اهمیت استفاده از نرم افزار گانت چارت و نمودار شکست پروژه‌ها

در این نوشتار با مزایا و اهمیت نمودار گانت در مدیریت پروژه و میزان مفید بودن آن برای مدیران پروژه آشنا خواهید شد.

بهترین نرم افزار گانت چارت پروژه چه مزایایی دارد

بر‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‎‎‎‎‎‎‎‎‎اساس نظریه امیت جی. رایس اقتصاددان اهل ایالات متحده آمریکا، مدیریت پروژه شباهت زیادی به شعبده بازی دارد. در نظر بگیرید که حفظ تعادل چند توپ به طور همزمان چقدر دشوار است. اگر توپی را از دست بدهید، تعادل بازی از بین می‌رود. شما به طور مداوم بین بسیاری از وظایف، افراد و پروژه‌ها در حال برقراری تعادل و برنامه‌ریزی هستید. هنگامی که یک ضرب‌الاجل از دست می‌رود، کل فرآیند برنامه‌ریزی ممکن است با عواقب فاجعه آمیزی روبرو و به شکست پروژه منجر شود.

به همین دلیل است که داشتن یک دید کامل از برنامه زمان‌بندی پروژه و دانستن اینکه هر کار چه زمانی تکمیل شده و چه کسی روی آن کار می‌کند مفید است. اینجاست که برای مدیران ایرانی نمودار گانت وارد عمل شده و آموزش نرم افزار گانت چارت فارسی حائز اهمیت می‌گردد.

نمودار‌های گانت، نمایش‌های بصری وظایفی هستند که با زمان ترسیم شده‌اند. گانت چارت اطلاعات مهمی مانند اینکه چه کاری به چه فردی محول شده است، مدت زمان کار، فعالیت‌های دارای اولویت و وابستگی را در یک پروژه نشان می‌دهد. نمودار گانت تکمیل هر کار در یک پروژه را با استفاده از جدول زمانی به تصویر می‌کشد. این جدول‌های زمانی نحوه اتصال وظایف مختلف را توضیح می‌‌‌دهند و فعالیت‌ها و پیشرفت یک پروژه را نشان می‌دهند.

نرم افزار های گانت چارت نشان می‌دهند که چگونه کار روی یک پروژه تنها پس از اتمام کار دیگر می‌تواند آغاز شود. مدیران می‌توانند از این داده‌ها برای درک بهتر موانع پروژه و اتخاذ تصمیمات کلیدی در مورد چگونگی پیشبرد پروژه استفاده کنند.

در ابتدایی‌ترین شکل، نمودار گانت جدول زمانی است که چگونگی پیشرفت پروژه در طول فرآیند مدیریت پروژه را نشان می‌دهد. تایم لاین در نمودار گانت برای مدیران کسب‌وکار بسیار حائز اهمیت و موثر بوده و درک بهتری از وضعیت وظایف بهم وابسته و ترتیب انجام آن‌ها ارائه می‌دهد.

مزایای نمودار گانت

برخی از مزایای کلیدی استفاده از نمودار گانت در مدیریت پروژه عبارتند از:

۱. پیگیری فعالیت‌های پروژه راحت‌تر می‌شود

مدیران و اعضای پروژه می‌توانند از نمودار گانت برای پیگیری وظایف و وضعیت کلی کار استفاده کنند. نمودار می‌تواند محدودیت‌ها یا نگرانی‌های بالقوه را نشان دهد و به مدیران و اعضای پروژه اجازه می‌دهد تا تنظیمات مناسب را انجام دهند.

۲. چشم انداز کلی از یک پروژه را ارائه می‌دهد

هم برای افرادی که مستقیماً متعهد هستند و هم برای افرادی که مشارکت کمتری دارند، مانند مدیران اجرایی و سایر ذینفعان، نمودار گانت یک چشم‌انداز کلی از یک پروژه و چارچوب زمانی آن را ارائه می‌دهد.

