صبح سرحال و قبراق می‌رسید شرکت و پشت میز می‌نشینید. هنوز لپتاپ بالا نیامده که یادتان می‌افتد قرار بود ست شدن قرار مصاحبه با کاندیداهای استخدام را از همکارتان پیگیری کنید. دارید از او خبر می‌گیرید که برای جلسه استندآپ تیم فنی صدایتان می‌کنند. وسط جلسه یکدفعه یادتان می‌افتد که دیروز تولد مادرتان بوده، و شما نه تنها هدیه نگرفته‌اید که حتی زنگ هم به مادرتان نزدید. بعد از یک عذرخواهی مفصل پای تلفن، وقت برگزاری جلسه رودمپ با مالکین محصول است؛ اما کل چیزی که شما دارید در طول جلسه به آن فکر می‌کنید این است که چه کادویی باید برای مادرتان بگیرید تا این فراموش‌کاری بزرگ جبران شود. عصر خسته و کوفته به خانه می‌رسید و اولین سوالی که همسرتان ازتان می‌پرسد، این است که «پس میوه‌ها کو؟» و اینجاست که یادتان می‌افتد امروز شنبه است، مهمان دارید و وظیفه خرید میوه و شیرینی سر راه به شما سپرده شده بوده است.

یک شبانه‌روز تنها 24 ساعت است، اما بعضی وقت‌ها مسئولیت‌های کاری و شخصی ما آنقدر زیاد و درهم‌تنیده می‌شوند که از صبح تا شب مثل یک همستر کوشا روی چرخ می‌دویم، اما آخرش نه زندگی شخصی‌مان ایده‌آل است و نه بازدهی‌مان در سر کار به آن حدی می‌رسد که باید باشد. امروز می‌خواهیم برایتان از بولت ژورنال بگوییم؛ یک سیستم کاغذ و خودکاری برای نظم‌دهی، برنامه‌ریزی، و رشد شخصی که قرار است درروزهای شلوغ و پلوغ کاری، ذهنتان را کمی آرام کرده و بهره‌وری‌تان را حسابی بالاتر ببرد!

شاید قبلا اسم بولت‌ژورنال (Bullet Journal) را شنیده یا ویدیوی معرفی‌اش در یوتیوب را دیده باشید. این سیستم را رایدر کرول، یک دیزاینر امریکایی طراحی کرده که بخاطر اختلال بیش‌فعالی-کمبود توجه، از زمان کودکی به خاطر انبوهی افکار و کمبود تمرکز لازم برای کل آنها، زندگی‌اش به هم می‌ریخته است. کرول این سیستم را با کلی آزمون و خطا در طول زندگی خودش و برای نظم دادن به زندگی خودش پیدا کرد و بعدها آن را در اختیار دیگران قرار داد. از آن زمان، تب بولت‌ژورنال انسان‌های کاملا متنوعی از مدیران شرکت‌ها و بیزینس‌من‌ها گرفته تا افراد خانه‌دار و دانش‌آموزان را گرفته است؛ و از همه شگفت‌انگیزتر اینکه همین سیستم یکسان برای همه این زندگی‌های مختلف جواب می‌دهد! باورنکردنی است، مگر نه؟ اما واقعیت دارد، و می‌دانید چرا؟

بولت ژورنال مثل سیب‌زمینی است

در نگاه اول به نظر حوصله‌سربر و بی‌مزه می‌رسد، و دیگر مواد نشاسته‌ای مثل ماکارونی و برنج را به راحتی می‌شود جایگزین آن کرد. اما خاص بودن سیب‌زمینی به خاطر خود سیب‌زمینی نیست، بخاطر آن چیزهایی است که سیب‌زمینی می‌تواند به آنها تبدیل شود. به ماکارونی بگویید تبدیل به سیب‌زمینی سرخ کرده شود؛ می‌تواند!؟ هروقت توانست آن وقت باهاش حرف می‌زنیم! تا آن زمان، سیب‌زمینی پادشاه غذاهاست صرفا چون می‌تواند به هر چیزی که بخواهید تبدیل شود.

