نحوۀ استفاده از نمودار گانت در شش مرحله

نمودار گانت چگونه کار می کند؟

نمودارهای گانت همانطور که می‌دانیم، توسط مهندس هنری ال.گانت در قرن نوزدهم ساخته شده‌اند و یک نمودار میله‌ای افقی که وظایف پروژه روی محور عمودی و سیر زمانی روی محور افقی قرار گرفته است.

اگر اولین بار است که از نمودارهای گانت استفاده می‌کنید، انبوهی از ستون‌ها و پیکان‌ها بنظر می‌رسند. قبل از هر کاری باید ساختار نمودار گانت را درک کنید و اینکه هر سطر، طول آن و پیکان وابستگی چه چیزی را نشان می‌دهد. برای آشنایی با گانت چارت ادامه این متن را مطالعه کنید.

نمودار گانت از سه المان اصلی ساخته شده است: وظایف، مدت زمان انجام هر وظیفه و ارتباطات وظیفه.

وظایف: هر سطر افقی روی نمودار گانت، یک وظیفه را در پروژه نشان می‌دهد.

مدت زمان انجام وظیفه: طول هر وظیفه روی نمودار افقی، مدت زمان انجام آن را نشان می‌دهد.

وابستگی وظایف: اتصال یک وظیفه به وظیفه دیگر در گانت چارت، وابستگی وظایف به یکدیگر را نمایش می‌دهد. به عبارتی تکمیل شدن یک وظیفه به تکمیل شدن وظیفه دیگری وابسته است.

مفاهیم کلیدی نمودار گانت چارت به زبان فارسی در میزیتو

برای درک بهتر نحوۀ کار گانت چارت فارسی در میزیتو، باید چند مفهوم پایه را درک کنید: محدوده زمانی گانت، فاز پروژه، ارتباطات وظایف.

محدوده زمانی گانت

محدوده زمانی گانت، بازه زمانی بین زمان شروع اولین وظیفه در گانت تا زمان پایان آخرین وظیفه است و طولانی ترین خط زمانی در گانت چارت را دارد. در میزیتو این خط به رنگ سبز و در بالاترین قسمت گانت قرار دارد.

فاز پروژه

چند وظیفه در یک پروژه می‌توانند یک فاز کاری باشند و یا زمانیکه کارهایی داریم که باید در قالب چند فاز و به صورت متوالی و پشت سر هم انجام شوند بهترین روش استفاده از فاز‌بندی در پروژه است. فاز‌بندی در گانت چارت با تقویم شمسی در میزیتو به سادگی انجام می‌شود.

ارتباطات

وظایف دارای وابستگی در نمودار گانت بسیار مهم هستند. این وظایف با پیکا‌ن‌های اتصال به یکدیگر نشان داده می‌شوند که مشخص‌کنندۀ سیر انجام وظایف برای رسیدن به هدف است. این نمایش به صورت ویژه در نمای کلی از پروژه بسیار موثر است و اعضای تیم می‌توانند درک کنند چگونه هر وظیفه در زمان خودش باید انجام شود.

مفهوم وابستگی فواید زیادی از جمله بهبود همکاری و بهره‌وری به دلیل اطلاع دقیق افراد از مسئولیت خود در پروژه را دارد و این موضوع به صورت گسترده باعث افزایش سرعت تیم خواهد شد.

حال که درک بهتری از نمودارهای گانت دارید و اصول پایه را شناختید، در ادامه همراه ما باشید.

بدیهی است که ابتدا باید نحوۀ ساخت نمودار گانت را یاد بگیرید. به این دلیل، این دستورالعمل را به دو بخش تقسیم کرده‌ایم:

• ساخت نمودار گانت
• روش استفاده از آن

نحوۀ ساخت نمودار گانت در چهار مرحله

ساخت و استفاده از نمودار گانت در ابزارهای مدیریت پروژه مختلف، اندکی متفاوت است. ما از رویکرد کلی برای ساده‌سازی درک و دنبال کردن این دستورالعمل استفاده خواهیم کرد.

مرحله اول: تعیین نتیجۀ پروژه و گسترۀ زمانی

اول شناسایی و بعد حمله. نمودارهای گانت مبتنی بر مدل آبشاری در مدیریت پروژه هستند که صریحاً بر شناسایی نتیجۀ پروژه و قالب‌های زمانی تاکید می‌کند. شما باید درک صریحی از آنچه خود یا مشتری‌تان در پایان پروژه می‌خواهید داشته باشید. بدین ترتیب، شناسایی هریک از وظایف برای شما آسانتر خواهد بود.

در ادامه بررسی میزان زمان لازم برای پروژه است و براساس همان می‌توانید تاریخ شروع و پایان در نمودار گانت را هم مشخص کنید. این سیر زمانی، مبنایی را شکل خواهد داد که با آن نمودار گانت را می‌سازید.

مرحله دوم: شناسایی همۀ وظایف ضروری پروژه

مرحلۀ بعد تفکیک کل پروژه به بخش های کوچک‌تر و کنترل‌پذیر است. ابتدا پروژه‌تان را به فازهای کوچکتر تقسیم می‌کنید و سپس وظایف هم فاز را مشخص کنید. اما این کار برای پروژه‌های بزرگتر، پیچیده‌تر است. با مشخص کردن هر فاز، می‌توانید به شناسایی وظایف و ترتیب زمانی آن‌ها نیز بپردازید.