۳. بهره‌وری را افزایش می‌دهد

دید عالی نمودار گانت به مدیران کمک می‌کند تا روی کارهایی که باید انجام دهند تمرکز کنند. این شفافیت همچنین تضمین می‌کند که همه اعضای تیم در قبال وظایف خود پاسخگو هستند. برنامه‌های پروژه و پیشرفت تیم‌ها را پیگیری کنید و با نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه گزارش‌های دقیق تهیه کنید.

۴. همپوشانی‌ها و وابستگی‌ها را نشان می‌دهد

نمودار گانت نشان می‌دهد که چگونه وظایف در یک پروژه ممکن است تلاقی پیدا کنند. همچنین نشان می‌دهد که چگونه شروع یک کار ممکن است مشروط به تکمیل کار دیگر باشد. این نوع داده‌ها مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا زمان‌بندی کار و تخصیص منابع را به گونه‌ای انجام دهند که مانع پیشرفت پروژه نشود.

۵. ضرب الاجل‌ها و انتظارات واقع بینانه را تعیین می‌کند

نمودار گانت تمام کارهایی را که باید توسط یک تیم برای تکمیل یک پروژه انجام شود فهرست می‌کند. این نمودار همچنین پیوندها و وابستگی‌های بین وظایف مختلف را نشان می‌دهد. ارزیابی واقع‌بینانه از زمان لازم برای اتمام کار با چنین ارتباط بصری منسجمی امکان‌پذیر است. در نتیجه داشتن چنین اطلاعات دقیقی می‌توانید برای هر کار و کل پروژه زمان‌بندی معقولی تعیین کنید.

۶. به اعضای تیم انگیزه می‌دهد

نرم افزار گانت چارت به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا وظایف خود را تجسم کنند و به آنها کمک می‌کند انگیزه خود را برای تکمیل پروژه بالا ببرند. اعضای تیم ممکن است ببینند که پروژه چگونه پیشرفت می‌کند و سایر اعضای تیم چگونه نقش خود را انجام می‌دهند.

۷. همه اعضای تیم را در یک راستا قرار می‌دهد

زمانی که همه اعضای تیم ( حتی اعضای دورکار ) به اطلاعات یکسان دسترسی ساده داشته باشند، تمام فعالیت‌های یک پروژه در یک راستا باقی می‌مانند. همه از این نمودار سود می‌برند زیرا ارتباطات و کار گروهی بهبود پیدا می‌کند.

نرم افزار گانت چارت فارسی تا چه اندازه برای مدیران پروژه مفید است؟

شما به عنوان مدیر پروژه می‌توانيد با کمک نرم افزارهای گانت چارت کارهای زیر را انجام دهید:

• تعیین کنید که چه زمانی وظایف باید انجام شوند و چه افرادی مسئول وابستگی‌ها هستند.
• تیم خود را در مورد پیشرفت‌ها و تغییرات به روز نگه دارید و نیاز به گزارش‌های وضعیت و جلسات مکرر را کاهش دهید.
• مسیر دقیق یک پروژه را برای تعیین حیاتی‌ترین وظایفی که باید به موقع انجام شوند، کشف نموده و از شکست پروژه جلوگیری کنید.
• کارهای پیچیده را با تقسیم کردن آنها به قطعات کوچکتر و قابل انجام در یک جدول زمانی بصری ساده سازی کنید.
• جدول زمانی برنامه‌ریزی شده و واقعی را پیگیری و مقایسه کنید و مطمئن شوید که برنامه واقع‌بینانه و قابل دستیابی است.
• منابع را در بین وظایف مختلف همزمان بین پروژه تقسیم کنید و افراد مناسب را به حساس‌ترین فعالیت‌ها اختصاص دهید.
• وظایفی را که سررسید شده‌اند شناسایی کنید و اقدامات پیشگیرانه برای جلوگیری از مشکلات را انجام دهید.

هنگامی که تیم شما در حال تکمیل پروژه‌ای است که به افراد زیادی برای تکمیل نیاز دارد، بهتر است از نرم افزار گانت چارت پروژه استفاده کنید. همچنین در مواردی که می‌خواهید یک نمای کلی از پروژه را مشاهده نمایید نمودار گانت یک ابزار کاملا کاربردی خواهد بود.

میزیتو، بهترین نرم افزار مدیریت پروژه دارای گانت چارت با تقویم شمسی