اصول تشکیل پرونده پرسنلی

پرونده پرسنلی یکی از مهترین ارکان واحد های اداری سازمان ها هستند. در این نوشته اصولی را بیان می کنیم که رعایت آن باعث می شود تا تشکیل و نگهداری پرونده های پرسنلی نظامی استاندارد داشته باشد.

البته امروزه نگهداری پرونده پرسنلی به صورت الکترونیکی هم مرسوم شده است ولی حتما باید نسخه های فیزیکی پرونده ها در محل مخصوصی بایگانی شود.

خلاصه پرونده و چک لیست

در ابتدای هر پرونده پرسنلی باید برگه ای طراحی و نصب شود که با یک نگاه بتوانیم اطلاعات ضروری فرد را ببینیم و نیاز نباشد در هر مراجعه کل پرونده فرد را بگردیم. این اطلاعات با توجه به نوع سازمان متفاوت است، به طور مثال می تواند شامل نام و نام خانوادگی، سمت، شماره تماس باشد.

همین طور یک چک لیست باید در این قسمت قرار گیرد تا افرادی که متصدی تشکیل پرونده هستند پس از تمکیل پرونده در این برگه خلاصه ای را تهیه کنند تا با یک نگاه دیده شود چه مواردی در پرونده کسری وجود دارد. وجود این چک لیست برای پیگیری نواقص بسیار اهمیت دارد.

چیدمان مدارک

برای اینکه در زمان نیاز بتوانیم به مدارک مورد نیاز در پرونده افراد به سهولت دسترسی داشته باشیم لازم است مدارک در تمامی پرونده ها با ترتیب استاندارد مشخصی قرار گیرد. این ترتیب یکبار در واحد اداری سازمان تهیه و مورد تایید قرار می گیرد و پس از آن تمامی پرونده ها بر این اساس تشکیل و مرتب می شود.

به عنوان مثال قرار گیری مدارک از اولین برگه می تواند به این ترتیب باشد: کپی شناسنامه، کپی کارت ملی، کپی پایان خدمت، کپی مدرک تحصیلی و …

مدارک شناسایی

اولین مدارکی که از فرد باید اخذ شود موارک شناسایی ایشان و در صورتی که متاهل باشند مدارک مربوط به خانواده ایشان است. مدارک شناسایی که باید در پرونده نگهداری شود عبارتند از:

همچنین بخوانید برنامه های رفاهی کارکنان

کپی تمام صفحات، کپی کارت ملی، کپی شناسنامه و کپی صفحه اول و دوم شناسنامه همسر (برای متاهلین)، کپی شناسنامه و کپی صفحه اول شناسنامه فرزندان (برای متاهلین)، کارت پایان خدمت یا معافیت از خدمت، عکس ۴*۳. لازم به ذکر است کلیه این موارد باید با اصل مدارک مطابقت داده شود.

وثیقه های پرسنل

باید وثیقه هایی که از پرسنل برای تضمین حسن انجام کار دریافت می شود در محلی مناسب و امن نگهداری شود و کد پرونده پرسنلی را هم به شکلی روی وثیقه ها ذکر کنیم. این وثیقه ها باید متناسب با میزان حساسیت سمت فرد باشد که میزان این وثیقه ها از آیین نامه استخدامی سازمان استخراج می شود.

لیست اموال تحویلی

در ابتدای شروع کار پرسنل در سازمان و یا در ادامه سنوات کاری پرسنل، متناسب با نوع شغل افراد، یک سری ابزار و لوازم و تجهیزات به ایشان تحویل داده می شود که فردی با عنوان امین اموال این موارد را در لیستی ثبت می کند و از پرسنل امضاء می گیرد. یک نسخه از این لیست باید در پرونده پرسنلی فرد قرار گیرد.

سوابق تحصیلی و آموزشی

کارشناسان منابع انسانی سازمان، علاوه بر مدرک تحصیلی باید سوابق آموزشی، مدرک دوره هایی که فرد خارج از سازمان گذرانده و همین طور آموزش هایی که در سازمان برگزار شده و ایشان حضور داشته است را در پرونده پرسنلی افراد نگهداری نمایند.

ارزیابی پرونده های پرسنلی

بر اساس زمان بندی هایی که در سازمان مشخص می شود یک تیم ارزیاب چند پرونده های پرسنلی تشکیل شده را به صورت انتخاب تصادفی بررسی می کنند. معیار های ارزیابی مواردی است که در بالا ذکر شد و تیم ارزیابی می تواند متشکل از این افراد باشد: مدیر منابع انسانی، معاونت پشتیبانی، مسئول امور اداری و در مواردی حتی خود مدیریت عامل سازمان.

در انتها مجددا متذکر می شویم مدارک موجود در پرونده پرسنلی به تناسب نوع سازمان و به تشخیص مدیران دارای تفاوتهایی هست ولی یک نمونه از فرم مدارک مورد نیاز تشکیل پرونده و چک لیست پرونده پرسنلی برای نمونه در این صفحه قرار می دهیم. به امید آنکه سازمان ها در نگهداری پرونده های پرسنلی به اثر بخشی افزون تر برسند.

ماموریت هلدینگ آموزشی یک باور کمک به اجرای همه موارد لازم برای اداره و توسعه یک کسب و کار کوچک است .اگر یک کسب و کار دارید و می‌خواهید آن را توسعه دهید حتما سایر مطالب آموزشی سایت ما را هم ملاحظه بفرمایید.