چطور از دور، دور هم باشیم؟ (جلسه مجازی خوب)

مقاله کوتاه زیر به قلم استاد ارشد دانشکده مدیریت دانشگاه میشیگان، Michigan Ross هست که از سایت روانشناسی روز براتون ترجمه میکنم و در اختیارتون میگذارم.

تعلق و وابستگی یکی از اصلی ترین نیاز های اساسی انسان هست. از نوزادی ما به ارتباط داشتن با دیگران علاقه‌مندیم. ارتباط با دیگران برای سلامتی جسم و روحمون بسیار مهم هست و اکنون در این زمان که بیماری کرونا و دوری اجتماعی ما را از هم دور کرده، طریقه درست ارتباط برقرار کردن با یکدیگر در نشست های مجازی اهمیت دو چندان پیدا میکنه.

ارتباط معنادار یعنی چی؟

در واقع ارتباط و تعاملی که حس کنیم در اون مورد قبول، درک یا پشتیبانی دیگران قرار گرفته‌ایم یا حس شنیده شدن و حامی داشتن رو داشته باشیم، به چنین ارتباطی ارتباط معنادار میگن. تعاملاتی که باعث ایجاد چنین احساس هایی بشه همون چیزی هست که دوستم Jane Dutton از اون با عنوان ارتباط با کیفیت نام برده.

یکی از روانپزشکان دانشگاه هاروارد، Edward Hallowell اصطلاحی به نام "لحظات انسانی" را بیان کرده و گفته ارتباط معنادار یک لحظه انسانی محسوب میشه! از دید ادوارد یک لحظه انسانی دو ویژگی داره: حضور جسم و تمرکز توجه و حواس. اولین ویژگی در عصر کنونی که دوری اجتماعی هست، تقریبا غیر ممکن هست اما آیا ممکنه که یک "لحظه مجازی انسانی" ایجاد کنیم؟

جواب سوال بالا بله هست ولی به آمادگی افراد و تمرین اونها نیازه. در هفته های گذشته در جلسات مجازی بسیاری شرکت کردم، جلسات کار تیمی، جلسات کارمندان، همایشات بزرگ، کلاس های مجازی، جلسات مجازی کلیسا، جلسات همراه با ناهار مجازی و حتی تولد و جشن‌های مجازی. بعضی از اینها ارتباط معناداری که از اون صحبت میکنم داخلشون شکل گرفت و بعضی ها هم نه. قطعا ایجاد جلسات تعاملی و معنادار با جمعیت زیاد سخت تر هست اما لزوما دلیلی بر بی کیفیت بودن این ارتباط ها نیست. تفاوت این جلسات از لحاظ کیفیت و معنادار بودن، در نوع طراحی اونها و مدیریت جلسات بود.

من 10 مورد و نکته‌ای که طبق تحقیقاتم میتونه به معنادار شدن جلسات مجازی و ایجاد حس لحظات انسانی مجازی کمک کنه رو باهاتون در قالب 10 پرچم و علامت در جهت رسیدن به یک جلسه خوب مجازی، جلسه ای معنادار، در زیر به صورت تفصیلی به اشتراک میگذارم. این دستورالعمل ها کلی و جامع هستند و خب در تمام پلتفرم ها مثل اسکایپ، زوم، بلو جینز، هنگ اوت گوگل، وب اکس و غیره جواب میدن.

این راهنما و نکات برای جلساتی طراحی شدن که بین 5 تا 15 عضو و حداکثر 20 عضو دارند پاسخگو هست. ولی واقعا برای یک جلسه یا گروه مجازی عدد ایده‌آلی نمیشه تعریف کرد. من به شخصه مشاهده کردم که این نکات در همایش ها و کلاس های مجازی که جمعیت بسیار بالای شرکت کننده رو دارن جواب داده و قابل اجراست و اینکه شما همیشه میتونید هنگام جلسات گروه های بسیار بزرگ رو به گروه های کوچک تر تقسیم کنید، مثلا زوم قابلیت breakout rooms داره. به صورت کلی تلاش کنید تا این ده راه حل رو متناسب نیاز و شرایط استفاده کنید و اون رو با شرایط جلسه تطبیق بدید.

