طرح‌ریزی دورکاری، درس‌هایی از تجربیات چین

وقتی حدود یک ماه پیش فعالیت بچه‌ها در نشان رو به خاطر کرونا دورکاری کردیم، تو ذهن‌مون این بود که احتمالا تا آخر هفته هم‌دیگه رو نمی‌بینیم. چند روز که گذشت و آخر هفته شد، عصر جمعه جواد تو گروه گفت که هفته دیگه رو هم دورکاری هستیم.الان بعد گذشت چندین هفته هم‌چنان شرایط ادامه پیدا کرده و معلوم هم نیست با این اوضاع تعطیل نکردن ادارات دولتی و ممنوع نشدن سفرها تا کی دورکاری‌هامون ادامه داشته باشه!؟ ما فعلا تا مدتی نامعلوم دورکار هستیم و خواهیم بود، بعضی بچه‌ها صندلی‌هاشون رو از شرکت بردن خونه، تعدادی هم این‌روزا میرن دفتر تا مانیتورهای اضافه و گجت‌هاشون را با خودشون ببرن. اصلا فکر کنم بی‌خودی دفتر اجاره کردیم برای سال ۹۹، خونه خیلی از بچه‌ها شده یکی از دفتر‌های 24/7 مسیریاب نشان!‌

توی این مدت جلسات دیلی، مذاکرات تجاری، جلسات ‌پر چالش هم‌فکری و حل مساله برای سرویس "مکان‌های پرتردد پیاده" و حتی تا دورهمی آخر سال راژمان رو هم ریموت برگزار کردیم. طبیعتا مشکلاتی هم پیش اومد و البته مزایایی هم داشت. بعضی وقتا یاد ۱۰۰ گیگ اینترنت رایگان آقای وزیر افتادم و بعضی‌وقتا موقع صحبت بقیه ویدئو و میکروفون رو قطع کردم تا بقیه ناهارم سرد نشه.

تجربه دورکاری برای خیلی از ما تجربه جدیدیه که مزایا و معایب خودش رو داره. همه‌مون انواع مطالب راجع‌به چجوری متمرکز بمونیم یا چجوری با بقیه تیم هماهنگ باشیم رو احتمالن خوندیم. از اون‌جا که مکنزی مقاله‌ای تقریبا متفاوت در این مورد منتشر کرده بود، سعی کردم خلاصه و تیتر درس‌هایی که مکنزی از شرکت‌های چینی استخراج کرده رو بنویسم تا این وضعیت رو بهینه‌تر از قبل، با هم، ادامه بدیم.

مقاله اصلی رو می‌تونین در سایت خود مکنزی به طور کامل بخونین.<br/>

کمپانی‌های تمام دنیا، از علی‌بابا تا پینگ‌ان و از گوگل تا فورد برای ریشه‌کن کردن کرونا دستور دور‌کاری داده‌اند.
اقدامی که اگر درست انجام شود موجب تقویت بهره‌وری و روحیه‌کاری خواهد بود و اگر بد اجرا بشه باعث بروز ناکارآمدی، لطمه به ارتباطات کاری و بی‌انگیزه شدن کارمندان می‌شود. در این‌جا هشت آموزه بدست‌آمده از تجربیات شرکت‌های پیش‌رو چینی، که می‌تواند در تمام جهان کاربرد داشته باشد آورده شده است.

۱- ساختار اثربخشی طراحی کنید.
تیم‌هایی کوچک با قابلیت‌های عملیاتی و تخصص‌های متنوع تشکیل دهید.این تیم‌ها باید اهداف شفاف و مقاصد مشترک داشته باشند تا در نهایت راه‌برد یکسانی را پیادهسازی نمایند.
۲- از راه‌دور نیز رهبری را ادامه دهید.
این‌که چگونه با افراد تیم ارتباط برقرار می‌کنید به همان اندازه که چه می‌گویید اهمیت دارد. حرف‌های شما باید با اعتماد به‌نفس، با ثبات و دارای اعتبار باشد.
۳- فرهنگ مراقبت از همکاران‌تان را بسازید.
با همه تیم در به صورت شخصی تماس داشته باشید.هم‌دلی با افراد در موقع دورکاری، به شدت از شرایط معمولی مهم‌تر است.
۴- روال‌های کاری جدید را ترتیب دهید.
بسیاری از مواقع نیاز به تغییر در روال‌ها و جریان‌های کاری با توجه به شرایط جدید فراموش می‌شوند. مشخص کردن حوزه اختیارات افراد در هنگام دورکاری ضروری است.
۵- از شبکه‌ها برقراری ارتباط حداکثر استفاده را بکنید.
انتخاب کانال ارتباطی و روش صحیح ارتباط، برای داشتن تعامل مفید حیاتی است.اگر کارکنان را بین جلسات مجازی مختلف از این‌ور به اون‌ور بکشید تنها سیستم کاری آنها را مختل می‌کنید.انتخاب شبکه مناسب با توجه به نوع جلسه خیلی تاثیرگذار است.

۶- تکنولوژی را به درستی به‌کار ببرید.
استفاده از فناوری برای به‌کارگیری حداکثر توان افراد و منابع ضروریه. اگرچه قبل از شروع استفاده از آن باید نسبت به پایداربودن زیرساخت‌های لازم مطمئن شوید.
۷- موضوع امنیت اطلاعات و دارایی‌ها را جدی بگیرید.
همان‌قدر که روی حفاظت از دارایی‌های خود حساس هستید، باید به افراد تیم نیز در این خصوص آموزش دهید.
۸- ذهنیت "آزمودن و یادگرفتن" را جا بیاندازید.
آماده باشید تا هر قسمتی از سیستم دورکاری را که درست کار نمی‌کند شناسایی کنید و به سرعت تغییر دهید.

در حالی‌که نیروهای کاری در چین شروع به بازگشت به دفاتر کار خود می‌کنند، این درس‌ها از برخی برترین کمپانی‌های چینی می‌تواند به ما بیاموزد که چگونه - با تکنولوژي، فرهنگ، فرآیند و ساختار درست - می‌توانیم بهره‌وری را افزایش دهیم. تجربه دورکاری کارکنان علی‌بابا در بحران قرنطینه سارس سال ۲۰۰۳ یا تجربه کار از راه‌دور Trip.com برای راه‌اندازی فرهنگ کاری منعطف و خدمات مشتریان فوق‌العاده دو مورد از این مثال‌ها هستند. جمع‌کردن تمام اجزای لازم می‌تواند نحوه جدیدی از انجام کار را به ما نشان دهد و موجب شکل دادن بهتر کمپانی ما در آینده فضای کسب‌و‌کار شود.مسلما یاد گرفتن عملیاتی قسمت زیادی از این موضوع نیازمند سعی‌وخطاهای مختلف است.