نرم افزار مدیریت پروژه چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزار مدیریت پروژه

دنیای امروز ما دنیای صنعت و فناوری است. طبیعتا با گسترش این دو مقوله در زندگی امروز، پروژه‌های کاری مختلفی، پیش روی ما قرار می‌گیرند. گاهی برای مدیریت این پروژه‌ها با چالش‌هایی مانند کمبود وقت، اتلاف سرمایه و نداشتن چشم‌انداز کلی، مواجه می‌‌شویم.

ممکن است در این‌ مواقع به ما استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه را پیشنهاد کرده باشند، ولی ما ماهیت و نحوه کاربرد این نرم‌افزارها را نشناخته‌ایم تا از آن در جهت پیشبرد اهدافمان کمک بگیریم. بنابراین، اگر قرار است برای پروژه‌هایمان از یک ابزار کنترل پروژه استفاده کنیم، لازم است ابتدا ماهیت این نرم‌افزارها را بشناسیم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟‌

برای توضیح MPS که مخفف عبارت (Management software project) است، با یک مثال ساده آغاز می‌کنم. اغلب پیش از رفتن به خرید یک لیست خرید تهیه می‌کنیم تا بدانیم دقیقا چه چیزهایی می‌خواهیم، از کجا آن‌ها را تهیه کنیم و چقدر پول برای خرید کردن داریم. با این کار ساده در زمان و هزینه صرفه جویی می‌کنیم.

نه تنها در خرید کردن، در اجرای پروژه‌ها نیز سه عامل اساسی در بین است که باید در کنترل ما باشند:

· زمان

· منابعی که داریم ( سرمایه و نیروی انسانی)

· هدف پروژه

پیش از شروع هر پروژه نیاز به یک برنامه‌ ریزی و زمان بندی دقیق و واقع گرایانه داریم، تا علاوه بر تسلط به این سه عامل اساسی، چشم‌اندازی کلی از کار داشته باشیم. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، امکان مدیریت دقیق پروژه را برایمان فراهم می‌کند. این نرم‌افزارها به نوعی دفتر برنامه‌ریزی ما هستند، البته نه به همان سادگی.

یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، علاوه بر زمان‌ بندی دقیق، در واقع مدیر پروژه را برای پاسخ‌گویی به سوالاتی که هنگام اجرای هر پروژه‌ پیش می‌آید، آماده می‌کند، سوالاتی نظیر این‌ها:

· چقدر زمان داریم؟

· چه منابعی در اختیار داریم؟

· هدف ما از کار روی پروژه چیست؟

· کدام ایده را در کجا و چه وقت عملی کنیم؟

· از هر یک از منابع در کجای پروژه استفاده کنیم؟

· کجای کارمان بیشترین بازدهی را داشته؟

· چطور روند کار را سرعت بدهیم؟

· چطور بازاریابی موفق داشته باشیم؟

· نقطه ضعف کارمان کجا بوده؟

· با چه استراتژی هزینه‌ها را به حداقل برسانیم؟

و مواردی از این قبیل که در صورتی که پاسخ داده نشوند، حتما یک جای کار، ما را به چالش می‌کشند.

چطور با نرم‌افزار مدیریت پروژه کارکنیم؟

انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد. به عنوان مثال نرم‌افزار مدیریت پروژه مایکروسافت یکی از قدیمی ترین نرم‌افزارهاست و پس از آن نسخه‌های جدید تر، با عملکرد متفاوت، وارد دنیای تکنولوژی شده‌اند. اما اساس کار همه آن‌ها مشابه هم و برمبنای موارد زیر است:

· مدیریت زمان و برنامه ریزی

· کنترل و تخصیص منابع

· اولویت بندی و مرتب سازی فعالیت‌ها

· ارائه استراتژی‌های راهبردی

· تجزیه و تحلیل داده‌ها

· تحلیل و گزارش روزانه عملکرد

· پیش بینی آسیب‌ها و نتایج

· کنترل بودجه

· کنترل ارتباطات درون تیم

نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین

در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چابک دیگر لازم نیست ما به عنوان مدیر با نرم‌افزار کار کنیم و این کار به صورت آنلاین برای ما صورت می‌گیرد، یکی از مزیت‌های مهم مدیریت آنلاین، صرفه جویی در زمان و ایجاد ارتباطات بهتر است.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟

داشتن یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، درست مثل این است که ما یک دستیار بسیار باهوش و خلاق، معتمد و دقیق داشته باشیم. وجود این ابزار کنترل پروژه، سرعت و کیفیت عملکرد ما را به عنوان یک مدیر بهبود می‌بخشند، در این‌جا مواردی از مزایایی را که نرم افزار مدیریت پروژه دارد، مرور می‌کنیم.

۱. صرفه جویی در زمان: با استفاده از این نرم‌افزارها ما می‌توانیم کنترل زمان را در اختیار داشته باشیم و تاریخ پایان کار پروژه را مشخص کنیم.

۲. جلوگیری از اتلاف هزینه و نیروی کارکنان: این نرم افزارها، دقت و کنترل ما را روی سرمایه و منابع بیشتر می‌کند و نقاط سوددهی و یا زیان‌ رسانی پروژه را شفاف می‌سازد.

۳. دسترسی سریع و آسان به اطلاعات پروژه: مزیت دیگر ابزار کنترل پروژه این است که تمامی اطلاعات مربوط به پروژه را در سیستم ذخیره خود دارند و هر زمان که بخواهیم بدون اتلاف وقت به اطلاعات پروژه‌مان دسترسی داریم.

۴. افزایش همکاری تیمی: این ابزار به ما در تصمیم گیری در مورد تقسیم مسئولیت‌ها کمک می‌رسانند، بنابراین با تقسیم درست منابع و مسئولیت‌ها بین اعضای تیم، همکاری و هماهنگی بین گروهی نیز بیشتر می‌شود.

۵. افزایش بازدهی و رضایت ‌مندی: یک نرم‌افزار مدیریت پروژه امکان ردیابی و کشف نقاط قوت و ضعف پروژه را به ما می‌دهد، بنابراین ترمیم به موقع نقاط آسیب‌زا و تقویت نقاط قوت برای ما آسان‌تر می‌شود و به طور کلی رضایت مندی از نتیجه‌ پروژه را را بالا می‌برد.

۶. امکان عملی کردن ایده‌ها در زمان مناسب

۷. کارایی زیاد با پرداخت هزینه کم: نکته مهم دیگر این است که این نرم‌ افزارها گران قیمت نیستند، یعنی ما به عنوان یک مدیر آینده نگر با صرف هزینه‌ای معقول سطح مدیریت خود را ارتقا می‌دهیم.

برای چه پروژه‌هایی از نرم افزار استفاده کنیم؟

به طور کلی نرم افزار مدیریت پروژه، برنامه‌ای بسیار کارآمد، در مدیریت پروژه‌ها و ایجاد چشم اندازی همه جانبه برای مدیران پروژه است. با اینکه استفاده از این نرم افزارها هزینه‌‌ کمی دارد، اما ابزاری بسیار کاربردی است که کیفیت کار و شیوه مدیریت را ارتقا می‌دهد. مهم ترین مزیت این ابزار کنترل پروژه، مدیریت زمان و منابع به عنوان دارایی باارزش ماست. این ابزار کنترل پروژه، برای مدیریت پروژه‌های کوچک، بزرگ و طولانی بسیار سودمند است.