سیستم‌ سازی فردی چیست؟

همیشه زمانی که صحبت از سیستم‌ سازی می‌شود همه به یاد سیستم‌ سازی کسب و کار و کارهای نسبتا پیچیده مربوط به آن می‌افتند ولی سیستم‌ سازی را می‌توانیم در لحظه لحظه زندگی خودمان پیاده کنیم و در سطح فردی هم از آن استفاده ببریم. در حقیقت سیستم سازی فردی یک نگرش است که می‌تواند بهره‌وری ما را چند برابر کند.

یک تعریف خوب در کتاب رازهای بهره‌وری شخصی دیدم که عینا اینجا می‌آورم: “سیستم سازی فردی یک متدولوژی برنامه‌ریزی کارهای شخصی و حرفه‌ای، برای مدیریت و کنترل تعهدات، وظایف، ارتباطات، اطلاعات‌ و تمام انواع جزئیات لازم برای زندگی است.

حالا ساده‌تر بگم. همه ما در زندگی کارهایی داریم و با اطلاعاتی سر و کار داریم که ذهن ما قادر به ثبت و ضبط آنها نیست یا اگر هم باشد هم احتمال خطا زیاد می‌شود و هم بار اضافه به ذهن وارد می‌شود. پس تلاش می‌کنیم کاری کنیم که خیلی از کارها اتوماتیک انجام شود. در این نوشته می‌خواهم با مثال‌های ملموس، فایده سیستم‌ سازی فردی را توضیح بدهم.

یادداشت‌های سیستمی

حتما برای شما هم پیش آمده که در یک جلسه کاری یک یادداشت نوشته‌اید و مثلا دو ماه بعد که نیاز به این یادداشت دارید آن را پیدا نکرده‌اید؟ یک راه حل این است که بگوییم خب ایراد نداره و از اول آن را تهیه می‌کنم ولی دو مشکل اینجا وجود دارد، یکی اینکه ممکنه جزییات موارد مطرح شده را یادمان نباشد و دوم اینکه زمان ما اتلاف می‌شود.

راهکار سیستمی اینه که برای نوشته‌های خودمان یک جای مشخص تهیه کنیم. این محل می‌تواند یک جای فیزیکی باشد به این شکل که تصمیم بگیریم هر زمان برگه یادداشتی داریم آن را در یک محل مشخص (مثلا یک کشوی خاص یا یک زونکن خاص) قرار بدهیم و دقت کنیم که بر اساس یک ترتیبی قرار بگیرد که بعدا هم قابل جستجو باشد.

راهکار دوم اینه که همه نوشته‌های خودمان را در یک نرم افزار قرار بدهیم. حتی اگر این نوشته روی یک برگه است می‌توانیم با رفتن یک عکس با موبایل خودمان به راحتی آن را در محل مخصوص خودش قرار بدهیم. البته برای اینکار نرم افزارهای زیادی وجود دارد ولی انتخاب همیشگی من نرم افزار وان‌نوت مایکروسافت است که خودم به شخصه سالهاست که با آن زندگی می کنم. در این جا می‌خواهم اولین قانون سیستم سازی را بگویم.

قانون اول: “هر چیزی (وسایل، نوشته‌ها، فایل‌ها و …) فقط و فقط یک جای مشخص و از پیش تعیین شده دارد.”

در حقیقت این همان تعریفی است که از نظم بیان می‌شود و شاید بگویید این که خیلی واضح هست ولی همین قانون ساده می‌تواند زندگی شما را متحول کند. به این فکر کنید که در رایانه شخصی خودتان به دنبال یک فایل هستید، مثلا فایل توضیحات یکی از محصولاتتان که چند ماهی است مشتری نداشته و الان مشتری برای آن پیدا شده است. اگر تمام فایل‌های توضیحات محصول در یک محل مشخص باشد پیدا کردن آن کسری از دقیقه طول می‌کشد ولی اگر اینطور نباشد باید کل رایانه شخصی‌تان را زیر و رو کنید.

توصیه من این است از روز اول هر مدرک و فایل و سند را در جای مخصوص خودش قرار دهیم. خود من کاری انجام ‌می‌دهم که شاید این ایده برای شما هم مفید باشد. در برخی از پوشه‌ها در رایانه شخصی‌ام یک فایل ورد قرار می‌دهم و در آن توضیح می‌نویسم که مثلا در این پوشه 10 مقاله برتر بازاریابی ذخیره کرده ام و تا تاریخ امروز تا انتهای مقاله سوم را مطالعه کرده‌ام. با این کار در مراجعه بعدی به راحتی می‌توانید کار را ادامه بدهید.