پرچم اول: ویدئو روشن باشه و تصویری باشه

اولین و مهمترین قدم، اینه که همه ویدئو رو روشن کنن. بدون دیدن همدیگه نمیشه یک گفت‌وگو معنادار داشت. شاید این نکته واضح باشه ولی من در جلسات مجازی زیادی بودم که بعضی اوقات بعضی افراد ویدئو رو خاموش می‌کردند یا تلفنی با هم صحبت می‌کردند. وقتی ویدئو رو خاموش می‌کنیم در حقیقت تمرکز نداریم و به درستی به جلسه توجه نمی‌کنیم یا مشارکت نمی‌کنیم. ممکنه کار‌های دیگه همزمان با ویدئو کنفرانس انجام بدیم، در آرزوها و افکارمون غرق بشیم، به شخص دیگه ای ایمیل بنویسیم، در اینترنت بگردیم، با گوشی بازی کنیم، بریم آشپزخونه و غذا بخوریم، چیز دیگه‌ای مطالعه کنیم، یا هر چیزی. در واقع تماس تصویری لازمه یک ارتباط معنادار هست.

گاهی اوقات البته شرکت کنندگان در جلسه ویدئو رو خاموش می‌کنند چون اینترنت ضعیفی دارن. این اتفاق زیاد ممکنه بیوفته چون الان اکثرمون از خونه به اینترنت وصل میشیم. پس همیشه هم اگر کسی ویدئو رو روشن نکرد نگذارید به حساب اینکه به شما یا محتوای جلسه توجه نمیکنه. تماس تصویری کمک میکنه تا با بقیه به درستی ارتباط برقرار کنید و همینطور با افرادی که اینترنت ضعیفی دارن به صورت رندوم چک کنید که آیا توجه می‌کنند یا نه.

پرچم دوم: فعالیت و مشارکت همگانی تحت رهبری مدیر جلسه

جلسات مجازی چهره به چهره، موقعی خروجی بهتری دارند که یک نفر در جلسه کنترل اون رو بر عهده داشته باشه و همه با همکاری هم در بحث و گفت‌وگو مشارکت کنن. یادمه در یک جلسه مجازی که داشتیم، کسی نبود که جلسه رو اداره کنه، برای همین برای مدتی طولانی، لحظات بسیار ناخوشایندی بود چون همه به هم نگاه می‌کردیم و هیچ‌کس نمیدونست چی باید بگه. جلسات مجازی هم مثل جلسات حضوری باید مدیر جلسه داشته باشه، نه به این معنی که کل مسئولیت جلسه برعهده اون باشه، به این معنی که جلسه رو روان پیش ببره و با اعضای حاضر در جلسه پیش بیاد، منظم باشه و وقت رو حواسش باشه، موضوع و روند بحث و گفت‌وگو رو مدیریت کنه یا اعضا رو در جهت ایجاد یک جلسه معنادار راهنمایی و کمک کنه.

مدیر جلسه میتونه مدیر شرکت یا تیم باشه ولی لزومی نداره. میتونید هر جلسه مسئولیت جلسه رو به فرد جدیدی بسپرید تا جلسه رو بچرخونه، یا یک نظمی در مدیران جلسه وجود داشته باشه. مثلا کارمندان Center for Positive Organizations هر روز صبح جلسه مجازی دارن. قانون اینه که جلسه اول رو جدیدترین عضو و جلسه دوم رو عضو قدیمی تر و به همین ترتیب اعضا جلسه رو مدیریت می‌کنند تا این حلقه از ابتدا شروع بشه. باور بر اینه که همه میتونن این فرصت رو داشته باشن که جلسه رو مدیریت کنن و یاد بگیرن چطور یک جلسه مجازی رو مدیریت کنن.

پرچم سوم: واقعیت رو بپذیرید

ما در زمانه ترسناکی زندگی می‌کنیم. نگرانیم، اگر این حقایق رو و ترس و نگرانی‌هامون رو پنهان کنیم، حقایقی که همگی باهاش مواجه هستیم، یا به نوعی همه چیز رو عادی و مثل قبل جلوه بدیم، دیگر مشارکت کنندگان جلسه حس میکنن از شما دورن یا درکتون نمیکنن، چون اونها هم مثل شما نگرانن و میترسن.

