۱۰ نکته مهم برای مدیریت زمان

چطور یک رهبر کسب‌وکار می‌تواند در مدیریت زمان موفق باشد؟

مدیریت زمان یک دغدغه بزرگ برای مدیران حرفه‌ای است و قطعا باید این‌چنین باشد. هر روز صدها علت مختلف وجود دارد که باعث وقفه در مسیر موفقیت کسب‌وکار شما می‌شود.

هیچ راه میان‌بری برای مدیریت بهتر زمان در کسب‌وکار وجود ندارد اما حقیقت این است که توفیق در این راه به نگرش شما به کسب‌وکارتان و عادت‌های که در آن ایجاد می کنید بر‌می‌گردد.

در ادامه به بررسی ده استراتژی که به افزایش بازدهی شما به عنوان مدیر کمک می‌کند خواهیم پرداخت.

۱- ابتدا درک کنید که چرا می‌خواهید زمان را مدیریت کنید.

خوب است اول به این دو سوال پاسخ دهید:

• چرا می‌خواهید مدیریت زمان کنید؟
• یک استراتژی مدیریت زمان چه کمکی به شما برای رسیدن به اهدافتان خواهد کرد؟

قبل از اتخاذ هر رویکرد جدیدی، نحوه استفاده از زمان خود را در حال حاضر و میزان اتلاف آن را تجزیه و تحلیل کنید.

۲- اهداف خود را بنویسید و آنها را پیش روی خود داشته باشید.

همانطور که روز می گذرد و شما شلوغ تر و شلوغ تر می‌شوید، به راحتی حواس شما پرت می‌شود. قبل از اینکه متوجه شوید، روز به نیمه رسیده است و شما هیچ یک از امور مهم خود را پیگیری نکرده‌اید. نوشتن کارهای روزانه به شما کمک می‌کند که پس از هر حواس پرتی دوباره متمرکز شوید.

۳- بیشتر وقت خود را صرف مواردی کنید که به اهداف شما منجر می‌شود.

زمان شما بینهایت نیست پس قبل از اینکه یک جلسه را برنامه ریزی کنید یا با یک پروژه موافقت کنید، از خود بپرسید که آیا این کار به شما کمک می‌کند تا پیشرفتی داشته باشید یا خیر. اگر پاسخ منفی است، آن را رد کنید. مدیران موفق بهترین زمان‌های خود را به بهترین کارهای خود اختصاص می‌دهند.

۴- حواس‌پرتی را متوقف کنید.

این جلسات بزرگ نیستند که وقت شما را به خطر می‌اندازند بلکه درخواست‌های کوچک پنج و ده دقیقه‌ای برای "یک گپ سریع" هستند که بهره‌وری شما را از بین می‌برند. این گپ‌ها را به حداقل برسانید. چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌های خود را به زمان‌های خاص و کوتاه محدود کنید.

۵- صندلی جلوی میز خود را بردارید.

صندلی‌های اضافه در اتاق افراد را تشویق ‌می‌کند تا بیشتر بنشینند و بیشتر زمان شما را بگیرند. چیزی که یک سوال ساده است می‌تواند به یک مکالمه بیهوده یک ساعته تبدیل شود.

صندلی‌ها را تا حد امکان از دور میز خود حذف کنید تا افراد سوالات خود را ایستاده و سریع بپرسند و سریعا از کنار میز شما دور شوند.

۶- به افراد پرحرف بگویید که فقط ۹ دقیقه فرصت دارید.

این یک عدد خاص است و افراد فکر می‌کنند شما واقعا زمان ندارید. "چند دقیقه" خیلی مبهم است و "پنج دقیقه" بی معنی است، درست مانند زمانی که می گویند "فقط چند ثانیه وقتتان را خواهند گرفت". ساعت خود را نگاه کنید و وقتی نه دقیقه تمام شد واقعا عذرخواهی کنید و بروید.

۷- وقتی زمان پایان جلسه فرا رسید، جلسه را ترک کنید.

بپذیرید که گاهی اوقات جلسات بدون دلیل ادامه می‌یابد. آنقدر وسواس زمان نداشته باشید که جلسه را نیمه تمام رها کنید اما زمانی که جلسه به محفل گپ‌های بیهوده تبدیل شد، از بلند شدن و ترک مؤدبانه آن نترسید.

۸- هرگز در جلسه به ایمیل‌، پیام‌ و تماس‌های خود پاسخ ندهید.

شما باید در جایی که هستید تمام تمرکز خود را بگذارید و توجه کامل خود را به کسب‌وکار بدهید. نه اینکه این توجه از سر ادب باشد نه، بلکه در جلسات اطلاعات مهمی ارائه می‌شود که از دست دادن آن‌ها در آینده باعث کاهش سرعت شما خواهد شد. برای غلبه بر این موضوع تلفن خود را در کشوی میز خود بگذارید و تا پایان جلسه آن را چک نکنید.

۹- تمام ایمیل‌ها و پیام‌های خود را تا پایان روز بررسی کنید و پاسخ دهید.

با پاسخ به تمام پیام‌ها در پایان روز یک صندوق ورودی تمیز خواهید داشت و می‌توانید با این احساس رضایت‌بخش به خانه برگردید که هیچ کاری برای روز بعد نمانده است. این کار به همکاران شما هم این پیغام را می‌دهد که شما پیگیر امور خود هستید و نیازی به پیگیری مجدد از شما نخواهند داشت.

۱۰- تقویم کاری خود را بسازید.

نظم و انضباط کلید همه چیزاست. روز خود را بی دلیل و به قیمت راضی نگه داشتن دیگران شلوغ نکنید. قرار نیست به همه کمک کنید تا به اهدافشان برسند و در پایان روز به هیچ کدام از کارهای خودتان نرسیده باشید. حمایت کردن ازدیگران مهم است اما از آن مهم‌تر احساس مسئولیت صحیح است.

برای خود یک تقویم کاری بسازید و با استفاده از یک اپلیکیشن مدیریت زمان از روز خود بهترین نتایج را بگیرید تا در رسیدن به اهداف خود پیش‌قدم باشید.

اگر این مقاله برای شما مفید بود، آن را با دیگران نیز به اشتراک بگذارید.