مهم‌ترین جلسات در مدیریت پروژه چیست؟

نویسنده: ژانت ال کولازو - مدیرعامل گروه مشاور لوردز

ترجمه: تیم محتوای میزیتو

جلسات پروژه شامل ارتباط با شرکا و ذینفعان، بحث پیرامون موضوعات پروژه، خلق طرح‌های پیشنهادی و تایید یا رد پیشنهادها است. مدیران پروژه در این جلسات، تصمیمات گروهی اتخاذ می‌کنند که در تحویل سریعتر پروژه، رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی‌شده و نتایج موردانتظار نقش دارند.

بنابراین، مدیران پروژه باید مهارت‌ مدیریت در جلسات پروژه داشته باشند. این مهارت‌ موفقیت پروژه را تعیین می‌کند. جلسات پروژه ابزار اصلی بحث مشکلات و جستجوی راه‌حل‌ها، تصمیم‌گیری در مسیر پروژه و تبادل اطلاعات مهم درمورد ایجاد روابط بین شرکت‌کنندگان هستند. درصورتی که جلسات بدرستی سازمان‌دهی شوند، زمان ارزشمند اتلاف نمی‌شود.

برخی از انواع مهم‌ترین جلسات مدیریت پروژه در اینجا آمده است؛ بعد از آشنایی با این جلسات، می‌توانید جلسات پیچیده‌تر را نیز مدیریت کنید.

۱- جلسه آغاز پروژه

این رویدادی است که در ابتدای برخی از پروژه‌ها برگزار می‌شود و برای سازماندهی هر مرحله از فرآیند و همچنین اطمینان از درک افراد از اهداف، رویه‌ها و برنامه‌ها طراحی شده است. به عبارت دیگر، زمان آن فرارسیده است که همه چیز را روی صفحه بیاورید، اهداف پروژه را تعیین کنید و ببینید که اعضای تیم چگونه با هم کار خواهند کرد. به عبارت دیگر این نوع جلسه، غالباً با شروع رسمی پروژه، تشکیل تیم و آموزش برگزار می‌شود.

مدیران پروژه باید همه چیز را قبل از جلسه برنامه‌ریزی کنند و افراد را به مشارکت فعالانه در توسعۀ پروژه ترغیب کنند. نوشتن همۀ موارد و یادداشت‌برداری اعضای تیم بسیار اهمیت دارد، بنابراین چندین دستورالعمل درمورد نحوۀ انجام کارها دارند.

دستورالعمل شاخص برای این نوع جلسه به شرح ذیل است:

• معرفی اعضای تیم: تیم شما باید متعهد و متحد باشند تا محیط کاری سالم‌ و در آرامش باشد.
• بحث درباره مشتری: در این ححله به معرفی مشتری، صنعت و اهداف‌شان بپردازید. این مرحله به درک بهتر تیم درباره حیطۀ پروژه، اهداف و زمینه‌اش کمک خواهد کرد.
• چهارچوب پروژه: برخی از نکات اصلی همچون اهداف، بودجه، زمان، معیارهای موفقیت و چالش‌هایی که ممکن است درطی فرایند مواجه شوید  را به اشتراک بگذارید.
• ساختار نظارت: مسئولیت‌ها و نقش‌ها را به اعضای پروژه محول کنید و جزئیات روش‌ها را برای رسیدن به اهداف‌تان شرح دهید.
• برنامه‌ریزی: کارها و رویدادهای مهم را برنامه‌ریزی کنید؛ فعالیت‌های متناسب با اهداف مشتری‌تان را اولویت‌بندی کنید.
• رفع شبهات: به اعضای تیم برای سوال کردن، زمان بدهید و سپس مطمئن شوید شبهات‌ رفع شده است. این کار باعث عدم اتلاف وقت می‌شود و به تیم اطمینان بیشتر خواهید داد تا سریعتر وظایف‌شان را شروع کنند.

۲- جلسۀ وضعیت پروژه

جلسۀ وضعیت، ابزار اصلی حفظ آرامش پروژه و اطمینان از موفقیت آن است. هدف، دنبال کردن منظم دستور جلسه برای رسیدگی به انجام به موقع همه وظایف خود در چهارچوب بودجه، حفظ مشارکت تیمی، مشارکت و اطلاع‌رسانی درمورد پروژه است.

۳- جلسات ذینفعان

این جلسه به تمرکز شما بر روی ذینفعان پروژه، بمنظور جلب توجه‌شان و حفظ پشتیبانی‌شان درکل پروژه کمک می‌کند. شما باید این جلسه را بسیار دقیق سازمان‌دهی کنید. توصیه می‌کنم جلسه را با یک گزارش به روز از وضعیت پروژه شروع کنید و سپس برای بالابردن مشارکت ذینفعان، بازخورد‌های ایشان را دریافت کنید. موضوعات مورد بحث برای سهولت ارتباط و پیش بینی سوالات مفید هستند.

۴- جلسۀ اضطراری

اگرچه هر فاز پروژه را برنامه‌ریزی کرده‌اید، بسیاری از فوریت‌ها درمسیر فرایند به وجود خواهند آمد. هر موقعیت برنامه‌ریزی نشده‌ای که ممکن است با آن روبرو شوید باعث می‌شود برنامه خود را تنظیم کنید و دوباره سازماندهی کنید. نگران نشوید، ایجاد تغییرات درطی پروژه طبیعی است اما باید آنها را بسیار دقیق مدیریت کنید.

۵- جلسۀ مرور پروژه

این جلسه در انتهای پروژه برگزار می‌شود و موعد فهرست کردن جزئیات نقاط قوت و ضعف تیم فرارسیده است. بحث و سنجش همۀ درست و غلط‌ها به شما و تیم برای ارتقای عملکرد در پروژه بعدی و نیز بهبود قابلیت‌های برنامه‌ریزی کمک خواهد کرد. درآخر همۀ دستاوردها را شناسایی کنید و جشن بگیرید.

به طور خلاصه، همه چیز در مورد برنامه‌ریزی و پایبندی به دستور کار است. اگر بتوانید یک برنامه دقیق و برنامه‌ریزی شده بسازید، مدیریت همه چیز آسان‌تر خواهد بود و در نهایت سر جای خود قرار می‌گیرد. منظم باشید و از تغییرات نترسید.

مهمتر اینکه افراد در شرکت‌ها زمان زیادی را در جلسات سپری می‌کنند؛ بنابراین فوق‌العاده مهم است که به عنوان مدیران پروژه، دستور جلسه را دنبال کنید و در زمان تعیین شده در جلسه باشید. در غیر این صورت، این می‌تواند باعث تاخیر در سایر جلساتی شود که از قبل برای تیم برنامه‌ریزی شده است. بزرگترین چالش، اطمینان از پوشش همۀ موارد دستور جلسه است؛ و اگر ممکن نیست، موارد دیگری را اضافه کنید و درمورد آنها در زمان دیگر با افراد مناسب بحث کنید.

آشنایی با امکانات میزیتو در حوزه مدیریت جلسات

در میزیتو، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین این امکان فراهم است تا به راحتی جلسات خود را برگزار و مدیریت کنید. برای دریافت مشاوره برای برگزاری بهتر جلسات خود در میزیتو، با همکاران پشتیبانی میزیتو ارتباط تلفنی بگیرید.