خاص بودن بولت ژورنال هم به همین است. کتابفروشی‌ها و اپ‌استورها پرند از انواع و اقسام پلنرها در هر شکل و طرح و رنگی که تصورش را بکنید؛ اما حتی یکی بینشان نیست که بتواند همه نیازهای آدم را یکجا برآورده کند؛ همه‌‌شان صرفا ماکارونی‌هایی هستند که بیهوده سعی دارند به سیب‌زمینی سرخ کرده تبدیل شوند. اما بولت ژورنال با همه آنها فرق دارد؛ با یک دفتر ساده خالی و یک خودکار معمولی شروع می‌شود: آنقدر ساده و حتی حوصله‌سربر که آدم فکر می‌کند حتما یک جای کار می‌لنگد. اما در عین حال، این هوشمندانه‌ترین و در عین حال تنبلانه‌ترین سیستم نظم‌بخشی است؛ همانی که همیشه آرزو داشتیم لابلای پلنرهای رنگ و وارنگ کتابفروشی‌ها و اپ‌های مختلف اپ‌استور پیدایش کنیم.

بولت ژورنال بهتر از سیستم‌های آنلاین جواب می‌دهد

نمی‌خواهم بگویم کامپیوتر و موبایل را کنار گذاشته و وارد غار اصحاب کهف بشوید. این شوخی خیلی بی‌مزه و ترسناکی است. اما بیایید با هم توافق کنیم که نوشتن با دست، یک حس و حالی دارد که تایپ کردن و تپ‌تپ انگشت زدن روی صفحه موبایل ندارد. تا حالا سعی کرده‌اید متنی را روی کامپیوتر ادیت کنید؟ من یکی که همیشه بعد از کلی کلنجار رفتن، آخرش کل فایل را پرینت می‌گیرم و با یک خودکار سراغش می‌روم، چون اینطوری پروسه برایم خیلی راحت‌تر و سریع‌تر می‌شود. پژوهش‌ها می‌گویند:

«چه خودشان متوجه بشوند و چه نه، اغلب افراد وقتی سراغ کامپیوتر و تبلت می‌روند ذهنشان برای یادگیری آمادگی کمتری دارد تا وقتی که سراغ کاغذ می‌روند»
- مغز خواننده در عصر دیجیتال: کاغذ در مقابل صفحه نمایش – از Scientific American

مغز ما در مواجهه با کاغذ و خودکار جوری متفاوت کار می‌کند. سرعت نوشتن ما اغلب کمتر از سرعت تایپمان است؛ بنابراین وقتی می‌نویسیم زمان بیشتری برای فکر کردن می‌گذاریم، عمیق‌تر و کامل‌تر می‌اندیشیم، و ذهنمان نتایج شفاف‌تری برایمان ارائه می‌کند.

اما اگر یک سیستم کاغذ و خودکاری بیشتر از تایپ وقت بگیرد، ما که فرصت سر خاراندن هم نداریم اصلا چرا باید سراغش برویم؟ چون سیستم بولت‌ژورنال یک راهکار ساده برای این قضیه دارد. این سیستم نه تنها از علایم اختصاری و مینیمال‌نویسی در آن استفاده می‌شود، بلکه ذاتا طوری طراحی شده که بهتان کمک کند تصمیم بگیرید چه چیزهایی مهم هستند و چه چیزهایی نه. اگر چیزی آنقدر مهم نیست که چندبار بنویسیدش، لابد آنقدر مهم نیست که در زندگی‌تان هم نگهش دارید. به همین سادگی.

بولت‌ژورنال قرار نیست جای موبایلتان را بگیرد. من هم مثل خیلی‌های دیگر اگر نتوانم هر لحظه‌ای که خواستم پادکست گوش کنم، دق می‌کنم؛ اما موبایل نه می‌تواند و نه قرار است که همه چیز را در خود داشته باشد؛ حتی اگر هم داشت، باز هم نمی‌شد همه چیزهای لازم را یکجا و کنار هم داشت؛ باید چندین و چند اپ برای چیزهای مختلف داشته باشید. همچنین آدم نمی‌تواند اطلاعات را روی گوشی موبایلش همانطور ذخیره کند که داخل جلد یک دفتر ذخیره می‌کند. بولت‌ژورنالی که تمام شود می‌تواند سالیان سال در قفسه کتابخانه‌تان به زندگی‌اش ادامه دهد و با اضافه شدن بولت‌ژورنال‌های سال‌های بعد و بعدتر به آن، یک فیلم کوتاه از مسیر زندگی شما بسازد که با فناوری اصلا به این خوبی ممکن نبود.