مرحله سوم: شناسایی وابستگی‌ها

اینجاست که از پیکان‌های اتصال بین وظایف و مشخص‌کردن کارهای وابسته به هم استفاده می‌کنید. باید روابط بین وظایف را شناسایی کنید و تصمیم بگیرید که کدام کار به کدام کار وابستگی دارد. ایجاد وابستگی به آسانی کشیدن یک پیکان بین دو وظیفه است. کافی است در گانت چارت با تقویم شمسی انتهای یک وظیفه را به ابتدای وظیفه دیگری متصل کنید و یک وابستگی بین وظایف ایجاد کنید.

مرحله چهار: افزودن تاریخ‌ها، منابع

وقتی وظایف و ارتباطات بین آنها شناسایی شد، نمودار گانت تقریباً آماده است. همۀ آنچه باید انجام داد، اضافه کردن تاریخ‌ها به وظایف و محول کردن به اعضای تیم است و حالا یک نمودار گانت آمادۀ کار خواهید داشت.

وقتی کار شروع می‌شود و زمانی که باید تکمیل شود را نهایی کنید. این کار به شما در شناسایی ضرب‌الاجل‌های احتمالی برای پروژه‌ها کمک خواهد کرد. اگر پروژه‌تان تقریباً در حال انجام است، می تواند با محول کردن وظایف به اعضای تیم شروع کنید. ساخت نمودار گانت با این کار کامل می‌شود.

اگر در حال استفاده از نرم افزار مناسب مدیریت پروژه میزیتو هستید، ساخت نمودار گانت آسان خواهد بود.

نحوۀ استفاده از نمودار گانت برای برنامه‌ریزی پروژه

وقتی نمودار گانت را ساختید، وقت آن است که از آن برای اداره کردن پروژه‌تان استفاده کنید. اما قبل از شروع، بیایید در رابطه با اهمیت نمودار گانت چارت هم صحبت کنیم.

تحقیقات نشان می‌دهد تقریباً ۳۹ درصد پروژه‌ها به علت عدم برنامه‌ریزی شکست می‌خورند. اینجاست که مدیریت گانت به میان می‌آید. مدیران پروژه می‌توانند کل پروژه را به گانت منتقل کنند، مهلت‌های زمانی را تعیین کنند و تیم را به طورموثر با استفاده از نمودارهای گانت اداره کنند. الباقی مراحل مورد نیازی که باید با استفاده از نمودار گانت برای برنامه ریزی پروژه دنبال کنید در ذیل آمده‌اند.

مرحله پنجم: گردش کار را تحلیل کنید

گانت به شما امکان می‌دهد وضعیت گردش کار را براحتی تحلیل کنید. بدان معنی که می‌توانید مقیاس زمان کاری را که انجام می‌شود و نمودار شخصی که آن کار را انجام می‌دهد، ببینید.

نمودارهای پروژه و مانیتورینگ پروژه، ابزارهای بسیار خوبی برای مدیرانی است که می‌خواهند با عمق بیشتر و لحظه‌ای نحوۀ پیشرفت پروژه را بنگرند. به همین روش، همکاری تیم‌ها آسان‌تر می‌شود و اطلاعات دقیقی در مورد پیشرفت هر نفر و تیم ارائه می‌شود.

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه کار را برای شما بسیار راحت خواهد کرد.

مرحله شش: پروژه‌تان را کنترل پذیرتر کنید

فایدۀ دیگر نمایش گرافیکی پروژه‌ها ازطریق گانت چارت با تقویم شمسی آن است که پروژه‌ها را به بخش‌های کنترل‌پذیرتر تفکیک می‌کند در نتیجه هر پروژه مجموعه‌ای از وظایف کوچکتر می‌شود که به اعضای تیم محول و برون سپاری شده است هر فرد به صورت مشخص فقط مسئول انجام وظایف خود است و بزرگی و پیچیده بودن پروژه کمتر به چشم خواهد آمد.

مرحله هفت: پایش پیشرفت پروژه

آخرین مرحله در مدیریت پروژه به کمک نمودار گانت شامل زیر نظر گرفتن دقیق نمودار گانت و انجام پروژه، تنظیم برنامه‌ها و پیشروی کار است.

شاید تیم پروژه دیگری را انجام دهد که اولویت دارد. ممکن است تغییراتی در بودجه ایجاد شود. یا ممکن است مشتری نظر خود را تغییر دهد.

تغییر اجتناب ناپذیر است، اما خوشبختانه در نمودارهای گانت، نیازی نیست از مرحله اول پروژه مجددا شروع کنید. با استفاده از برخی المان‌های روش‌شناسی چابک می‌توانید در صورت لزوم تنظیماتی انجام دهید و تیم‌تان را به روز نگهدارید. برای پایش پیشرفت پروژه، فقط باید وضعیت پیشرفته هر عضو تیم را در خط سیر افقی بررسی کنید.

میزیتو، نرم افزار مدیریت پروژه دارای گانت چارت با تقویم شمسی

در میزیتو امکان استفاده از گانت چارت با تقویم شمسی در پروژه وجود دارد. امکان ایجاد فاز، وظایف و وابستگی‌ها نیز در میزیتو به ساده‌ترین شکل ممکن طراحی شده است. استفاده از میزیتو را از همین امروز شروع کنید.