۶ مهارت لازم برای یک مدیر پروژه کارآمد

مجله هاروارد بیزینس ریویو به‌ صورت اجمالی نقش مدیر پروژه را به این‌صورت تعریف کرده است که او (مدیر پروژه) «... مشکل اصلی را شناسایی و با مشورت با حامیان مالی و سهام‌داران روش برطرف کردن آن مشکل را معین خواهد کرد.

در ادامه اینکه اهداف و محدوده‌ پروژه‌ چه خواهد بود و کدام فعالیت‌ها نتایج مورد نظر را حاصل خواهند کرد را مشخص و برنامه‌ریزی اولیه را انجام می‌دهد. سپس او وظایف پروژه را طرح‌ریزی و زمان‌بندی می‌کند، برنامه اجرایی روزمره را پیش‌بینی می‌کند و سیر پیشرفت پروژه را رصد می‌کند تا بتواند عملکردها را ارزیابی نماید، پروژه را به پایان برساند و آموزه‌های پروژه را توصیف کند».

اساسا، مدیر پروژه مسئول موفقیت یک پروژه است. به همین دلیل است که برای رسیدن به موفقیت، ضروری است که افراد درستی را برای انجام تمام و کمال این نقش انتخاب کنید. در ادامه ۶ مهارت ذکر می‌شود که یک مدیر پروژه کارآمد باید آن‌ها را در فرا بگیرد.

۱. توانایی شناخت تصویر کلی

فرقی نمی‌کند که مدیر پروژه از داخل یا خارج سازمان بیاید، در هر حال آن‌ها باید شناختی درست از تصویر کلی پروژه داشته باشند. آن‌ها باید نقش تک‌تک اجزای پروژه را درک کنند. مدیر پروژه در طی انجام مرحله برنامه‌ریزی اولیه پروژه باید بنیان‌های فکری پروژه را ایجاد کند، تا در انتهای جلسه برنامه‌ریزی اولیه پروژه، مدیران بهتر از هر کس دیگری، نقش به‌هم‌پیوسته تک‌تک اجزای پروژه را درک کنند. با اینکه ممکن است آن‌ها مهارت‌های فنی برای انجام هر جنبه از پروژه را نداشته باشند اما آن‌ها باید هدف و منظور کلی پروژه را درک کنند تا بتوانند سؤالات درستی را از همه اعضای تیم پروژه بپرسند.

۲. توانایی کار در شرایط نامطلوب

داشتن تصویر کلی پروژه مهم است اما، یک مدیر پروژه خوب پیامدهای سطح بالای پروژه را در کنار جزئیات ناخوشایند خواهد دید. مدیران باید به تعادلی در بین این دو برسند. تمرکز افراطی بر هر یک از دو عنصر، کل‌نگر یا جزءنگر، مانعی بر سر راه موفقیت پروژه خواهد بود. شما به فردی نیاز دارید که نسبت به هر دو جنبه شناخت داشته باشد. همه مدیران پروژه کارآمد به برقراری تعادل بین این دو جنبه فکر می‌کنند و قادر هستند تا با هر دو گروه از اعضای تیم که کل‌نگر یا جزءنگر هستند، تعامل خوبی داشته باشند.

۳. مهارت‌های واقعی برای رهبری

با اینکه بسیاری از پروژه‌ها در ذات خود فنی هستند، تعامل قوی و «مهارت‌های عمومی» برای موفقیت مدیریت پروژه ضروری هستند. مدیران پروژه کارآمد در محدوده‌ای از مقررات و شرایط، تعامل سازنده‌ای با انواع شخصیت‌های دخیل در یک پروژه دارند. افرادی که قدرت تعامل بالایی دارند قادر هستند تا سؤالات درستی بپرسند تا این سوالات به تیم کمک کند تا طرح بهتری برای پروژه برنامه‌ریزی کنند.

همچنین، روحیه حمایتگری فوق‌العاده ارزشمند است. حمایت مؤثر از طرف یک مدیر می‌تواند اعضای تیم را به‌سمت موفقیت هدایت کند.

۴. در برگرداندن کارها به مسیر درست خود صبور هستند

همه پروژه‌ها از ابتدا تا انتهای کار بدون مشکل جلو نمی‌روند. در حقیقت، بیشتر اوقات مدیر پروژه به‌عنوان عامل نجات‌بخش وارد پروژه‌هایی می‌شود که پیشرفت خوبی کرده‌اند اما از مسیر خود منحرف شده‌اند. منظورمان از «منحرف شده‌اند» این است که این پروژه‌ها از برنامه زمانی خود خارج شده‌اند و هیچ افق دیدی هم برای برگرداندن آن‌ها به مسیر درست وجود ندارد. شما به‌دنبال کسی هستید که علاوه بر اینکه تشخیص دهد که کارها کی از مسیر اصلی خارج می‌شوند، باید بداند که چگونه با کمی تدبیر و صبر باید کارها را به مسیر اصلی خود برگرداند.

۵. از نه گفتن نمی‌ترسند

گاهی اوقات مدیران پروژه کارآمد می‌دانند که چگونه باید حرف خود را رک و راست بزنند. آن‌ها می‌دانند که چه زمانی نیاز است تا به افراد مختلف در پروژه بگویند که انتظارات آن‌ها غیر واقع ‌بینانه است. اغلب اوقات، شرکت‌ها «بیش از حد پروژه‌سازی می‌کنند». آن‌ها بدون هیچ‌گونه دیدگاه واقعی درباره میزان پیشرفت کنونی پروژه، چندین پروژه را پشت سر هم آغاز می‌کنند و امید غیر واقع‌ بینانه‌‌ای دارند که همه‌ کارها به‌ خوبی پیش خواهد رفت. و همچنین، از آنجایی‌که مدیران پروژه معمولاً از نه گفتن به مدیران بالادستی خود می‌ترسند، به آن‌ها می‌گویند که «سعیم را خواهم کرد» و در نهایت کارشان به شکست می‌انجامد. شما مدیرانی را می‌خواهید که از گفتن حقایق و تأکید بر دغدغه‌های منطقی نترسند، حتی وقتی‌که حقایق زشت و نامطلوب هستند.

۶. در صورت لزوم کار را متوقف می‌کنند

به‌طور مشابه با توانایی «نه» گفتن، گاهی‌اوقات موفق‌ترین پروژه‌ها آن‌هایی هستند که انجامشان نمی‌دهید. به پایان رساندن پروژه‌ای که هزینه‌ و زمان بسیار زیادی برای آن صرف شده است، کار آسانی نیست به‌ویژه وقتی‌ که بر گروهی از افرادی که بخش زیادی از زمان و انرژی خود را پای این پروژه گذاشته‌اند تأثیر بگذارد. بااین‌حال، برخی پروژه‌ها به دلایلی بی‌شمار نباید تکمیل شوند. مدیران پروژه کارآمد این امر را تشخیص می‌دهند و قادر هستند تا اعضای تیم خودشان را قانع سازند که بهتر است وقت خود را صرف انجام وظایف پروژه‌های دیگری کنند که احتمال موفقیت بیشتری دارند.

نقش مدیر پروژه جنبه‌ای اساسی در پروژه‌هایی است که با موفقیت به سرانجام رسیده‌اند.

شاید این عناوین را هم بپسندید...