می‌تواند واقعاً توسط کارمندان در زمان تخصیص یافته با ابزارهایی که در اختیار آنها است انجام شود.

آنها می‌توانند از چهارچوب‌های قبلی همچون روش‌شناسی‌های مدل چابک یا مدل آبشاری (هر دو مدل‌هایی از مدیریت پروژه هستند) برای کمک به هدایت فرآیند استفاده کنند. اگر تیم بخواهد یک سیاست جدید را در کل سازمان اجرا کند، مدیر پروژه مسئول انتقال آن به همۀ کارمندان و ارائۀ یک جدول زمانی پیشنهادی خواهد بود که همه چیز به موقع انجام شود.

مسئولیت های مدیر پروژه

برنامه‌ریزی موفق

اول و مهمتر از همه، مدیر پروژه مختصری از هدف‌های ایده‌آل کلی پروژه دریافت خواهد کرد. ممکن است از نظر تعداد افرادی که باید درگیر شوند، چه کسی مسئول چه کاری است و چرا باید این کار تا یک تاریخ مشخص انجام شود، دقیق نباشد، اما این به مدیر پروژه بستگی دارد که برنامه‌ریزی کند و بفهمد که چگونه با تیم ارتباط برقرار کند. آنها احتمالا خط زمانی پروژه را خلق خواهند کرد طوریکه، همۀ طرفین پیش‌زمینه ذهنی از آنچه انتظار می‌رود انجام شود دارند.

ارتباط با پرسنل کلیدی

سپس مدیر پروژه با هر فردی که باید در تیم باشد صحبت خواهد کرد و مطمئن می‌شود که آنها هر آنچه برای شروع لازم است دارند. اهمیت این مرحله در توانایی مدیر پروژه در شناسایی اطلاعات کلیدی برای پرسنل است. افرادی که سازندۀ وب‌سایت هستند ممکن است فقط به دانستن حقایق اساسی و موعد مقرر نیاز داشته باشند، اما فرد بازاریاب به تشریح بیشتر پروژه نیاز خواهد داشت و اینکه چرا ایجاد یک کمپین اهمیت دارد. اهمیت درک ابزارهای مورد نیاز هر تیم برای تکمیل بخشی از پروژه به‌ همان اندازۀ تعیین ضرب‌الاجل برای آنهاست.

پیگیری فازهای برنامه

مدیر پروژه با نزدیک شدن به موعد مقرر باید مطمئن شود که هر کس مشغول به کار خود است و در صورت ایجاد تاخیر در روند پیشرفت پروژه براحتی با همه تیم به یک راهکار مفید و عملی برای جبران تاخیر دست یابند.

انطباق با تاخیرهای پیش‌بینی نشده

در هر پروژه چیزی پیش‌بینی نشده بوجود می‌آید: یک فرد کلیدی بیمار می‌شود، مشتری در آخرین لحظه درخواست تغییر چیزی را می‌دهد و موارد دیگر. امکان همگام شدن با آنچه رخ داده است و نیز ارائۀ برنامۀ جدید برای جبران آن اتفاق، مهارت ارزشمند مدیر پروژه است.

پشتیبانی تیم

مدیر پروژه باید از ضرب‌الاجل‌ها و فازهای پروژه مطلع باشد، اما باید در مورد موفقیت‌های تیم آمار و اطلاعات جذاب ارائه دهد و از نقش آنها پشتیبانی کند. کل تیم تنها زمانی قادر به اتمام پروژه خواهد بود که آنچه که نیاز دارد داشته باشد و در نقش خود احساس قدرت کند. مدیر پروژه می‌تواند منبع آن انرژی مثبت و پیش برنده به جلو در سازمان باشد.