دوباره کاری‌ها

مورد بعدی که در سیستم‌ سازی فردی به دنبال کاهش و به صفر رساندن آن هستیم دوباره‌کاری‌ها هست. یک مثال بزنم: همه ما مرتبا از نرم افزارهای ورد و اکسل استفاده می‌کنیم و هر بار که می‌خواهیم یک متنی بنویسیم یک فایل ورد باز می‌کنیم، فونت را درست می‌کنیم، حاشیه‌ها را تنظیم می‌کنیم و یک سری تنظیمات دیگر. ولی اگر بخواهیم سیستمی فکر کنیم همه اینها را به عنوان یک قالب دلخواه خودمان در ورد ثبت و ذخیره می‌کنیم و هربار از آن استفاده می‌کنیم. این بهتر نیست؟ همین جا می‌خواهم قانون دوم را بیان کنم :

قانون دوم: “اگر یک کار را چندین بار انجام می‌دهیم راهی برای کوتاه کردن مسیر انجام آن پیدا کنیم”

مثال دیگری که در همینجا می خواهم به آن اشاره کنم این است که بسیاری اوقات در متن ایمیل چند خط را باید تکرار کنیم. چیزی شبیه به این

آقا/خانم …..

ضمن سلام و عرض ادب

احتراما پیرو درخواست شما مبنی بر دریافت شرح خدمات و تعرفه‌های موسسه ما …..

اگر نیاز دارید این متن را به دفعات وارد کنید کافیه در نرم افزار ایمیل خودتان در بخش تنظیمات، این موارد را وارد کنید تا هر دفعه با زدن دکمه ایمیل جدید کل این موارد به صورت اتومات نوشته شود. جالبه که بدانید نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد که ما می‌توانیم یک متن کوتاه یا بلند را که بارها قراره تایپ کنیم در آن وارد می‌کنیم و برای آن یک کلمه کوتاه جایگزین معرفی می‌کنیم. هر زمان این کلمه چند حرفی را بزنیم کل آن متن اتوماتیک تایپ می‌شود.

سیستم سازی فردی با نرم‌افزارها

امروز برای بسیاری از کارها نرم‌افزار وجود دارد. شما باید کارهای پرتکرار خودتان را لیست کنید و برای مواردی که مقدور هست نرم‌افزار پیدا کنید. من هم در هیمن سری یادداشت‌ها یک سری از این موارد را معرفی می‌کنم. یک کار جالب را در ویدیو زیر توضیح داده‌ام که با خواندن یک متن می‌توانید آن را تایپ کنید. همین راهکار می‌تواند زمان زیادی را برای شما ذخیره کند و اساسا به دنبال این هستیم که زمان‌خودمان را از کارهای تکراری و ساده و کارهایی که با دوباره‌کاری باعث اتلاف وقت ما می‌شوند آزاد کنیم تا بتوانیم با ذهنی باز کارهای مهم‌تر خودمان را انجام بدهیم.

فراموش شدنی‌ها

برای همه ما پیش آمده که تاریخ یک چک را فراموش کرده‌ایم یا زمان یک جلسه یا رمز ورود به یک سایت را. فراموش شدن این موارد طبیعی است و ناراحتی ندارد ولی نداشتن یک سیستم برای به یادآوری آن بسیار ناراحت کننده است. در فیلم زیر روشی را توضیح داده‌ام که با انجام آن دیگر هیچ زمانی رمز ورود به سایت‌های مختلف را فراموش نخواهید کرد. این یک راهکار سیستمی است که یک بار وقت اختصاص می‌دهیم و یاد می‌گیریم و اجرا می‌کنیم ولی جلوی اتلاف وقت ما در فراموش کردن این مورد را می‌گیرد.

مورد بعدی هم نرم‌افزارهایی است که تاریخ انجام یک کار را به ما یادآوری می‌کنند. نرم‌افزارهای زیادی برای این کار وجود دارد ولی اگر شما هم مثل من عاشق نرم‌افزارهای شرکت‌های بزرگ مثل مایکروسافت و گوگل هستید، توصیه من نرم‌افزار اوت‌لوک مایکروسافت است. هر کاری که در این نرم‌افزار وارد کنید در زمان مشخص آن به شما یادآوری می‌شود بعلاوه کلی امکانات خارق العاده دیگر که در نوشته‌ مجزایی توضیح داده‌ام.

جمع بندی

در این نوشته چند راهکار سیستم سازی فردی معرفی شد ولی انتخاب یک راهکار برای رفع همیشگی یک مشکل، باید توسط خود شما انجام شود چون فقط خودتان می‌دانید که با توجه به شرایط شخصی و کاری‌تان چه موردی برای شما مفید است و خودتان باید جستجو و بررسی کنید ولی اگر یک راهکار را انتخاب کردید همیشه به آن پایبند باشید، مثلا اگر تصمیم گرفتید که نوشته‌های خودتان را در نرم‌افزار وان‌نوت ثبت و مدیریت کنید و مدتی آن را تست کردید و با شرایط شما سازگار بود دیگر آن را تغییر ندهید تا در دراز مدت تبدیل به یک عادت شود و نتایج طلایی آن را ببینید.