چرا باید جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) داشته باشیم؟

وقتی در حال کار روی یک پروژه عظیم هستید، ممکن است فراموش کنید که کوچکترین چیزها گاهی اوقات بیشترین تأثیر را در موفقیت شما دارند. به طور مثال، شما در ناسا کار می‌کنید و وظیفه شما این است که یک موشک به ماه برسانید. اما در طول چک لیست قبل از پرتاب، شما متوجه می‌شوید که این تنها ۰٫۱ از کار است. عوامل عمده دیگری وجود دارد که باید نگران آنها باشید.

البته برای درک اهمیت شروع صحیح یک پروژه لازم نیست دانشمند موشک باشید. اما دقیقا مانند رفتن به فضا، اگر تیم شما در ابتدای پروژه کمی از مسیر خود خارج شود، می‌تواند تأثیر بسزایی در موفقیت شما داشته باشد. جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) این شانس را به شما می‌دهد که از ابتدا تیم خود را در یک مسیر مشخص قرار دهید.

هدف از جلسه پیش پروژه چیست؟

به عنوان یک مدیر پروژه، زمانی که شما تمام این موارد را در نظر بگیرید:

• چگونه جلسه آغاز را شروع می‌کنید؟
• در جلسه آغاز پروژه در چه مورد بحث شود؟
• چه کسی باید در جلسه آغاز پروژه حضور داشته باشد؟
• جلسه آغاز پروژه شما چه مدت باید طول بکشد؟

و نمونه دستورالعمل‌ها، الگوها و نکات زیر را در نظر داشته باشید.

• دستور کار جلسه آغاز تیم داخلی: نحوه اطلاع رسانی و الهام بخشیدن به تیم خود
• دستور جلسه جلسه آغاز اسپانسر: مقبولیت از طرف ذینفعان پروژه خود
• دستور کار جلسه آغاز پروژه مشتری: مقبولیت و تنظیم انتظارات با مشتری

به راحتی می‌توانید جلسه آغاز خود را پیگیری کرده و پروژه خود را به حرکت درآورید. تا اینجا تمام کار به درستی انجام شده است. این فرصتی برای ایجاد اهداف مشترک، تکرار هدف پروژه و حضور موثر سرمایه‌گذاران برنامه شما است. اما اگر اشتباه پیش بروید، قبل از شروع کار، خود را برای شکست آماده می‌کنید.

بنابراین هدف اصلی جلسه آغاز پروژه ایجاد اجماع و هیجان در مورد جنبه‌های اصلی پروژه شما از جمله هدف اصلی، گسترش دامنه کار، برنامه پیشنهادی، مسئولیت‌ها و هرگونه فرضیاتی است که در روند برنامه‌ریزی وجود دارد. این اولین جلسه بین تیم پروژه و مشتری یا ذینفعان اصلی است و باید پس از توافق در مورد بیانیه کار (SOW یا Statement Of Work)، بودجه و جدول زمانی انجام شود.

با این حال، فقط به این دلیل که تمام جلسات آغازین هدف یکسانی دارند، به این معنی نیست که همه آنها به یک روش انجام می‌شوند. این متن اصلی است و بسته به نوع پروژه‌ای که در حال اجرای آن هستید، چه کسی در آن نقش دارد و نقش شما چیست، باید رویکردی متفاوت را پیش بگیرید.

سه نوع مهم از جلسات آغاز پروژه

• جلسه با اعضای داخلی

این جلسه زمانی است که شما در حال راه‌اندازی یک پروژه و تعامل با تیم اصلی خود هستید. تقریبا در هر مورد، این جلسه ابتدا باید اتفاق بیفتد تا تیم شما قبل از ملاقات با ذینفعان یا مشتریان احساس آمادگی و اعتماد به نفس کند.

• جلسه با اسپانسرها

این جلسه‌ای است که شامل ذینفعان و اسپانسر پروژه است. اساسا فرصت دیگری برای تأمین منابعی است که برای موفقیت لازم دارید.

• جلسه با مشتری

این جلسه یک نسخه بسیار صیقل یافته از جلسات قبلی است و برای ایجاد احساس اعتماد در مشتریان، بسیار مهم است.

مهم نیست که با چه کسی کار می‌کنید یا چه نوع جلسه آغاز پروژه‌ای را برگزار می‌کنید، موفقیت شما به چیزی بیش از کار کردن با یک چک لیست احتیاج دارد. شما باید برای پاسخگویی به سوالات آماده باشید، همه افراد را در مسیر خود قرار دهید و به تیم خود انگیزه دهید تا بهترین تلاش خود را انجام دهند و ذینفعان (یا مشتریان) نسبت به شما، به عنوان یک رهبر اطمینان لازم را داشته باشند.

چگونه جلسه پروژه را شروع کنیم؟

در ابتدای جلسه آغاز پروژه خود، باید اطمینان حاصل کنید که همه با سطح یکسانی از اطلاعات وارد می‌شوند. این بدان معناست که چند سوال اساسی بپرسید، مانند:

• آیا همه یکدیگر را می‌شناسند؟
• آیا نیاز به معرفی است؟
• چقدر همه با دامنه و قابلیت تحویل پروژه آشنا هستند؟
• آیا همه می‌دانند که چگونه این پروژه در اهداف و چشم‌انداز شرکت شما قرار می‌گیرد؟

این امر به ویژه هنگام کار با ذینفعان یا مشتری بسیار مهم است. با این حال، حتی در یک شرکت کوچک، یک پروژه ممکن است شامل همکاری افرادی باشد که هرگز با هم کار نکرده‌اند. جلسه خود را با معرفی همه شروع کنید.

موارد بحث را مشخص کنید

هر پروژه‌ای منحصر به فرد است و آنچه که شما در جلسه آغاز پروژه خود به طور مفصل در مورد آن بحث خواهید کرد، به این بستگی دارد که چه کسی آنجاست و چه نوع پروژه‌ای را اجرا می‌کنید. با این حال، حداقل، جلسه آغاز شما باید برخی از جنبه‌های اصلی را پوشش دهد. مانند:

• مقدمه:
  

چه کسی در این پروژه است؟ همان طور که گفتیم، کمی وقت بگذارید تا تیم خود را بشناسید.

• خلاصه پروژه:

چرا این پروژه را قبول می‌کنید؟ یک خلاصه سطح بالا از آنچه انجام شده است و اینکه چرا انجام این کار برای تیم/ شرکت/ مشتری شما مهم است، این اطمینان را حاصل می‌کند که همه در یک سطح آگاهی هستند.

• مشتری/ زمینه کار:

برای چه کسی کار می‌کنید؟ در صورت امکان، چند دقیقه وقت بگذارید تا مشتری خود و تاریخچه پروژه را بررسی کنید.

• محدوده و کالای قابل تحویل:

قرار است چه کاری انجام ‌شود؟ دامنه و محصولات قابل تحویل شما قبلا در SOW یا پیشنهاد پروژه شما مشخص شده است. اما این فرصت خوبی است تا مطمئن شوید همه می‌دانند که با چه چیزهایی سر و کار دارند. همچنین فرصت خوبی برای بحث در مورد خطرات احتمالی و مواردی است که می‌خواهید در برنامه مدیریت ریسک خود برجسته کنید.

منبع:کاروکسب