تصمیم گیری رعدآسا - حل چالش ها تنها در 40 دقیقه

آیدین ضیاپور، مربی دیزاین اسپرینت و مدیریت محصول چابک

آدرس لینکدین: https://ir.linkedin.com/in/aidinziapour

مقدمه

همه ما روزانه در جلسات بی شماری شرکت می کنیم. برخی از این جلسات در راستای تصمیم گیری برای محصولات، خدمات و یا چالش های پیش روی تیم ها برگزار می شوند. بارها در جلساتی شرکت کردیم که در نهایت بدون رسیدن به خروجی مناسب مجبور به ترک آن شده ایم. حالا وقت آن رسیده تا در کمترین زمان، بهترین ایده ها را انتخاب کرده، مهم ترین تصمیمات را گرفته و به ایجاد ارزش برای خود و مشتریانمان بپردازیم. این ارزش می تواند هم برای محصولات، هم برای خدمات و هم برای سایر فرآیندهای موجود در تیم شما نظیر فرآیندهای بازاریابی و یا فروش به دست آید. در ادامه با تکنیک تصمیم گیری رعد آسا یا (Lightning Decision Jam | LDJ) آشنا می شویم. این تکنیک به شما کمک می کند تا تمامی جلسات بیهوده خود را حدف کرده و تنها در 40 تا 60 دقیقه بهترین ایده ها را انتخاب و یا بهترین تصمیمات را بگیرید. اجازه بدهید بدون توضیحات اضافه نحوه اجرای تکنیک را با یکدیگر مرور کنیم.

وسایل مورد نیاز

استیکی نوت های مستطیل شکل (ترجیحا به رنگ زرد)
استیکی نوت های مربع شکل (دو رنگ متفاوت)
دات های کاغذی و یا دات های آهنربایی برای رای دادن | Voting Dots
چند ماژیک با رنگ های متفاوت
تایمر آنلاین و یا ساعت زنگ دار برای زمان ثابت کردن کارها | Time Box

میزان زمان مورد نیاز برای اجرای تکنیک تصمیم گیری رعد آسا

بسته به شرایط جلسات و بسته به چالش های مطرح شده برای محصولات، خدمات و فرآیندهای تیم شما این زمان متفاوت خواهد بود. با توجه به تجربه چندین باره اجرای این تکنیک در تیم های مختلف از شرکت های ایرانی و همچنین پیگیری موارد اجرا شده در بهترین شرکت های دنیا، میزان زمان مناسب برای اجرای این تکنیک و رسیدن به تصمیمات درست، چیزی بین 40 تا 60 دقیقه خواهد بود.

نکته مهمی که باید در نظر داشته باشید این است که حتما برای اجرای این کار یک مربی و تسهیل گر باید در کنار تیم شما قرار داشته باشد. این تسهیل گر کمک می کند تا مراحل مختلف این تکنیک را به درستی اجرا کنید و از همه مهم تر، زمان را برای هر مرحله برای تیم شما مدیریت خواهد کرد. علاوه بر این در صورتی که در اجرای هر مرحله به چالشی برخورد کنید، این تسهیل گر می تواند به رفع سریع آن موضوع کمک کند. تسهیل گران اغلب مربیان چابکی، اسپرینت مسترها و یا در صورت اینکه هیچ کدام از این ها در کنار شما نیستند، اسکرام مستر شما می تواند باشد. بیاید شروع کنیم !

1- با مشکلات شروع کنید - 7 دقیقه

اولین قدم، تشریح مشکلات و چالش ها است. تمامی اعضای تیم در جلسه بدون هیچگونه بحثی و در سکوت کامل شروع به نوشتن تمامی چالش ها، مشکلات، اشتباهات و دغدغه هایی که مرتبط با عنوان جلسه باشد، می کنند. حتی پیش افتاده ترین موارد نیز باید توسط اعضا نوشته شوند. برای مثال یکی از مشکلات تیم تولید محصول می تواند به این صورت باشد:

"ارتباطات ما با ذی النفعان به اندازه کافی خوب نیست. امکان تست نمونه های اولیه ساخته شده از محصول به دلیل کمبود وقت ذی النفعان برای شرکت در جلسات وجود ندارد."

به خاطر داشته باشید که مدت زمان لازم برای این بخش 7 دقیقه خواهد بود. پس از اتمام 7 دقیقه، هر یک از افراد مقادیر زیادی از چالش های مدنظر خود را بر روی استیکی نوت ها نوشته و شروع به چسباندن آن ها بر روی دیوار و یا بورد می کنند.

2- مشکلات و چالش های خود را پرزنت کنید - به ازای هر نفر 4 دقیقه

حالا زمان ارائه فشرده و تشریح مشکلات نوشته شده توسط هر یک از افراد حاضر در جلسه است. تسهیل گر به ترتیب از نفرات حاضر در جلسه درخواست می کند تا در 4 دقیقه به تشریح مشکلات نوشته شده در استیکی نوت های مرتبط با خود بپردازند. به خاطر داشته باشید که زمانی که فرد در حال ارائه و تشریح چالش های نوشته شده است، هیچ کس حق صحبت کردن و پرسیدن سوال از او را نخواهد داشت.

