پروژه چیست؟ مدیریت پروژه چیست؟

پروژه دنباله‌ای از وظایف است که برای دستیابی به یک نتیجه خاص دنبال می‌شود. به عبارت دیگر، پروژه به "هر تلاش موقت با شروع و پایان مشخص" اشاره دارد و بسته به پیچیدگی می‌توان آن را توسط یک چند نفر مدیریت کرد.

ویژگی‌های یک پروژه

همان‌طور که گفتیم پروژه مجموعه‌ای از وظایف است که دارای یک هدف مشترک هستند. اما پروژه‌ها ویژگی‌های مشترکی با هم دارند.

ویژگی‌های پروژه به شرح زیر هستند.

۱- تاریخ شروع و پایان مشخص

پروژه هایی وجود دارند که چندین سال طول می‌کشند اما یک پروژه نمی‌تواند برای همیشه ادامه یابد. پروژه باید یک شروع روشن، یک پایان مشخص و یک نمای کلی از آنچه در این بین اتفاق می‌افتد داشته باشد.

۲- یک پروژه چیز جدیدی ایجاد می‌کند

هر پروژه منحصر به فرد است، چیزی را تولید می‌کند که قبلا وجود نداشته است. یک پروژه فعالیتی است که هیچ وقت به صورت تکراری انجام نمی‌شود و هر بار تفاوت‌هایی با قبل دارد.

۳- پروژه محدودیت دارد

یک پروژه محدودیت‌های زمانی، مالی، کیفی و عملکردی خاص خود را دارد. در ادامه بیشتر در این مورد خواهیم گفت.

۴- پروژه، فرآیند نیست

پروژه‌ها اغلب با فرآیندها اشتباه گرفته می‌شوند. یک فرآیند مجموعه‌ای از مراحل معمول و از پیش تعریف شده برای انجام یک عملکرد خاص است، مثلاً تأییدیه بازپرداخت هزینه اما در پروژه هر بار فعالیت‌ها متفاوت با موارد قبلی است.

تنوع پروژه‌ها

پروژه‌ها در طیف گسترده‌ای از اشکال و اندازه‌ها هستند.

یک پروژه می‌تواند:

• بزرگ باشد: مانند ساخت یک سد، سال‌ها طول می‌کشد تا تکمیل شود و بودجه هنگفتی داشته باشد.
• کوچک باشد: مانند پروژه ساخت یک قفسه در آشپزخانه
• افراد زیادی را درگیر کند: مانند برنامه‌ریزی برای یک همایش بزرگ
• فقط خودتان: مانند بررسی فیلم‌های همایش

انواع پروژه‌ها

پروژه‌ها همچنین می‌توانند از نظر روش‌هایی که در آنها اجرا می‌شوند متنوع باشند. بیایید همراه هم انواع پروژه‌ها را بررسی کنیم.

• پروژه‌های سنتی: این پروژه‌ها به صورت متوالی در فازهای مختلف اجرا می‌شوند. این مراحل معمولاً شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و تکمیل هستند. اکثر پروژه‌های زیرساختی پر‌هزینه از مدیریت پروژه سنتی استفاده می‌کنند.
• پروژه‌های چابک: این پروژه‌ها عمدتاً در توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شوند. این سبک مدیریت پروژه، عموما افراد محور و سازگار با شرایط هستند. همچنین معمولاً زمان کوتاهی دارند.
• پروژه‌های دورکاری: مدیریت پروژه دورکاری معمولاً توسط تیم‌های دورکار که در شهرهای مختلف مستقر هستند استفاده می‌شود. مانند شرکت‌هایی که دفاتر مرکزی و دفاتر شهرستان دارند.
• پروژه‌های برون‌سپاری: پروژه‌هایی که به صورت برون‌سپاری و توسط یک شرکت خارج از شرکت اصلی انجام می‌شود از این دست پروژه‌ها هستند. مانند کمپین‌های تبلیغاتی که یک شرکت اصلی به یک شرکت دیگر سفارش می‌دهد.

محدودیت‌های یک پروژه

هر پروژه محدودیت‌هایی دارد:

• محدوده پروژه
• زمان‌بندی
• افراد
• منابع

تمام محدودیت‌های پروژه به هدف پروژه و زمان رسیدن به آن بستگی دارد. اگر پروژه فازهای کاری و یا بازه زمانی محدود داشته باشد، مدیریت آن را از یک پروژه معمولی متمایز می‌شود. محدویت‌های پروژه کاملا به نوع پروژه می‌تواند متفاوت باشد. طبعا یک پروژه دورکار با یک پروژه برون‌سپاری تفاوت در ساختار و محدودیت‌ها خواهد داشت.

۵ مرحله چرخه پروژه

اغلب، پروژه‌ها به پنج مرحله اصلی تقسیم می‌شوند که هر کدام با مجموعه‌ای از وظایف، اهداف و مهلت انجام همراه خواهد بود. تقسیم یک پروژه به مراحل مختلف، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در طول چرخه پروژه در مسیر درست باقی بمانند.

