۱۵ مهارت مهم برای مدیریت پروژه

فرقی ندارد پروژه‌‌ای که به شما محول می‌شود بزرگ باشد یا کوچک، هر پروژه‌ای برای دستیابی به نتایج مثبت به مدیریت یکپارچه و اصولی احتیاج دارد. امروزه با بکارگیری نرم افزار مدیریت پروژه، کار تیم‌های مرتبط بیش از پیش ساده شده است چرا که تمامی امور به صورت خودکار (اتوماسیون شده) پیش می‌روند و جابجایی داده‌های مهم با سرعت بیشتری انجام می‌شود.

۱۵ مهارت لازم برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق

در این بخش از مطلب شما را با ۱۵ مهارت لازم برای مدیریت پروژه آشنا می‌کنیم تا شما هم به یکی از مدیران موفق در زمینه کسب‌وکار خود تبدیل شوید. پیش از هر کاری، بهتر است از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید تا در زمان، انرژی و هزینه‌های جاری خود صرفه‌جویی کنید.

۱- مهارت ارتباطی

یک مدیر پروژه موفق باید مهارت لازم در برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم و مشتریان را داشته باشد. چنین مهارتی به مدیران کمک می‌کند تا دیدگاه، اهداف، ایده‌ها و مسائل مربوط به پروژه را به شکل تاثیرگذارتری به دیگران منتقل کنند.

۲- مهارت رهبری پروژه

مدیران باید به عنوان یک رهبر، بر تمامی ابعاد پروژه نظارت کامل داشته باشند و نقشه راهی برای سایر اعضا تعریف کنند. مدیریتی که فاقد چنین مهارتی باشد، بزرگ‌ترین بودجه‌ها را یک شبه به باد خواهد داد و هرگز به نتایج مطلوب دست پیدا نخواهد کرد.

۳- مهارت در مدیریت اعضا

مهارت در مدیریت تیم شامل رسیدگی به خواسته‌ها، ارزیابی عملکردهای تک تک اعضا، هدفمند کردن بودجه و در نهایت رسیدن به نقطه پایانی است. مدیریت صحیح اعضای یک تیم باعث می‌شود آنها در یک جهت حرکت کنند و اهداف شخصی‌شان را با اهداف کلی‌تر سازمان هماهنگ کنند.

۴- مهارت مذاکره

برای تامین بهترین مواد اولیه، جذب حداکثری مشتریان و بهترین همکاران، شما باید به روی مهارت مذاکره خود کار کنید. حتی در مواقعی که بین افراد پروژه درگیری به وجود می‌آید، این شما هستید که با تکیه بر مهارت مذاکره باید به آن پایان داده و همه را در راستای اهداف پروژه قرار دهید.

۵- مهارت سازماندهی

به منظور پیشبرد روندها و تطبیق آنها با اهداف پروژه، مدیران پروژه باید از مهارت سازماندهی بالایی برخوردار باشند. اولویت‌بندی کارها، تقسیم‌بندی وظایف، و مستندسازی از جمله بخش‌هایی هستند که نیاز به مهارت سازماندهی دارند.

۶- مهارت مدیریت ریسک

ریسک‌ها (مخاطرات) جزء جدایی‌ناپذیر هر پروژه‌ای است، لذا مدیر پروژه باید تجربه و مهارت لازم در تعیین دقیق اشتباهات و اجرای استراتژی‌ها با ریسک کمتر را داشته باشد. یکی از ابزارهایی که در این راستا کمک می‌کند، استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه است که به شما این امکان را می‌دهد تا ریسک‌های بالقوه را با توسعه استراتژی‌های مختلف تجزیه‌و‌تحلیل کنید.

۷- مهارت مدیریت زمان

در طول انجام پروژه، گاهی ممکن است برخی از مسائل با تاخیر انجام شوند که روند کل پروژه را با مشکل روبه‌رو می‌کنند. پایبندی به جدول زمان‌بندی هنری است که به مهارت مدیریت زمان احتیاج دارد. مدیر پروژه در هر صورت باید به جدول زمانی پایبند باشد و نگذارد تاخیرهای مداوم باعث کندی انجام پروژه شود.

۸- مهارت مدیریت بودجه

یکی از کلیدی‌تری مسئولیت‌هایی که به گردن مدیر پروژه است، مدیریت بودجه‌ای است که به او واگذار شده. مدیریت صحیح بودجه رابطه مستقیمی با تجربه کافی مدیر دارد، چرا که در طول زمان مهارت مدیریت بودجه به دست خواهد آمد. هرچند امروزه با کمک نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، خیلی راحت می‌توان هزینه‌ها را ردیابی کرد و جلوی مخارج اضافی را گرفت.