به رسمیت شناختن و پذیرفتن حقیقت به این معنی نیست که روی اون تمرکز کنید یا بیش از حد بهش بپردازید. در یکی از کلاس های مجازی این ترم، سخنران مهمان Jim Mallozzi بود، مدیر و رئیس هیئت مدیره Prudential Real Estate and Relocation. دانشجوی های مدیریت من از جیم پرسیدن که به عنوان یک رهبر در این شرایط چه باید کرد؟ جیم گفت بگذارید بقیه کارمندان هم بدونن شما هم جزوی از اونها هستید، نگرانید و اوضاع و شرایط رو درک می‌کنید. انجام این کار موقعیت شما به عنوان رهبر رو زیر سوال نمیبره! تصدیق واقعیت حس همدلی ایجاد میکنه. نشون میده که ما همگی با هم داریم این مسیر رو طی می‌کنیم.

پرچم چهارم: مشارکت اجباری همه، اما با ملایمت!

مسئول جلسه باید جلسه رو به گونه ای مدیریت کنه که تا حد امکان همه اعضا حضور داشته باشند و مشارکت کنن. فرض کنید ابتدای جلسه قراره همه خودشون رو معرفی کنن، مسئول جلسه باید اول از داوطلبان بخواد که خودشون رو معرفی کنن و بعد اونهایی که داوطلب نشدن رو به صحبت دعوت کنه. اگر میخواهید که همه شرکت کنندگان نظرتاشون رو به راحتی بیان کنن و یا داستان و موضوعی که مد نظرشون هست رو راحت به اشتراک بگذارن، باید حس وظیفه در اونها ایجاد کنید که صحبت کنن. اگر اینکار رو نکنید اتفاقی که میوفته اینه که افراد برون گرا بیش از حد صحبت میکنن و جلسه رو دستشون میگیرن و افراد درون گرا سکوت میکنن و فقط گوش میدن.

این راه حل میگه که همه باید در بحث شرکت کنن. ممکنه در نگاه اول این خواست و تمایل که همه شرکت کنن و صحبت کنن ناراحت کننده باشه، ولی از نظر روانشناسی، اگر بدونید که همه مجبورن صحبت کنن راحتتر با موضوع برخورد میکنین و به مرور زمان حس راحتی و آسودگی هنگام مشارکت و خودمونی شدن افراد شکل میگیره.

اجبار در مشارکت لازمه ولی حواستون باشه این اجبار ملایمت داشته باشه. از افراد بخواید که مشارکت کنن ولی کاری نکنید فشار بی مورد بهشون وارد بشه یا زیر ذره بین برن. فشار نیارید و زور نگید. در واقع جلسه رو طوری مدیریت کنید که افراد خودشون دست به کار بشن و وارد بحث بشن. حساس باشید گاهی اوقات باید از یک نفر بگذرید. اگر در جمع بزرگی هستید میتونید جمع رو به جمع های کوچک تر تقسیم کنید. یا مشارکت افراد رو زمان بندی کنید و گروه بندی ها رو در زمان های متفاوت وارد بحث کنید. مثلا نصف جمع نظرتاشون رو نیمه ابتدایی جلسه مطرح کنن و نصف دیگه جمع در نیمه دوم جلسه.

پرچم پنجم: معرفی افراد

به نوبت افراد خودشون رو معرفی کنن. معرفی کردن بسیار اهمیت داره اگر بخشی از افراد جلسه یا همه افراد همدیگه رو نشناسن. ولی حتی اگر همه همدیگه رو بشناسن هم در بخش معرفی شما قطعا وقایع یا حرفهای جدیدی ممکنه برای گفتن داشته باشید. بیشتر ما در خانه هستیم، به بقیه بگیم کجا هستیم، محیط رو نشون بدیم، شرایطمون رو، یا درباره تصویر افراد حاضر در جلسه اظهار نظر کنیم. فرض کنید در تصویر یکی از شرکت کنندگان روی دیوار یک تابلو نقاشی هست، جویا بشیم و درباره اون نقاشی یا تابلو های نقاشی گفت‌و‌گو کوتاهی داشته باشیم.