3- مشکلات و چالش های مدنظر را برای برطرف شدن انتخاب کنید - 6 دقیقه

تسهیل گر در این مرحله به هر نفر دو دات رای گیری می دهد. هر شخص در سکوت کامل باید به استیکی نوت هایی رای دهد که از نظر او شامل چالش با اولویت بالا برای حل کردن هستند. توجه داشته باشید که هر فرد می تواند هر دو دات خود را به یک استیکی دهد و یا آن را به دو استیکی مجزا اختصاص دهد. به محض اینکه 6 دقیقه به پایان رسید، تسهیل گر به مرتب سازی چالش هایی که دارای رای هستند اقدام خواهد کرد و آن ها را به ترتیب تعداد رای که به دست آورده اند مرتب می کند.

4- بازنویسی مشکلات در قالب چالش های استاندارد - 6 دقیقه

حالا در این بخش، تنها بر مشکلاتی که در مرحله قبل بیشترین رای ها را به دست آوردند تمرکز کنید. تسهیل گر قبل از هرچیز ، شروع به بازنویسی مشکلات با بالاترین رای در قالب "چگونه می توانیم ما ...؟" یا (How Might We) خواهد کرد. استفاده از این قالب به تیم کمک خواهد کرد که در مرحله بعد به راحتی ایده های مختلف تولید کنند و از آن ها برای حل چالش مطرح شده استفاده کنند.

برای مثال تصور کنید که مشکلی که بالاترین رای را در مرحله قبل آورده است دارای عنوان زیر باشد:

"ما هیچگونه اطلاعی از فعالیت هایی که در پروژه دیگر سازمان اتفاق می افتد نداریم!"

تسهیل گر می تواند این مشکل را با استفاده از (How Might We) به صورت زیر تشریح کند:

"چگونه می توانیم ما اطمینان حاصل کنیم که تمامی افراد از فعالیت های پروژه های سازمان اطلاعات کافی دارند؟"

5- تولید ایده ها و راه حل ها - 7 دقیقه

در این بخش، (How Might We) که برای مشکل با بالاترین رای نوشته شده است مورد استفاده قرار می گیرد و اعضای تیم برای حل این چالش، تا می توانند در سکوت و بر روی استیکی نوت ها ایده های خود را می نویسند. به خاطر داشته باشید که در اینجا مابقی مشکلات را فراموش نمی کنیم. بلکه انتظار ما این است که در هر لحظه بر روی حل یک مشکل تمرکز کنیم. پس از حل مشکل با اولویت بالا می توانید به سراغ مابقی چالش ها بروید. مجددا در این مرحله هر نفر بدون صحبت با شخص دیگری شروع به نوشتن ایده های خود برای چالش مطرح شده خواهند کرد. مدت زمان مورد نظر برای این مرحله 7 دقیقه است. حائز اهمیت است که در این مرحله تسهیل گر به تمامی اعضا این نکته را انتقال دهد که مهم برای ما تعداد ایده ها هستند و نه کیفیت آن ها. هر نفر تا جایی که می تواند باید ایده تولید کند تا بهترین ایده برای حل چالش انتخاب شود. پس از اتمام 7 دقیقه اعضا ایده های نوشته شده بر روی استیکی نوت ها را بر روی دیوار می چسبانند تا در مرحله بعد رای گیری برای انتخاب بهترین مورد انجام شود.

6- رای دهی به ایده ها - 10 دقیقه

این مرحله دقیقا مانند مرحله ای است که به مشکلات رای داده شد. اما در این مرحله تسهیل گر به هر نفر سه دات برای رای گیری می دهد تا به ایده یا ایده های مدنظر رای دهند. اعضای شرکت کننده باید به استیکی نوت هایی رای دهند که تصور می کنند به بهترین نحو چالش مطرح شده را حل خواهند کرد. مدت زمان این مرحله 10 دقیقه خواهد بود.

7- اولویت بندی و مرتب سازی ایده ها بر اساس بالاترین رای - 30 ثانیه

این مرحله دقیقا مانند مرحله انتخاب مشکل و مرتب سازی آن ها است. در اینجا ایده ها از بالاترین رای تا پایین ترین رای مرتب می شوند. حالا شما چیزی مانند عکس زیر خواهید داشت.

8- تصمیم بگیرید که چه ایده ای را اجرا کنید - 10 دقیقه

نکته ای که باید به خاطر بسپارید این است که ممکن است بسیاری از ایده های مطرح شده میان اعضای تیم از محبوبیت بالایی برخوردار باشند. اما بسیار مهم است که از میزان تلاش و فعالیتی که جهت اجرای ایده مورد نیاز است اطمینان حاصل کنید. ممکن است ایده ای بسیار عالی به نظر برسد اما هفته ها و ماه ها تلاش نیاز داشته باشد تا به چالش موجود جواب دهد. برای ما ایده هایی مطلوب هستند که در کمترین زمان بیشترین اثرگذاری را داشته باشند. پس در اینجا از نمودار (تلاش-اثرگذاری | Effort - Impact) استفاده می کنیم. در اینجا تسهیل گر با کمک تیم، ایده ها را در بخش های مختلف جا نمایی می کند. ایده یا ایده هایی که در قسمت بالا سمت چپ نمودار یعنی جایی که با کمترین تلاش بیشترین اثرگذاری را ایجاد خواهند کرد برای حل چالش انتخاب خواهند شد.