۹- مهارت حل مسئله

مدیر موفق کسی است که دائما در حال جمع‌آوری اطلاعات کلیدی، سنجش جوانب مثبت و منفی پروژه برای تدوین بهترین راه حل می‌باشد. مهارت حل مسئله مدیران این امکان را به وجود می‌آورد که هیچ مشکلی نتواند مانع از پیشرفت پروژه شود.

۱۰- مهارت القا کردن انگیزه

یک مدیر باید از مهارت‌های انگیزشی بالایی برخوردار باشد تا تیم‌های درگیر پروژه با رضایت کامل به وظایف خود عمل کنند. تلاش برای ایجاد یک محیط گرم و کارآمد، استفاده از استراتژی‌های پاداشی، تمجید از افرادی که خود را وقف پروژه کرده‌اند و غیره می‌توانند برای ایجاد انگیزه مثمرثمر واقع شوند.

۱۱- مهارت گزارش‌نویسی

هرگاه پروژه‌ای با مشکلی روبه‌رو شود، گزارش‌های تهیه شده از سوی مدیریت اهمیت دو چندانی پیدا می‌کنند، لذا یکی دیگر از مهارت‌های لازم برای مدیریت صحیح پروژه، داشتن دانش لازم در گزارش‌نویسی است. برای هماهنگی هرچه بهتر مدیران با مشتریان و اعضای تیم، تهیه گزارشات دقیق توسط مدیر پروژه بسیار حیاتی است.

۱۲- مهارت مدیریت تعارض

مدیریت تعارض، رویکردی است که در آن برای حل مشکلات تلاش می‌شود تا نتایج مخرب به حداقل و نتایج سودمند به حداکثر برسد. مهارت مدیریت تعارض توسط مدیر پروژه می‌تواند از طریق گفت‌وگو، مذاکره و تفکر خلاق صورت بگیرد.

۱۳- مهارت استفاده از سیاست‌های مختلف

برای تکمیل شدن یک پروژه، مدیر باید با تکیه بر دانش خود از سیاست‌گذاری‌های مختلف از جمله بهداشت، ایمنی، محیط زیست و غیره، بهترین سیاست‌گذاری‌های مرتبط با کسب‌وکار را پیاده‌سازی کند. مهارت دانش سیاسی به این معناست که با توجه به نیازهای روز، بتوان بهترین رویکردها را اتخاذ کرد.

۱۴- مهارت استفاده از چند روش مدیریتی

یک مدیر کارآمد باید بتواند مطابق با نیازهای پروژه، از چند روش مدیریتی استفاده کند و یکپارچگی را در میان اعضای تیم حفظ کند. قطعا پیش بردن یک پروژه بزرگ تنها با یک روش مدیریتی جوابگو نخواهد بود و مدیران تک بُعدی دیگر کارایی سابق را ندارند. مهارت انعطاف‌پذیری در مدیریت پروژه بیش از پیش اهمیت پیدا کرده و نرم افزارهای مدیریت پروژه در این زمینه به مدیران کمک قابل توجهی خواهند کرد.

۱۵- مهارت بین فردی یا ارتباط با افراد دیگر

مهارت‌های بین فردی شامل توانایی برقراری ارتباط با دیگران هستند و برای مدیر پروژه از ارزش بالایی برخوردار می‎‌باشند. گوش دادن فعال و موثر، مسئولیت‌پذیری، تشویق به کار گروهی و انعطاف‌پذیری از جمله مهم‌ترین مهارت‌های بین فردی است که باید در مسیر تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق کسب کنید.

مدیریت سیستماتیک پروژه با استفاده از نرم‌افزارهای مناسب

همانطور که مشاهده کردید، برای مدیریت یک پروژه به چندین و چند ویژگی و مهارت نیاز است و نبود هر یک از آنها می‌تواند در پیشبرد اهداف‌تان مشکلاتی به وجود بیاورند. امروزه کسب‌وکارهای مختلف و حتی مدیرانی که به صورت انفرادی مشغول به کار هستند، برای مدیریت پروژه‌های ریز و درشت خود از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. با اتوماسیون‌سازی وظایف، یکپارچگی خاصی در بین اعضای تیم برقرار می‌شود تا جایی که نتیجه بدست آمده همانی خواهد شد که شما انتظارش را داشتید.