پرچم ششم: گاهی باید بجای کار از خودتون صحبت کنید

بخشی از زمان صحبت خودتون رو به غیر از کار اختصاص بدید. درسته که کارها و گزارشات و حرف های کاری برای گفتن دارید ولی بخشی از تایم رو به حرف های شخصی خودتون اختصاص بدید. البته که میتونید مثلا یک جلسه برای این کار و یک جلسه برای حرف های کاری کنار بگذارید. یادمه در یکی از جلسات هیئت علمی دانشگاه، به نوبت صحبت می‌کردیم و ابتدای جلسه درباره احساساتمون در این زمان، خانوادمون، نگرانی ها و خوشحالی هامون صحبت می‌کردیم.

گاهی اوقات حرف های غیر کاری میتونه جذاب و بامزه باشه و انرژی مثبت بده. معنادار یعنی به اشتراک گذاشتن بخشی از خودتون هنگام صحبت، درباره کارتون، زندگیتون، اطرافیانتون و آرزوها یا تفریحاتتون. اینجا به سه مورد که در جلسات استفاده می‌کنیم اشاره می‌‌کنم:

• یکی از چیز های فیزیکی، مجسمه، نماد، نقاشی یا هر چیزی که نشان دهنده شما، خانوادتون، یا تفریحات خودتون یا اطرافیانتون هست رو به بقیه نشون میدید.
• یک جوک یا اتفاق بامزه یا حقیقت خنده داری که درباره خودتون هست یا کار و زندگیتون رو به اشتراک میگذارید(گاهی ممکنه بقیه هم شما رو به اون ویژگی بامزه بشناسن)
• یک داستان کوتاه تعریف کنید.

درسته، راه های زیادی وجود داره تا از خودتون بگید و از کار کمی دور بشید. لازم نیست قبل از جلسه یا حین جلسه خیلی هم بهش فکر کنید، اگر با جلسه همراه بشید یا از بقیه بخواید شما رو به چالش بکشن تا بتونید به اون بخش صحبت از خودتون هم بپردازید.

پرچم هفتم: یادگیری با همدیگه

یاد گرفتن چیز های جدید، تجربه های مثبت و خلاقیت رو به ارمغان میاره. یادگیری با همدیگه مجموعه ای از "لحظات انسانی" هست، لحظاتی معنادار. به افراد داوطلب اجازه بدید تا در جلسات در قالب یک پرزنت یا ارائه نکته، موضوع یا مطلبی که از دیدشون جالب بوده رو با بقیه به اشتراک بگذارن. در یکی از جلسات به خاطر دارم که یکی از شرکت کننده‌ها ارائه‌ای 15 دقیقه‌ای درباره مهاجرت پرندگان داد. عکس های جذاب و با کیفیت و مطالب جذاب و جالب و جدید. بعد تازه متوجه شدیم که خود این فرد عضو انجمن حمایت از پرندگان هست و داستان های جالبی شنیدیم. یا در یکی از جلسات یکی از مشارکت کننده‌ها درباره اهرام مصر ارائه داد که چند هفته پیش دربارشون مطالعه کرده بود.

قطعا دانش و تجربه‌ای که در قلب یک تیم هست، روی هم از تک تک شرکت کنندگان به تنهایی بیشتر هست. به اشتراک گذاری احساسات، تفریحات، خاطرات و تجربیات یا دانش و موضوع خاص میتونه به رشد جمعی تیم کمک کنه. با همدیگه چیز های جدید یاد بگیرید!