آماده کردن بولت ژورنال پنج دقیقه بیشتر وقت نمی‌گیرد

اگر شک دارید که قبل از مطمئن شدن درباره این سیستم جدید یک دفتر تازه بخرید یا نه (که خیلی هم شک منطقی و معقولی است)، با یک دفتر کهنه یا حتی یکی از انبوه دفترهای نیمه‌کاره خانه‌تان شروع کنید. بعد از خواندن این پست، می‌توانید ظرف چند دقیقه بولت‌ژورنالتان را شروع کنید!

صفحات بولت‌ژورنال عبارتند از فهرست، برگ های برنامه‌ریزی، ترکرها (Trackers) و مجموعه‌ها. هیچ دو بولت‌ژورنالی یکی نیستند، و اینکه شما کدام یک از این صفحات را را داشته باشید، کاملا به خود شما و نیازهای شخص خودتان بستگی دارد. در این پست در مورد فهرست و برگ‌های برنامه‌ریزی (شامل برگ آینده، ماهانه، هفتگی، و روزانه) صحبت می‌کنیم و در پست بعدی سراغ ترکر‌ها، کالکشن‌ها، و چند فوت و فن ریز برای استفاده بهینه‌تر از بولت‌ژورنال خواهیم رفت.

1. فهرست (Index)

دفترتان را ورق بزنید تا به دو صفحه خالی کنار هم برسید، درست مثل تصویر بالا. به ترکیب این دو صفحه، Spread می‌گویند. ما اینجا قرار است آنهارا «دوصفحه» بنامیم. اولین دوصفحه‌ی سفید بولت‌ژورنالتان، صفحات فهرست شما خواهند بود.

اگر بولت‌ژورنال مثل سیب‌زمینی باشد، فهرست مثل چربی است؛ شما می‌توانید هر خوردنی چربی‌ که دلتان بخواهد را کنار سیب‌زمینی استفاده کنید؛ روغن زیتون، ژامبون سرخ شده، کره. اما بدون این چربی، نمی‌شود از سیب‌زمینی آب‌پز ساده لذت برد. کمی چربی، سیب‌زمینی را از این رو به آن رو می‌کند! صفحه فهرست هم از بولت‌ژورنال چوب جادویی می‌سازد که هر طلسمی از آن برمی‌آید.

با داشتن این فهرست، دیگر نیازی نیست موضوعات مرتبط را پشت سر هم بنویسید (مثلا لازم نیست یکجا برای کل ماه‌های سال برگه برنامه‌ریزی بسازید). به این ترتیب می‌توانید هر برگه را زمانی بسازید که به آن نیاز دارید، و دقیقا همان تعداد صفحه را برایش استفاده کنید که لازم است. با کمک فهرست، در عین بی‌نظمی، نظم کامل خواهید داشت! تصور کنید آدم بتواند وسایلش را بدون هیچ نظمی داخل کشو پرتاپ کند، اما لیستی از کل وسایل کشو با ذکر موقعیت دقیقشان را داشته باشد. معرکه نیست؟

فهرست دقیقا همان چیزی است که فکر می‌کنید: یک لیست از موضوعات صفحات دفتر، بعلاوه شماره صفحه‌شان. این لیست را به مرور زمان پر خواهید کرد، اما فعلا می‌‌توانید بالای آن دو صفحه بنویسید «فهرست»، صفحه‌ها را شماره‌گذاری کنید (احتمالا صفحه یک و دو) و بعد در اولین خط صفحه فهرست، بنویسید «فهرست: 1-2». از آنجا که این فهرست موضوعی است، می‌توانید شماره صفحات با موضوع مشابه را کنار هم بگذارید. مثلا: برنامه‌ریزی ماهانه: 3-4(فروردین)، 7-8 (اردیبهشت) و الی آخر. هر وقت که برگه جدیدی ساختید، همان‌جا به فهرست برمی‌گردید و مشخصاتش را اضافه می‌کنید.

شاید کمی زمان ببرد تا اهمیت فهرست را بفهمید، بنابراین حتی اگر به نظرتان بیهوده می‌آید هم برایش صفحه کنار بگذارید.