۱- شروع

اولین مرحله در چرخه عمر پروژه، شروع پروژه نامیده می‌شود. در این مرحله، یک پروژه به طور رسمی آغاز می‌شود. نامگذاری شده وطرح اولیه آن نوشته می‌شود. اهداف پروژه، محدودیت‌ها، ریسک‌ها و سهامداران پروژه شناسایی می‌شوند. در این مرحله، سهامداران و ذی‌نفعان تصمیم می‌گیرند که آیا می‌خواهند پروژه انجام شود یا خیر؟

بسته به نوع پروژه، ممکن است مطالعاتی برای امکان‌سنجی نیز آن انجام شود. برای پروژه‌های فناوری اطلاعات، نیازها معمولاً در مرحله شروع جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌شوند.

۲- برنامه‌ریزی

انجام پروژه نیاز به یک نقشه راه دارد. نقشه راه به طور جامع در مرحله برنامه‌ریزی ایجاد می‌شود. باید در این مرحله ضرب‌الاجل‌ها تعیین شود و منابع تخصیص یابد. مرحله برنامه‌ریزی به صورت کلی تقسیم وظایف به فعالیت‌های کوچک‌تر، مدیریت ریسک‌های پروژه ، هزینه‌ها، کیفیت و زمان را آسان‌تر می‌کند.

در عین حال، تقسیم وظایف به فازهای کوچکتر به همه افراد درگیر این امکان را می‌دهد که پروژه را به موقع و در بودجه پیش‌بینی شده انجام دهند.

۳- اجرا

طرح پروژه دراین مرحله اجرا می‌شود. در این مرحله، تیم‌ها روی وظایف خود متمرکز می‌شوند تا اطمینان حاصل کنند که پروژه الزامات لازم را برآورده می‌کند.

معمولاً برای شروع رسمی پروژه یک جلسه برگزار می‌شود، جایی که تیم‌ها می‌توانند با یکدیگر آشنا شوند و در مورد نقش خود در موفقیت پروژه صحبت کنند. روش‌های ارتباطی و ابزارهای مدیریت پروژه قبل از اجرای طرح پروژه شناسایی می‌شوند. مرحله اجرای پروژه یک نقطه حیاتی در چرخه عمر پروژه است زیرا به همه کمک می‌کند تا تعیین کنند که آیا تلاش‌هایشان در نهایت مثمر ثمر خواهد بود یا خیر؟

۴- نظارت و کنترل

مرحله نظارت و کنترل پروژه همزمان با مرحله اجرا اتفاق می‌افتد. این وظیفه مدیر پروژه است که بر عملیات نظارت کند و مطمئن شود که همه چیز طبق برنامه در جهت درست پیش می‌رود.

به غیر از نظارت بر عملکرد پروژه، مدیران پروژه باید منابع، مدیریت ریسک‌ها، جلسات وضعیت کار، گزارش‌ها و ... را کنترل کنند. در صورت بروز مسائل پیش‌بینی نشده، مدیر پروژه ممکن است مجبور باشد برنامه‌ها و همچنین زمان‌بندی پروژه را اصلاح کند.

۵- تکمیل

مرحله نهایی چرخه عمر پروژه که به عنوان مرحله تکمیل یا بسته‌شدن شناخته می‌شود، به سادگی ارائه خود محصول نهایی نیست. مدیران پروژه باید تمام محصولات یا فازهای تحویلی را ثبت کنند، اسناد را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنند و پروژه را به مشتری یا تیم مسئول نظارت بر عملیات آن در مرحله بسته‌شدن پروژه تحویل دهند.

نه تنها این، بلکه تیم‌ها برای یک جلسه نهایی گرد هم می‌آیند تا درباره چیزهایی که آموخته‌اند بحث کنند و از تلاش‌های تیم هم قدردانی کنند.

چه زمانی یک پروژه موفق تلقی می‌شود؟

می‌توان گفت که پروژه‌ای که به موقع و با بودجه تکمیل شود را می توان موفقیت آمیز دانست. با این حال، یک پروژه را می توان بر اساس معیارهای زیادی ارزیابی کرد:

آیا الزامات تجاری را برآورده می‌کند؟

آیا طبق برنامه و با بودجه پیش‌بینی شده تحویل داده می‌شود؟

آیا بازگشت سرمایه مورد انتظار را دارد؟

آنچه یک پروژه را موفق تعریف می‌کند احتمالاً بر اساس نوع پروژه تغییر خواهد کرد، به همین دلیل است که تعریف موفقیت پروژه در مراحل شروع و برنامه‌ریزی یک پروژه مهم است.

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه به شما در مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند

پروژه‌ها می‌توانند تعهدات بسیار پیچیده‌ای باشند که به تلاش و منابع زیادی نیاز دارند. مهم نیست که هدف پروژه چیست، در هر صورت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه به اجرای روان آن کمک خواهد کرد. بدون ابزار مدیریت پروژه مناسب، پروژه‌ها به طور تصادفی مدیریت می‌شوند و در معرض خطر بسیار بیشتری قرار دارند، خطراتی مانند

• شکست پروژه
• تاخیر در پروژه
• تکمیل با بودجه بیشتر

استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه، شانس فرد برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه را افزایش می‌دهد. مهم نیست که یک سازمان در چه صنعت یا جایگاهی قرار دارد، نرم افزار مدیریت پروژه به آنها امکان می‌دهد پروژه را در مسیر درست هدایت کنند.