پله‌های رسیدن به اهداف و مدیریت ریسک در مدیریت پروژه

حفظ مسیر مستقیم به سمت پیشرفت در کسب‌وکار، مستلزم کمی برنامه‌ریزی قبلی است. شما اهدافی دارید که باید به آنها دست پیدا کنید، ضرب الاجل‌هایی برای رسیدن به آنها دارید و برنامه‌هایی برای آن اهداف ترسیم می‌کنید. بررسی ارزش هریک از پروژه‌های‌تان امکان اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کردن را میسر می‌کند.

به مسیر خود برای رسیدن به هدف به عنوان یک نردبان چند پله ای فکر کنید: شما نمی توانید چند پله را یکباره طی کنید. شما در حال صعود به سمت اهداف پروژه خود هستید و باید پیشرفت خود را بررسی و تحلیل کنید.

البته که ماندن در مسیر همیشه می‌تواند چالش برانگیز باشد. برنامه ریزی می‌کنیم که پنج روز در هفته ورزش کنیم، اما چیزهای غیرمنتظره‌ای پیش می‌آیند که برنامه‌های شما را از مسیر خارج می‌کنند مانند فشار مشغولیت‌ها، وظایف حساس به زمان، مسئولیت‌های خانوادگی و موارد دیگر.

بنابراین، بیایید روی چیزهایی که باید کنترل شود تمرکز کنیم تا به ما کمک کنند به اهدافمان برسیم و چند تکنیک برای تمرکز بیشتر را با هم مرور کنید.

کار مورد نیاز برای نیل به اهداف‌تان را تجسم کنید. طرح و ایده‌های خود را روی کاغذ بیاورید و سپس در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه آن‌ها را ثبت کنید. توصیه می‌کنیم یک بورد در پروژه ایجاد کنید و از چندین رنگ برای ستون‌های بورد و دسته‌بندی بهتر استفاده کنید.

وقتی اهداف‌تان را نمی‌نویسید، ریسک فراموش کردن جزئیات مهم وجود دارد. می‌توان برای دو تا سه روز هم در صورت تمایل برنامه‌ریزی کرد.

اینجاست که شروع کرده‌اید:

۱- مراحل ضروری برای نیل به اهداف‌تان را یادداشت کنید. قدم‌های کوچک بردارید، وظایف قابل‌حصول را انجام دهید و روی یک کار تمرکز کنید. در اینجا دوی ماراتن انجام می‌دهیم، نه دوی سرعت.

۲- همۀ مشغولیت‌ها و وظایف کاری دیگرتان را بنویسید. جلسات، تماس‌ها و زمان آماده‌سازی را فراموش نکنید. فهرست استاندارد "کارهای برای انجام"سبب نظم‌دهی می‌شود.

۳- فهرستی از کارهایی که باید برای مسئولیت‌های خانه انجام دهید تهیه کنید و در مورد برنامه‌های خانوادگی هفته صحبت کنید. خانواده و عزیزان مهم هستند؛ در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید بین کار و زندگی شخصی خود تعادل برقرار کنید.

حال که فهرست کامل انجام کارها را دارید، وقت دسته‌بندی آن فرارسیده است. مدیران پروژه حرفه‌ای، مهارت بهینه‌سازی محدودیت‌های پیرامون خود را فراگرفته‌اند. بیایید از اصول اساسی این مهارت‌ها استفاده کنیم و آنها را با وظایف خود تطبیق دهیم:

۱- با وظایف حساس به زمان شروع کنید که ضرب‌الاجل غیرقابل تغییر دارند. می‌توانید همچنین درمورد رویدادهای خاص برنامه‌ریزی کنید.مثلا اگر جلسۀ مهمی در چهارشنبه‌ها از ظهر تا چهار عصر دارید که نیاز به آماده‌سازی گزارش دارد، این زمان را در تقویم برای خود مشخص کنید، حتی زمان ناهار یا صبحانه را همیشه در نظر بگیرید. به عبارت دیگر باید وقت فراغت آزاد روی تقویم‌تان داشته باشید. اگر این کار را نمی‌کنید، در دراز مدت برنامه‌ریزی شما شکست خواهد خورد.

۲- هر روز بخش‌هایی برای انعطاف‌پذیری در برنامه در نظر بگیرید. در حالت ایده‌آل شما باید زمان‌هایی در کل روز داشته باشید که به عنوان "زمان منطعف"، برای تغییرات پیش‌بینی نشده مثل تاخیر در جلسات یا وظایف ضروری که باید فوراً رسیدگی شوند عمل می‌کنند.

۳- وظایف‌تان را به دو فهرست تقسیم کنید. این روزها دورکاری برای بسیاری از ما پیش آمده است. اموری هستند که باید در حیطه وظایف کاری انجام شوند و اموری که شخصی هستند. در بلوک کاری می‌توانید راه‌اندازی محصول یا مرور یادداشت‌های جلسه را برنامه‌ریزی کنید. خارج از محل کار می‌توانید کارهای شخصی مانند کارهای خانه یا رفتن به فروشگاه یا باشگاه را انجام دهید.

مطابق برنامه باشید.

بهترین برنامه‌ریزی‌ها اگر آنها را دنبال نکنید ارزشی ندارند.

برنامه‌ریزی کمتر با عمل، بهتر است از برنامه‌ریزی زیاد بدون عمل.

• وظایفی را تعیین کنید که می‌توانید درطی بلوک کاری‌تان انجام دهید و آن وظایف را روی تقویم تعریف کنید. مثلاً کارهای عادی و روزمره‌ خود را در تقویمی که همه به آن دسترسی دارند قرار دهید تا از آن مطلع شوند. این کار دو فایده دارد:

وظایف را فراموش نمی‌کنیم.

دیگران هم متوجه وظایف و میزان اهمیت آن‌ها خواهند شد.

• برای وظایف انجام شده جشن بگیرید و کارهای برنامه‌ریزی نشده را در اولویت بالاتر قرار دهید. پس از تکمیل وظایف، وظایفتان را بردارید و به ستون وظایف انجام شده در بورد نرم افزار مدیریت پروژه خود منتقل کنید. اتمام یک کار و تجسم پیشرفت خود، احساس خوبی دارد. اگر یک کار برنامه‌ریزی نشده شما را از کاری که روی آن کار می‌کردید دور کرد، آن را زیر ستون خودش دنبال کنید.
• کارهای روزانه خود را خلاصه کنید. در نظر بگیرید که آیا موفق به انجام تمام وظایف برنامه‌ریزی شده خود شده‌اید یا خیر. اگر همۀ امور را پوشش داده‌اید ، به وظایف بیشتری که می‌توانید برنامه‌ریزی کنید فکر کنید.

اگر همۀ کارها را به سرانجام نرسانده‌اید، دلایل را بررسی کنید؛ آیا چیزی پیش آمد یا توانایی خود را دست کم گرفتید؟

میزیتو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه با استفاده از بورد و تقویم در بستر پروژه، مسیر رسیدن به اهداف را برای شما هموار خواهد کرد.

بیشتر بخوانید