2. برگ آینده (Future Log)

همه پلنرها امکان برنامه‌ریزی بلندمدت را فراهم می‌کنند. اما این نوع برنامه‌ریزی زمانی مشکل‌ساز می‌شود که بخواهید نه فقط در اول سال، که در طول سال پلن بریزید. اینجاست که «برگ آینده» بولت‌ژورنال وارد عمل می‌شود.

هدف این صفحه این است که بدون نیاز برنامه‌ریزی خیلی دقیق، صرفا لیستی از همه کارهایمان در یک مدت زمان مشخص در آینده (مثلا یک سال) را یک جا داشته باشیم. مدل‌های مختلفی مدل برای ساختن برگ آینده وجود دارد: مثلا می‌شود تاریخ‌های مهم و مناسبت‌ها را به تفکیک ماه‌ها وارد کرد، صرفا پروژه‌های کلی و آرزوهای سال جدید (Resolutions) را در یک لیست نوشت، قرارهای ملاقات‌ یا وقت دکتر را به تقویم اضافه کرد، یا اصلا ترکیبی از همه این حالت‌ها ساخت. زیبایی بولت‌ژورنال در همین است: هر مدلی لازم دارید را بردارید و مدل‌های غیرضروری را دور بیندازید. مدل برنامه‌ریزی‌تان را فقط شخص خودتان تعیین می‌کنید!

برگ آینده من برای یک سال آتی است، اما این مدت را می‌شود سه ماه، شش ماه، تا آخر سال جاری، یا حتی دو سال آینده هم تعیین کرد. تصمیم با شماست. می‌توانید هر چیزی به نظرتان بهتر است را تست کنید؛ اگر جواب نداد، مشکلی نیست! دفعه بعد یک مدل جدید را تست کنید. هیچ الزامی به پایبند بودن به چیزی که لازم نیست وجود ندارد.

فعلا بالای دوصفحه خالی بعدی بنویسید «برگ آینده»، صفحات را شماره بزنید، و مدخل «برگ آینده: 3-4 » را به فهرستتان اضافه کنید. بهتر است این صفحه اول دفتر باشد، برای همین از همین حالا برایش صفحه کنار می‌گذاریم. برای شروع، می‌توانید از تمپلیت‌های آماده کوئرا برای برگ آینده استفاده کنید.

3. برگ ماهانه

بولت‌ژورنال یک مزیت خیلی بزرگ دارد: لازم نیست حتما از اولین ماه سال شروعش کنید! در هر ماهی که هستید، از همان جا اولین برگه ماهانه‌تان را بسازید. اگر در 15 ماه آبان باشید، می‌توانید فقط پانزده روز باقی‌مانده آبان را وارد کنید.

نام ماه را بالای دوصفحه خالی بعدی بنویسید و عدد روزهای ماه را در کناره صفحه وارد کنید. همچنین خوب است اولین حرف روز هفته (مثلا ش برای شنبه) را هم کنار هر عدد بنویسید تا بدانید هر تاریخ به چه روزی می‌افتد.

حالا تقویم فعلی‌تان را بردارید (گوگل کلندر گوشی‌، تقویم جیبی فعلی، یا هر مدل دیگری که الان دارید) و قرارها، مناسبت‌ها و رویدادهای این ماه را به برگ ماهانه منتقل کنید. موجز و مختصر بنویسید؛ همین کافی است. اگر از این سیستم خوشتان آمده و فکر می‌کنید برایتان جواب می‌دهد، به برگ آینده برگردید، بقیه ماه‌های تقویم فعلی‌تان را هم ورق بزنید و همه قرارها و مناسبت‌های آینده را وارد برگ آینده کنید. شما که دفترتان باز است و خودکار هم در دستتان، پس چه زمانی بهتر از حالا؟

معمولا مردم صفحه سمت راست را به تقویم اختصاص می‌دهند و صفحه کناری را هم به یک جور لیست بزرگ برای انوع اقسام انجام‌دادنی‌های آن ماه. حقیقتش من شخصا در زندگی‌ام به چنین لیست عظیمی برای یک ماه نیاز ندارم؛ بنابراین معمولا این لیست را اضافه نمی‌کنم مگر ماهی مثل اسفندماه که زندگی زیادی شلوغ شود و انبوه کارهای انجام‌دادنی قبل از عید سر به فلک بکشد. بولت‌ژورنال متناسب با نیاز شما تغییر می‌کند: اگر برای ماه آینده‌تان یک لیست کارهای ماهانه لازم دارید، خب آن را بسازید. اگر ندارید، بی‌خیالش شوید.

