چرا جلسات کاری خسته کننده می شوند؟

آیا از جلسات شنبه صبح خسته شده‌اید؟ آیا جلسات مثل همیشه با شکایت شروع می‌شود و در نهایت با حجم بیشتری از کار به پایان می‌رسد؟ دلیل برگزار شدن چندین جلسه بابت یک موضوع چیست؟
وقت آن رسیده ‌است که اقدامی در جهت بهبود آن صورت دهید شما باید در کنار رعایت اصول برگزاری جلسات، از یک نرم افزار مدیریت جلسات هم استفاده کنید.

در این‌جا هشت نکته به جهت برگزاری عالی یک جلسه عنوان شده‌ است:

۱. در آغاز هر جلسه، یک کار متفاوت انجام دهید.

با یک جمله‌ی الهام‌بخش یا داستان، یا بخشی از یک کتاب کسب و کاری پرفروش شروع کنید. برای هر جلسه فردی را تعیین کنید که مطابق میل خودش جلسه را شروع کند، یا موضوعی برای صحبت مطرح کند که ذهن‌ها را به مسیری غیر از کار هدایت کند.

۲. دستور جلسه داشته باشید و طبق آن پیش بروید.

غالبا، جلسات در یکی از موارد دستور جلسه گرفتار می‌شوند و گروه به سمت مطرح کردن مشکلات سوق پیدا می‌کند. در این‌جا است که افراد از شما دوری می‌کنند و در مباحثات شرکت نمی‌کنند. به فهرست آماده شده به‌عنوان صورت‌جلسه پایبند باشید و تمام بحث‌های حاشیه‌ای موضوعات را به انتهای جلسه موکول کنید. به این ترتیب اطمینان حاصل خواهید کرد که تمام موارد صورت‌جلسه را به‌سرعت بررسی خواهید کرد.

۳. برای برگزاری جلسه موفق جلسات را کوتاه برگزار کنید.

هیچ فردی از جلسات طولانی خوشش نمی‌آید، پس آن‌ها را کوتاه و دوست داشتنی برگزار کنید. اگر به توضیح بیشتری درباره‌ی هر یک از موارد نیاز دارید، جلسه‌ی دیگری تشکیل دهید. هیچ فردی از جلسات کوتاه که همه در آن به اهداف‌شان می‌رسند واهمه‌ای ندارد.

۴. فضای جلسات را مثبت نگه‌دارید.

اجازه ندهید به جلسات‌تان به نشست‌های گله و شکایت تبدیل شود. در اولین جلسه استانداردهایی برای مثبت باقی ماندن جلسات تعیین کنید و به این اصول پایبند باشید. اگر مشکلی وجود داشت، برای حل آن به رویکرد تیمی رجوع کنید، و بر گام بعدی برای حل مشکل فکر کنید نه شکایت کردن از مشکل.

۵. برای هر بخش جلسه یک نفر را مسئول داده‌ها کنید.

افراد را در جلسات سهیم کنید، خواه گزارش دپارتمان‌شان باشد، یا یک ایده‌ی جدید، فرقی نمی‌کند. با این کار این احساس به آن‌ها دست می‌دهد که در این تیم نقش دارند. به جای این‌که برای‌شان سخنرانی شود، می‌توانند اطلاعاتی را که از نظر آن‌ها مهم است به بحث بگذارند.

۶.برای داشتن جلسه موفق مکان جلسات را تغییر دهید.

شاید برای شما هم این موضوع اتفاق افتاده باشد که در دوران مدرسه بعضی مواقع معلم کلاس را در حیاط یا در فضای سبز برگزار می‌کرد. هیچ دلیلی وجود ندارد که نتوانید مکان برگزاری جلسات را تغییر دهید. یک هفته جلسه را در سالن کنفرانس برگزار کنید و هفته‌ی بعد در تریای محل کار و بعد از آن در یک کافی‌شاپ. اگر نمی‌توانید مکان را تغییر دهید، می‌توانید با تخصیص دادن یک صندلی خاص برای هر فرد و تغییر آن در جلسه‌ی بعد، تنوع ایجاد کنید. افراد تمایل دارند هر هفته در یک جای مشخص و در کنار همان آدم قبلی بنشینند. افراد را تشویق کنید جای‌شان را تغییر دهند و در کنار کسی بنشینند که معمولا این کار را نمی‌کردند.

۷. تمام حواس‌پرت کن‌های بیرون را حذف کنید.

یک قانون “ورود تلفن همراه ممنوع” تنظیم کنید و به آن پایبند باشید. افراد در زمان ارسال پیام نمی‌توانند بر کارهای‌شان تمرکز کنند، و وقتی دیگران نیز برای آن‌ها پیام ارسال می‌کنند باز هم نمی‌توانند بر کارهای‌شان متمرکز باشند. وقتی این عوامل حواس‌پرت‌کنی را حذف کنید دیگر نیازی به تکرار کردن صحبت‌های‌تان نیست.

۸. خبرهای خوب را به یکدیگر به اشتراک بگذارید.

در پایان هر جلسه، از یک داوطلب بخواهید چند خبر خوش را با گروه درمیان بگذارد. آن‌گاه جلسه را تمام کنید و افراد را بر سر کارهای‌شان برگردانید. آن‌ها با یک حس خوب روزشان را شروع خواهند کرد.

این گام‌ها ی ساده را به یاد داشته‌باشید. و از یک نرم افزار مدیریت جلسات مناسب استفاده کنید، خواهید دید افراد چگونه انتظار می کشند تا جلسه‌ی بعد فرا برسد و اگر جلسه‌ای درکار نباشد دل‌شان برای جلسات تنگ خواهد شد. تیم شما همبستگی بهتری پیدا خواهد کرد و نتایج مثبت‌تری را هم در جلسات و هم در کسب و کارتان شاهد خواهید بود.