مدیریت چرخه حیات قراردادی

تمام چیزها در دنیای ما دارای چرخه حیات هستند و آنچه ازلی و مانگار است فقط ذات باری تعالی است، این چرخه حیات را می‌توان برای همه چیز متصور بود و به یقین می‌توان گفت استثنائی برای آن وجود ندارد.

قراردادهای حقوقی نیز از این امر مستثنی نیستند و می‌توان برای آنها نیز چرخه حیات قراردادی در نظر گرفت.

چرخه حیات قراردادی مدت زمان و فرآیندهایی است که به واسطه آن می‌توان یک قرارداد را از زمان انعقاد تا اختتام زیر نظر داشت و جنبه‌های مختلف آن را مورد بررسی و پیگیری قرار دارد، در واقع CLM خواهر خوانده PCM یا همان مدیریت دعاوی پروژه است که از منظری دیگر به قرارداد مینگرد.

چرخه حیات قراردادی دارای ۹ سرفصل است که در صورت شناخت این سر فصل‌ها می‌توان در خصوص ایجاد و اختتام یک قرارداد به نحو صحیح‌تری تصمیم گیری نمود.

  • درخواست قرارداد

برای ایجاد یک قراراد نخستین گام درخواست تدوین چنین سندی است، سند قرارداد معمولاً از جمیع اسنادی چون توافق‌نامه‌ها، تفاهم‌نامه‌ها، صورت‌جلسات و توافقات به دست می‌آید، که تمام این اسناد به عنوان اسناد ضمیمه قرارداد مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌تواند برای موارد گوناگونی من جمله تفسیر قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.

  • مرور کردن و تعیین خطوط قرمز

مرور کردن خواسته‌ها و تعیین خط مشی و خطوط قرمز قراردادی جزء مواردی است که ما آنرا به عنوان قسمت سخت قرارداد محسوب می‌نماییم، باید دانست هر قرارداد دارای ارکانی است و همچنین قسمت‌های سخت و نرمی را به خود اختصاص می‌دهد. لذا تعیین خطوط قرمز هر قراردادی جزء ارکان محسوب شده و می توان آن را جزء قسمت سخت قرارداد بر شمرد که عبور از این خطوط می‌تواند حیات قرارداد را با مخاطره رو برو نماید.

  • تصویب

هر قرارداد پس از تدوین می‌بایست فرآیندهایی را برای تصویب طی نماید، از آن جمله، تطبیق قرارداد با قوانین و آیین نامه‌های موجود و احیاناً مجوزات و تاییدات صادره از بالاترین مقامات سازمانی و تایید کنندگان و مدیران مربوطه است، پس از طی این فرآیندها، قرارداد می‌تواند به امضا و تصویب اشخاص صلاحیت دار قانونی رسانده شود.

  • اجرا

اجرای قراردادها و تاییدات ناظر قرارداد یا مدیر پروژه، تایید انجام تعهدات قراردادی و مانند آن نیز جز‌ء مواردی است که باید در روند اجرا مورد تاکید قرار گیرد، معمولاً بخش عمده ای از این مسائل توسط PCM مورد کاوش و رصد قرار می‌گیرد و ابلاغ‌ها و نامه‌های مربوطه برای اجرایی شدن قرارداد صادر و ابلاغ می‌گردد.

  • ذخیره سازی

پس از تصویب و اجرای قرارداد، باید یک نسخه از قرارداد در محل‌های مربوطه به فراخور موضوع سازمان ذخیره سازی گردد و یا دسترسی های ‌لازم برای مراجعه مکرر به قرارداد برای ذی‌نفعان سازمانی مهیا شود، این امر برای حفاظت از حقوق متصوره و تطابق با قراردادهای دیگر و همچنین پیگیری اجرای تعهدات قراردادی و تصفیه حسابهای مالی امری لازم بلکه واجب است.

  • مدیریت اسناد

مدیریت اسناد تولید و تبادل شده مرتبط با قرارداد حی، نیز از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، وجود اتوماسیون‌های اداری می‌تواند نقشی بی‌بدیل را در این رابطه اجرا نماید، همچنین مدیریت اسناد مرتبط با قراردادها به عنوان ضمائم قرارداد محسوب شده و از منظر قانونی دارای ارزش استنادی می‌باشند.

  • جستجو و بازیابی

در چرخه حیات قراردادی توجه به پیشرفت و نوآوری‌های بشری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، لذا معمولا برای تمدید یک قرارداد و یا اجرای برخی از تعهدات می‌توان همواره از روش‌های نوینی استفاده نمود و یا در برخی موارد مسائلی را از چرخه قراردادی خارج و یا مسائلی را به آن اضافه کرد. این وظیفه سنگین معمولا بر عهده قسمت R&D سازمان‌ها است.

  • ممیزی و گزارش

ممیزی نمودن قرارداد و تدوین گزارش های پیشرفت، ارائه پیشنهادات و یا نقد کردن برخی از فرآیندهای قراردای می‌تواند به چابکی ساختار قراردادی کمک ویژه‌ای نماید، معمولاً از دل این گزارشات است که می‌توان قراردادهایی بهتر و کاراتر را تدوین و اجرایی نمود و یا متمم‌های لازم را برای قراردادهای در حال اجرا تهیه و منعقد کرد.

  • تمدید / تعیین وضعیت

پایان هر قرارداد را می‌توان با تمدید کردن و یا اختتام قهری و یا قراردادی متصور بود این نقطه دقیقاً همان نقطه است که می‌تواند دوره چرخه یک قرارداد را باز طراحی و یا یه حرکت آن پایان دهد، این امر زمانی متصور خواهد بود که مسائل ۸ گانه بالا به طور دقیق به کار گرفته شوند و روندی طی شود که نتیجه آن امکان اخذ تصمیم گیری صحیح برای حیات قرارداد باشد.