4. برگ هفتگی و دو هفتگی

من برنامه‌ریزی هفتگی یا دوهفته‌ای را به ماهانه ترجیح می‌دهم؛ چون می‌توانم اهداف هفتگی برای خودم تعیین کنم، در فواصل کوتاه‌تری در برنامه بازبینی داشته باشم، و لیست جزئی‌تری از ساب‌تسک‌های پروژه‌ام را وارد برنامه‌کنم. اما این که چه نوع برنامه‌ای برای شما مناسب‌تر است، چیزی است که باید با امتحان کردن آنها بفهمید.

جذابیت دیگر برنامه هفتگی این است که می‌شود چیزهای دیگری در کنار تسک‌ها به آن اضافه کرد. مثلا یک سری تسک‌ها هستند که هر روز باید تکرارشان کنیم، اما معمولا در لیست کارهای روزانه‌مان ذکر نمی‌شوند؛ مثل جلسه سرپایی اسکرام، شستن ظرف‌ها، بردن آشغال‌ها، آب خوردن، غذا خوردن. می‌شود این نوع تسک‌ها را یک گوشه‌ی دوصفحه هفتگی نوشت و به تعداد روزهای هفته، جلوی آنها مربع‌های خالی گذاشت. هر روز که تسک را انجام دادید، مربع را تیک بزنید. به این ترتیب دیگر لازم نخواهد بود که این کارها را مدام در ذهنتان به خودتان یادآوری کنید؛ کافیست بولت‌ژورنالتان هر روز روی میز باز باشد تا یادتان بیفتند. این استراتژی بخصوص زمانی به درد می‌خورد که تلی از کارها روی سر آدم تلنبار شده و آنقدر سرش گرم آنهاست که همین کارهای روزمره را هم یادش می‌رود انجام دهد. با این تکنیک، دیگر ساعت پنج عصر یکهو یادتان نمی‌افتد که هنوز ناهار نخورده‌اید.

در این لینک می‌توانید نمونه محبوب ما از برگ هفتگی را ببینید. صفحه راست شامل ددلاین‌ها، تاریخ‌های مهم و مناسبت‌هاست. در صفحه چپ، اهداف کاری و شخصی از هم جدا شده‌اند و بخشی هم برای روزانه‌های تکراری در پایین صفحه وجود دارد.

برنامه‌ریزی غذایی هفتگی

یک نوع دیگر از برنامه‌ریزی هفتگی که کمی از آن آرامش گمشده را به زندگی شلوغ کارمندی برمی‌گرداند، برنامه‌ریزی غذایی است. اگر خودتان غذا درست می‌کنید و دوست دارید فرآیند تصمیم‌گیری‌های روزانه برای غذا را راحت‌تر کنید، یک پلنر غذایی بسازید. اول هفته در مورد غذاهای هر روز هفته تصمیم می‌گیرید، مواد خریدنی لازم برای آنها را لیست کرده و قبل از شروع هفته یکجا همه‌شان را می‌خرید، و بعد دیگر لازم نخواهد بود هر روز با چالش «امروز چی بخوریم» و «ببینیم چی تو فریزر هست که بشه باهاش غذا درست کرد» سر و کله بزنید.

یک نمونه از پلنرهای غذایی ممکن را در بالا دیدید. خوبی این پلنر این است که لازم نیست هر هفته از نو آن را بکشید، بلکه می‌توانید در مربع هر روز هفته یک استیکی نوت بچسبانید و آخر هر هفته آنها را بِکَنید. با انجام همین کار در مورد بخش «لیست خرید»، به راحتی می‌توانید لیستتان را راحت بِکَنید، توی جیبتان بذارید و راحت به خرید بروید!

5. برگ روزانه

اگر دوست دارید روزانه برنامه بریزید، می‌توانید این کار را هم در بولت‌ژورنالتان انجام دهید؛ اما این مستلزم این است که آن را از حد یک To-do List که روی دستمال‌کاغذی هم می‌شد نوشت، فراتر ببرید.

