۸ نکته برای بودجه بندی سازمان های مبتنی بر پروژه

بودجه بندی برای سازمان های مبتنی بر پروژه
یکی از چالش انگیز ترین فعالیت هایی که می بایست توسط یک شرکت یا سازمان صورت پذیرد، بودجه بندی است. هر ساله یک سرمایه گذاری بزرگ برای ایجاد بودجه سالانه وجود دارد. بنابراین، نقش بودجه چیست؟ بودجه نشان دهنده آن چیزی است که کسب و کار معتقد است قابل دستیابی است و آنچه در نظر دارد انجام دهد. سازمان ها بودجه را ایجاد می کنند که پایه ای برای مدیریت عملکرد می باشد. بسیاری از سرمایه گذاری های بزرگ در داخل سازمان انجام می شود، بنابراین تعداد زیادی از پارامترهای متغیر وجود دارد.
۸ نکته زیر را دنبال کنید تا بودجه ای ایجاد کنید که یک ابزار مفید برای کسب و کار شما باشد:

1. چرخه بودجه بندی را بیرون بیاورید، یک جدول زمانی، پارامترها و اهداف کلی را فراهم کنید
2. دستورالعمل های روشن برای روند بودجه را ایجاد کنید. در زیر فقط چند نمونه از سوالاتی که ممکن است ایجاد شود را می بینید:
   – افق پیش بینی چیست؟
   – زمان اتمام پروژه می بایست کی باشد؟
   – نرخ رشد قابل انتظار پروژه چقدر است؟
3. اطمینان حاصل کنید که سازمان شما دارای ابزاری است که می تواند همه ذینفعان و سهامداران متقاعد کند که ممکن است انجام پروژه مورد نظر آنها به بودجه بیشتری نیاز داشته باشند
4. بودجه می بایست زمان بندی شود و با زمان بندی پروژه هماهنگ باشد
5. مدل سازی سناریوهایی که ممکن است رخ دهد اعم از سناریوهای خوب یا بد بسیار مهم است.زیرا ابزاری است که نحوه برخورد با سناریوهای مختلف را مشخص می کند
6. محاسبه تفاوت های نرخ پارامترهای مختلف پروژه و نرخ کار بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که ابزار شما به میزان کافی کافی انعطاف پذیر هستند تا دقیقأ نرخ پروژه های خاص را مانند پیش بینی بودجه انجام دهد
7. در طول سال، بررسی های ماهانه که در آن بودجه مورد بازبینی قرار می گیرد انجام می شود و اصلاحات مطابق پیش بینی های جدید انجام می شود
8. درک کنید که بودجه یک سند زنده است نه یک سند ایستا که در قفسه قرار دارد. سند بودجه را به روز رسانی کنید تا در کسب و کارتان تغییر ایجاد شود

درآمد بودجه
درآمد بودجه بسیار مهم است زیرا بسیاری از معیارهای دیگر (سود، نرخ رشد و غیره) را در اختیار دارد. برنامه های درآمدی، شاخص سلامت شرکت شما است. طرح درآمد شامل قراردادها و فرصت هایی است که هنوز رخ نداده اند، بنابراین مطمئن شوید که هر دو را شامل می شود

نکاتی برای بودجه بندی درآمد:

• با دقت به ورودی های سازمان خود نگاه کنید تا متوجه فرصت های جدید شوید
• متوجه شوید که چطور سودتان می تواند رشد کند
• قرارداد خود را با قراردادهای فرعی که ممکن است منعقد شود به طور دقیق مورد بررسی قرار دهید
• بین فرصت ها و پروژه های در دست بازبینی و بررسی دقیق داشته باشید
• هزینه های خود را با سال های قبل مقایسه کنید

به منابع خود نگاه دقیق بیندازید
نیروهای کاری و پرسنل بزرگترین سرمایه گذاری هستند و به نوبه خود بزرگترین درآمد برای شرکت های خدماتی به شمار می آیند. منابع باید در طول کل چرخه عمر پروژه از جمله پیشنهاد، شروع پروژه، اجرا و بستن آن مدیریت شود. سنجش استفاده از منابع حیاتی است و در زیر، چند سوال است که باید بتوانید پاسخ دهید:

• برای بهره وری بیشتر جایگاه نیروی کار می بایست کجا باشد؟
• برای اجتناب از فرسودگی نیروی کار او را باید در چه جایگاهی قرار داد؟
• …

نرخ های غیر مستقیم اساسی هستند
مدیریت نرخ های غیر مستقیم می تواند تفاوت بین برنده شدن در یک پروژه، از دست دادن پروژه ، کسب سود و توانایی رشد باشد. مهم است که منابع توانایی بررسی هر دو را به نرخ واقعی پرداخت شده و همچنین نرخ پیشنهاد برای تعیین سود داشته باشند. اغلب نرخ های پیشنهاد شده متفاوت از نرخ واقعی هستند، نرخ های بودجه نسبت به نرخ پیش بینی متفاوت است، نرخ پیش بینی سال های پیشین متفاوت از سال جاری است و داشتن توانایی برای استفاده از سناریوهای چند نرخی به هزینه مستقیم برای شما بسیار مفید است تا بتوانید پیش بینی درستی داشته باشید.
نرخ ها نقش بسیار مهمی در پیش بینی های پایه درآمد ایفا می کنند. به عنوان مثال، اگر هزینه های سربار شما کمتر از پیش بینی های شما در پروژه باشد، درآمد واقعی به رسمیت شناخته شده کمتر خواهد بود. در پروژه های قیمت ثابت، هزینه های بالاتر از پیش بینی سود پیش بینی شده را کم خواهد کرد. پیش بینی های درآمد برای افق ۱ تا ۵ سال به تیم مالی کمک خواهد کرد تا قیمت گذاری های شرکت ها یا پیش بینی دقیق تر را پیش بینی کند. مدیریت پیش بینی های نرخ برای همه قراردادها بسیار مهم است و برقراری تغییرات نرخ به پروژه ها و تیم های پیشنهادی کمک می کند و از غافلگیر شدن تیم پروژه جلوگیری میکند. در زیر چند نمونه برای بودجه غیر مستقیم وجود دارد

• فراموش نکنید که مخارج غیرمستقیم خود را تأمین کنید
• برای درک بهتر مولفه های غیرمستقیم به نحوه استفاده از نیروی کار نگاه کنید
• آیا شما یک سیستم دارید که به استخر های هزینه و تخصیص رسیدگی می کند؟
• پیش بینی فروش و تقاضا برای منابع خود را درک کنید

منبع: unanet.com