پنچ خصوصیت مشترک مدیران پروژه موفق

مدیریت یک تیم در یک یا چند پروژه، کاری طافت‌فرسا و حرفه‌ای است اما، مدیران حرفه‌ای این کار را به سادگی انجام می‌دهند و در این مسیر کمک می‌کنند تا کارکنان نیز، نتایج دلخواه خود را به دست آورند و پروژه‌ها را به بهترین شکل ممکن به سرانجام برسانند. با بررسی خصوصیات مدیران موفق در مدیریت پروژه، به چند خصیصه مشترک بین آنها می‌رسیم. در ادامه با بررسی این خصوصیات همراه شما هستیم.

۱- آن‌ها به طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کنند و از انجام این کار نمی‌ترسند.

این یک ویژگی تعیین‌کننده برای هر مدیر پروژه است. دو عضو تیم مثل هم نیستند. در هر رابطه شخصی، از والدین با فرزندان بگیرید تا رابطه‌های دوستانه، نحوۀ تعامل بسیار متفاوت است. در کسب‌وکار و پروژه هم پاسخ‌دهی و ترغیب افراد تیم‌تان بسیار متفاوت خواهد بود؛ مدیران پروژه موفق، هنر مهارت‌های ارتباطی را به کار می‌گیرند و به راحتی با همۀ افراد در ارتباط هستند.

مهارت تلفیق جزئیات درمقابل کلیات، خلاقیت درمقابل تخصص و درون‌گرا درمقابل برون‌گرا

یک مدیر باید به طور موثر بر روی مهارت‌های ارتباطی خود تمرکز کند.

۲- آنها واسط بین اعضای تیم هستند.

همه ما در موقعیت‌هایی بوده‌ایم که دو عضو تیم با نظراتی کاملا مخالف روبروی یکدیگر نشسته و سرانجام این موقعیت به موقعیتی ناخوشایند تبدیل شده است. یک سمت عصبانی می‌شود و چیزی درمورد شخص دیگری می‌گوید که کاملاً منفی است.

مدیر پروژه موفق در چنین جلسات چنین مکالماتی دارد: فکر می‌کنم آنچه سعی دارند بگویند آن است که.... و مجددا استدلال را با التهاب کمتر بیان می‌کند و امیدوار است شکاف بین دو فرد را کاهش دهد.

مهم است که به یاد داشته باشید، هر فرد رویکرد و چشم‌انداز متفاوتی دارد. مدیر پروژۀ این را خوب می‌داند و از یک نفر خاص طرفداری نمی‌کند، اما می‌تواند به همسو شدن رویکردها کمک کند.

۳- آنها در پی درک افراد هستند.

دیگر جنبۀ قابل‌تامل در ارتباطات تیم‌های پروژه آن است که باید با دیگران براحتی صحبت کنید. هر عضو تیم پروژه‌تان در مورد نحوۀ صحبت‌کردن و گفتگو اولویت‌هایی دارد. با برخی از افراد می‌توانید کاملاً مستقیم و رک صحبت کنید و آنها با این سبک مشکلی ندارند. درواقع از آن لذت می‌برند.

در برخی شرکت‌ها نحوه ارتباطات بسیار رک و روراست است اما باید به خاطر داشته باشیم که این شیوه برای هر جایی و با هر تیمی قابل اجرا نیست. باید بخاطر داشته باشیم که همکاران ما چه کسانی هستند و در چه موقعیت‌های شخصی قرار دارند و چه عواملی انگیزه ایشان را برمی‌انگیزد. مدیر پروژه‌ای که علایق و نگرانی واقعی همکاران خود را می‌داند، وفاداری و مشارکت آنان را بدست خواهد آورد.

۴- محیطی امن را برای صادقانه‌ترین ارتباطات خلق می‌کنند.

هیچ‌کس نمی‌خواهد بگوید که در انجام وظیفه خود به زمان بیشتری نیاز دارد یا اینکه در یک فعالیت موفق نبوده است. اما ارتباطات هرچه زودتر و راحت‌تر شکل بگیرند، کارها سریعتر پیش خواهد رفت. شما باید بتوانید با آن فردی که استرس دارد صحبت کنید، به دلیل اینکه این فرد فعالیتی در مسیر حیاتی پروژه دارد که ممکن است باعث کند شدن کل روند شود.

شما باید بگویید: گوش کن، همه چیز درست خواهد شد. برنامه را به عنوان یک تیم تحلیل خواهیم کرد تا راهی برای جبران زمان از دست رفته پیدا کنیم.

ضربه زدن به افراد با اخبار بد فایده ندارد زیرا احتمالا مشکل را رفع نمی‌کند. از کلماتی مثل "ما" بجای "شما" یا "من" استفاده کنید. همه چیز به ما مربوط می‌شود.

۵- زمان را به عقب برمی‌گردانند

مدیران پروژه موفق به صورت هفتگی یا هر دو هفته با همکاران خود مکالمه مستقیم دارند.

این امر به دلیل لزوم انجام اصلاحات مورد نیاز دوره‌ای در برنامه پروژه است. امروز برنامه‌ای در پروژه دنبال می‌شود که معتقدیم ما را به جایی که باید برسیم می‌رساند، اما فردا این برنامه ممکن است تغییر یابد. شاید شخصی مریض باشد یا توسط اعضای هیئت مدیره فراخوانده شود یا شاید متوجه شویم که فعالیتی را ازدست داده‌ایم. باتوجه به اینکه برنامۀ پروژه ثابت است، باید اصلاحات دوره‌ای را در حین انجام پروژه اعمال کنیم تا مطمئن شویم در مسیر رسیدن به اهداف خود هستند.

تاثیر نحوه ارتباط مدیر پروژه بسیار مهم است. رهبران واقعی به گونه‌ای گوش می‌دهند، پرس و جو می‌کنند، پاسخ، انگیزه و تشخیص می‌دهند که نه تنها با هر یک از اعضای تیم ارتباط مستقیم دارند، بلکه به اعضای تیم کمک می‌کند تا به طور مؤثرتری با یکدیگر کار کنند.

میزیتو نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه