سیستم‌سازی چیست؟

سیستم‌سازی یا «سیستم‌سازی کسب‌ و‌ کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌ و‌ کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. سیستم‌سازی علمی است که به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌ و‌ کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.

تعریف سیستم

سیستم مجموعه‌ای از عناصر به‌ هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. کسب‌و‌کار هم یک سیستم است و مجموعه‌ای است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند.

سیستم کسب‌و‌کار شامل مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسب‌و‌کار سودی است که ایجاد می‌کند.

اجزای سیستم کسب‌و‌کار

افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تامین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسب‌و‌کار ما اثرگذار هستند.

اسناد: منظور از اسناد، چشم‌انداز، ماموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرایندهای کسب‌و‌کار توضیح داده شده است.

ابزار: بخش مهمی از سیستم کسب‌و‌کار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسب‌و‌کار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسب‌و‌کار ما هستند

تعریف علمی سیستم‌سازی

سیستم‌سازی ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم برای کارکرد بهتر است. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آن‌ها بتواند کسب‌و‌کار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.

نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسب‌و‌کار دارید. یعنی کارمندانی دارید. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است! موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشد.

۳ دلیل کلیدی برای پرداختن به سیستم‌سازی

۱. آزادتر شدن وقت مدیر

اگر سیستم‌سازی را به درستی انجام دهید، به‌عنوان مدیر لازم نیست در تمام جزئیات و تصمیم‌‌گیری‌های کوچک نقش داشته باشید. وقت شما آزادتر می‌شود و می‌توانید به اندازه کافی به تفریح و استراحت بپردازید که همین موضوع باعث افزایش عملکرد شما در محل کار می‌شود.

۲. پرداختن به کارهای مدیریتی

اغلب مدیران در محل کار، کارهای یک مدیر را انجام نمی‌دهند. آن‌ها در بهترین حالت یک کارمند خوب هستند و کارهایی را انجام می‌دهند که از عهده یک کارمند خوب به راحتی برمی‌آید. کارهایی مانند حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست.

کارهای کلیدی یک مدیر مواردی مثل استخدام، اخراج، انگیزش کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و … هستند. اگر سیستم‌سازی نکنید هیچ‌گاه فرصت کافی نخواهید داشت تا به کارهای واقعی یک مدیر بپردازید!

۳. رشد کسب‌ و‌ کار

اگر به سیستم‌سازی نپردازید، رشد کسب‌و‌کار شما بسیار محدود خواهد بود و در نقطه‌ای متوقف می‌شود. موضوعی که خیلی از مدیران به آن توجه ندارند، کار در مقیاس بزرگ است. هر کاری اگر در مقیاسی بزرگ انجام شود نیاز به سیستم‌سازی دارد.

فرض کنید، می‌خواهید خدمات پس از فروش شما عالی باشد. اگر فقط ۵ مشتری دارید، این کار بسیار ساده است و یک کارمند باهوش به‌راحتی می‌تواند به این ۵ نفر خدماتی عالی ارائه بدهد. اگر کسب‌و‌کار شما ۵۰۰ یا حتی ۵۰۰۰۰ مشتری داشته باشد، دیگر امکان‌پذیر نیست که صرفا با نیروی انسانی باهوش کار را پیش ببرید. شما به سیستمی نیاز دارید که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار و برنامه‌ریزی دقیق است تا بتوانید به چند هزار نفر خدمات بدهید.

اگر همین الان به سیستم‌سازی نپردازید، کسب‌ و‌ کار شما قابلیت رشد نامحدود نخواهد داشت و پس از مدتی متوقف خواهید شد!

تنظیم:ژان بقوسیان