7 اصل مهم جهت مدیریت بهتر جلسات

تا حالا شده که مدیریت جلسات کاری، فرهنگی یا آموزشی بر عهده‌ی شما باشد؟ اگر تجربه‌ی این کار را دارید حتما می‌دانید که مدیریت جلسات اصلا کار آسانی نیست. وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چُرت می‌زنند و دائما از خودشان می‌پرسند: «پس کِی تموم میشه؟» جلسات کاری ساعت‌های زیادی را در طول روز به خودشان اختصاص می‌دهند؛ اما اغلب کارمندان فکر می‌کنند که این جلسات وقت‌شان را هدر می‌دهند و البته در اغلب مواقع همین‌طور هم هست! اما خب راه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید مدیریت جلسات کاری را به دست بگیرید و از آنها به مؤثرترین شیوه استفاده کنید تا کارمندان‌تان انرژی بگیرند، به وجد بیایند و برای انجام کارشان مشتاق‌تر شوند. این مقاله را بخوانید تا با نکته‌های مؤثری برای مدیریت جلسات آشنا شوید.

۱. هدف‌تان را از برگزاری جلسه مشخص کنید

هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید: «در این جلسه قراره چی به‌دست بیاریم؟» قرار است کادر مدیریت جدید را به آنها معرفی کنید یا خط مشی تازه را با آنها در میان بگذارید؟ می‌خواهید در مورد یکی از مشکلات شرکت با آنها مشورت کنید یا قرار است در مورد یک مسئله‌ی خاص تصمیم‌گیری کنید؟ جلسات سرپایی با هدف‌های مبهم مثل «به‌روز‌رسانی وضعیت» معمولا بازده‌ی خوبی ندارند.

۲. تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان لازم است

وقتی دارید برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر می‌خواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی تأثیر می‌گیرند. اگر قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مسئله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از این مسئله اصلا سر در نمی‌آورند، این جلسه برای‌شان کسل‌کننده می‌شود و وقت‌شان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود.

۳. به برنامه‌ی زمان‌بندی‌تان توجه کنید

همه‌ی مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک برنامه‌ی زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همه‌ی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید.

وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامه‌ی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحه‌ی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روش‌های مدیریت جلسات است، باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود.

۴. موقعیتی فراهم کنید تا همه‌ی افراد اظهارنظر کنند

هیچ چیز به اندازه‌ی زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمی‌کند. اگر دیدید کسی دارد بیش از حد صحبت می‌کند سریعا او را متوقف کنید. بگویید: «از توجه شما خیلی سپاس‌گزاریم اما حالا باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظرات‌شان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم.»

هیچ‌کس استثنا نیست. وقتی قانون‌های مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروه‌تان در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر می‌شود.

۵. جلسه را به موقع شروع و به موقع هم تمامش کنید

وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می‌گذارند.

یک نکته‌ی دیگر در مورد زمان: جلسات‌تان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. ۶۰ دقیقه بیشترین زمانی است که کارمندان حواس‌شان جمع و متمرکز است.

۶. آوردن گوشی و تبلت به جلسه ممنوع!

واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان تبلت یا تلفن همراه هوشمندشان را بیاورند، دیگر کسی به جلسه توجه نمی‌کند و در مباحث آن شرکت نمی‌کند. در عوض ایمیل می‌دهند، در اینترنت می‌چرخند یا اَنگری بِردز (angry birds) بازی می‌کنند و دائما باید تذکر بدهید: «لطفا به من توجه کنید.»

۷. پیگیری کنید

طبیعی است که افراد مختلف بعد از یک جلسه، نظرها و برداشت‌های متفاوتی در مورد مباحث آن داشته باشند. برای اینکه احتمال اشتباه را کاهش بدهید، بعد از جلسه یک ایمیل برای هر کدام از افراد حاضر بفرستید و در آن نکات مهم را مشخص و پررنگ کنید و بگویید که این جلسه چه دستاوردهایی داشته و مسئولیت‌های افراد، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ تحویل کار را به آنها یادآوری کنید. به این ترتیب همه‌ی افراد یک برداشت مشترک خواهند داشت.

جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به خوبی بدانید تا موفق شوید.