برگ روزانه می‌تواند یک لیست درهم و برهم از انجام‌دادنی‌ها، رویدادها، یادآوری‌ها، ایده‌ها، و یادداشت‌ها باشد. جذابیت چنین لیستی این است که هر چیزی همانطور که به ذهن می‌آید لیست می‌شود. مغز ما خودش اتوماتیک چیزها را طبقه بندی نمیکند؛ اصلا برای همین مرتب کردن است که ما لیست می‌نویسیم! برای همین است که دنبال نظم و ترتیب هستیم. مغز ما بی‌نظیر است، اما باید بین اطلاعات موجود در آن بگردیم و چیزهای مهم را آن لابلا پیدا کنیم. برگ روزانه، می‌گذارد آن فکرها را به شکل جریان سیال ذهن از مغزتان بیرون بکشید و در عین حال در لیستی که نوشته‌اید احساس بی‌نظمی نکنید.

برگ روزانه مثل قاشق چنگالی برای سیب‌زمینی بولت‌ژورنال است. ابزاری است برای جدا کردن تکه‌های مهم روز و ابدی کردن آنها. شاید خیلی از این تکه‌ها لیست تسک‌ها و قرار ملاقات‌ها باشند،، اما چیزهای شخصی‌تر هم آن وسطها هست: مثل چیزهایی که دوست دارید یادتان بماند، کتاب‌هایی که تمامشان کردید، گفتگویی که با یک دوست قدیمی داشتید، موفقیت کوچکی که امروز از آن خوشحالید و فردا به کلی یادتان خواهد رفت. این یادداشت‌های شخصی قرار نیست مثل دفتر خاطرات طولانی باشند. در واقع، اصلا بهتر است در خلاصه‌ترین حالت ممکن باشند! وقتی دارید صفحه روزانه را پر می‌کنید، همانطور که این فکرها به ذهنتان می‌آید آنها را بنویسید. مثلا شاید بنویسید «مراجعه به اداره پست» و بلافاصله بعدش بنویسید «پسرم امروز برای اولین بار دوچرخه راند». بعد از نوشتن محتویات ذهنتان، می‌توانید آنها را با گذاشتن نمادها در کنارشان(رجوع کنید به قسمت دوم این پست) طبقه‌بندی کنید.

اگر از لیست درهم خوشتان نمی‌آید، می‌توانید از تمپلیت کوئرا استفاده کنید که برای قرارها، یادآوری‌ها، اهداف و انجام‌دادنی‌ها بخش‌های جداگانه دارد. همچنین می‌توانید کارهایی که حالا ناگهان یادتان افتاده‌اند اما امروز وقتی برای انجامشان ندارید را در بخش «بماند برای روزهای بعدی» یادداشت کنید و روز بعد نگاهی به آن بیندازید. در پایان صفحه نیز فضایی تعبیه شده تا همه آن وقایع و موفقیت‌های کوچکی که دوست ندارید از یادتان بروند را یادداشت کنید.

امیدوارم که بولت‌ژورنال همانقدر که مارا جذب کرده، شما را هم به خودش علاقمند کرده‌باشد! در بخش دوم این پست، سراغ برگه‌های هیجان‌انگیزی به نام ترکر و کالکشن می‌رویم و چند تا فوت و فن ساده برای استفاده راحت‌تر از بولت‌ژورنال را برایتان توضیح می‌دهیم. آیا تا به حال از بولت‌ژورنال استفاده کرده‌اید؟ اگر نه، تا به اینجا به نظرتان این سیستم نظم‌دهی مفید است یا نه؟ نظرتان را در کامنت‌ها برایمان بگویید!

? قسمت دوم این مطلب، شما را با ترکرها برای ایجاد عادت‌های جدید، کالکشن‌ها برای گردآوری اطلاعات مهم، استفاده از نمادها و چند فوت‌وفن تکمیلی دیگر برای استفاده بهتر از بولت‌ژورنال آشنا می‌کند. این مطلب را از دست ندهید!

این مطلب توسط تیم تولید محتوای کوئرامگ به سرپرستی مریم مقدس برهان نوشته شده و بخش‌هایی از آن برگرفته از مطلب زیر است:

"How to Bullet Journal: The Absolute Ultimate Guide" @ The Lazy Genius Collective