پرچم هشتم: قابلیت چت متنی رو همزمان با ویدئو کنفرانس فعال کنید

تقریبا اکثر تماس های تصویری قابلیت چت و گفت‌وگو همزمان رو دارن. این قابلیت برای جلسات بزرگ خیلی مفیده چون همه افراد میتونن فارغ از بحث و گفت‌وگویی که به صورت تصویری پیش میره نظرات خودشون رو در چت به اشتراک بگذارن یا سوالشون رو مطرح کنن. در یکی از همایش های مجازی به خاطر دارم که بعد از جلسه افراد معتقد بودن که گفت‌وگو ها و حرف‌ها، سوالات و نتیجه گیری هایی که در قالب چت رخ داده بود حتی از همایش حضوری و گفت‌وگو رودررو هم مفید تر بوده! چت حتی در کلاس های مجازی هم بسیار مفید هست بخصوص در کلاس های پرجمعیت. حتی شنیدم که دانشجوهام گروهی در اسلک دارن (که منم توش نیستم). مشکلی نداره و خوبه اتفاقا این خودش میتونه گفت‌وگو ها و جلسات و نشست ها رو معنا دار کنه.

میتونید جلسه رو ضبط کنید تا بعد از جلسه قابل مرور باشه و بشه از محتواش سوال کرد یا درباره محتواش بحث و گفت‌وگو کرد. همینطور بعضی وقت ها لازمه که مسئول جلسه، جلسه رو متوقف کنه تا به سوالات پاسخ داده بشه یا نظرات به دقت خونده بشه.

پرچم نهم: تمرینات تیمی

بعضی از تمارین و همکاری های تیمی که تا قبل از این به صورت حضوری و چهره به چهره رخ می‌‌داد میتونه در قالب جلسات مجازی شکل بگیره. مثلا یکی از این تمارین همان استندآپ های روزانه یا هفتگی رایج در تیم های نرم‌افزاری و آی تی هست. در این نوع فعالیت تیمی (Weekly or Daily Standup) وقتی به صورت حضوری برگزار میشه، افراد دایره ای نشسته و یکی یکی سه موضوع رو توضیح و گزارش میدن:

• دیروز یا هفته پیش چه کارهایی انجام دادم؟
• امروز و این هفته چه کارهایی می‌خواهم انجام بدم؟
• کمک، مشاوره یا منابع مورد نیازم چه چیز هایی است؟

مثلا در شرکت نوآوری Menlo هر روز ساعت 10 جلسه مجازی برگزار میشه و بیشتر از 15 دقیقه هم طول نمیکشه، هر کس سه مورد بالا رو پاسخ میده و نوبت نفر بعدی میرسه.

هر تیمی میتونه تکنیک استندآپ رو در خودش پیاده کنه. یا همون قوانین، افراد به ترتیب شروع میکنن و با توجه به سه مورد بالا و اعلام هر کدوم جلسه پیش میره و نفر بعد. البته که شما میتونین براساس نیاز‌ها و شرایط نکات دیگه‌ای رو جایگزین یا اضافه کنید. مثلا در یکی از تیم ها در جلسات استندآپ سه مورد بالا به علاوه مورد چهارم توضیح داده میشه:

• این چیزی هست که اخیرا یاد گرفتم ...

چون احتمالا این تیم می‌خواهد که اعضا علاوه بر کار بر یادگیری هم تمرکز داشته باشند.

وقتی روال و روتین همیشگی رو حفظ کنید، افراد هم حس خوبی پیدا میکنن. به این فکر کنید که روتین‌ها و روال‌های معمول حضوری رو در فضای مجازی چطور میتونید پیاده کنید. مثلا در یک از کلاس‌های مجازی، یک سوال مطرح می‌کردم و از دانشجو‌ها میخواستم که هر کدوم بخشی از سوال رو حل کنن و روی وایت برد مجازی زوم پاسخشون رو بنویسن و از این قبیل کار‌ها که به راحتی قابل پیاده سازی است.

پرچم دهم: تجربه کنید

از این روش ها استفاده کنید، تجربه کنید. امتحان کنید، یاد بگیرید، در جلسه سازگاری و هماهنگی ایجاد کنید. مهمترین چیز اینه که شروع کنید تا یاد بگیرید چطور میشه یک جلسه معنادار داشت. با دیگران مشورت کنید و از تجربیات آنها هم استفاده کنید تا در نهایت بتونید یک جلسه معنادار مجازی خوب ایجاد کنید و آن لحظه خاص انسانی را به وجود بیاورید.