نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) چیست؟

مردم همیشه دنبال راحتی هستند و تمایل دارند بهای راحتی خود را به قیمت درست و به قاعده بپردازند. این قضیه راحتی و پرداخت پول به اندازه سرویس دریافت شده، هنگام مسافرت و مخصوصا برای اقامت، نمود بیشتری دارد. ما همواره دنبال بهترین گزینه برای اطراق می‌گردیم. و از یافتن گزینه مناسب احساس خوبی خواهیم داشت. نرم افزار مدیریت هتل (PMS) هم‌چنین حالتی دارند. در اینجا نیز ما مجموعه‌ای از فرصت‌ها را در اختیار داریم تا بهترین سیستم مدیریت و بهترین راه‌حل‌های ممکن را برای خود فراهم آوریم. بنابراین، هتل PMS امری ضروری برای هتل‌داران و پرسنل مدیریت هتل است، هر چند اکثریت PMSهای ایرانی بر بستر وب نیستند.

نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) یک راه حل مبتنی بر فضای ابری وب است. در این راه حل نیازی به تهیه سرور برای اجرای نرم افزار نیست. بلکه نرم افزار و بانک اطلاعاتی در فضای ابری اینترنت مستقر هستند و با هر وسیله‌ای که امکان اتصال به اینترنت دارد مثل موبایل یا تبلت می‌توان از این برنامه‌های استفاده کرد. یقینا PMS تنها راه حل مدیریت هتل است. از این رو استفاده از PMS برای مدیریت هر هتلی واجب است. با بهره‌گیری از PMS فعالیت‌های هتل مکانیزه شده و نحوه مدیریت ایمن و شفاف خواهد بود. در حقیقت شعار PMS این خواهد بود: می‌توانیم تمام فعالیت ها را مدیریت کنیم.

کاربران تلفن همراه روز به روز در حال افزایش است. حدود ۶۰٪ از جمعیت دنیا از تلفن‌های همراه و اینترنت استفاده می‌كنند. انقلاب نسل چهارم اینترنت، سبک زندگی بشر را تغییر داده است. شیوه خرید و فروش کالاها را با مدرن‌ترین روش دگرگون ساخته است. اینترنت به عنوان یک مزیت برای دنیای بشر پدید آمده است. مردم در همه مکان‌ها از این مزایا برای منافع خود استفاده می‌کنند.

چرا همه هتل‌ها باید PMS داشته باشند؟

نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) برای هتل‌داران مزیت محسوب می‌شود. چون می‌تواند همه چیز مدیریت کند و ما می‌توانیم مزایای زیادی از آن کسب کنیم. PMS می‌تواند کلیه گردش‌های کاری، از قبیل مدیریت رزرو، ورود/ خروج، تعیین تکالیف خانه‌داری، مدیریت نرخ اتاق ، صورتحساب را انجام دهد. البته این با شماست که کدام PMS را انتخاب کنید. از محصولات قدیمی گرفته تا محصولات جدید و به روز.

برخی از مزایای PMSهای مبتنی بر فضای ابری عبارتند از :

• کاهش هزینه

کاهش هزینه نسبت به سیستم‌هایی که در فضای ابری مستقر نیستند کاملا چشم‌گیر است. چون در سیستم هایی که روی سرور یا کامپیوتر هتل نصب می شود هزینه‌های قابل ملاحظه ای برای خریداری سرور، نگهداری و به روز رسانی سرور و حقوق و دستمزد کارشناس کامپیوتر صرف می شود. اما در PMS مبتنی بر ابر ، نگرانی در مورد هزینه های آن وجود ندارد و همه ویژگی ها قابل کنترل و مقرون به صرفه هستند. در اینجا شما نیازی به کارمندان IT ندارید تا کارتان را انجام دهند و همچنین کاربری و نگهداشت سیستم بسیار آسان خواهد بود. روش مبتنی بر ابر بهترین گزینه از نظر صرفه اقتصادی است. داده‌های شما در امن ترین سرور ها ذخیره شده و از طریق اینترنت قابل دستیابی است. مدیریت و کاربری بسیار آسان است. و سیستم هزینه اشتراکی به شما این امکان را می دهد به قدر نیاز خود از امکانات سرور بهره برداری کنید و به همان مقدار هزینه بپردازید. و البته این امکان وجود دارد تا با توسعه کارتان منابع بیشتری را در اختیار بگیرید و به صورت مرحله به مرحله هزینه ها را افزایش دهید.

• دسترسی آسان

این یکی دیگر مزایای مهم سیستم‌ای مبتنی بر پایه ابر اینترنتی است. وقتی یک هتل PMS استفاده می کند. تمام فعالیت‌های خود را با این سیستم انجام می‌دهد و برای همین بسیار ضروری است که مدیران کارکنان هتل در هر لحظه و در هر مکان به این سیستم دسترسی داشته باشند. حال آنکه سیستم‌هایی که روی سرور شخصی هتل نصب هستند تنها روی شبکه محلی هتل قابل دسترس است. از این رو انجام عملیات و گزارش گیری تنها به حضور در محل هتل محدود می‌شود. اما در سیستم مبتنی بر ابر، چنین اتفاقی نمی‌افتد. می‌توان PMS را در هر مکانی و هر زمان استفاده کرد. و این امکان وجود دارد که از طریق تلفن همراه، دسکتاپ، لپ‌تاپ و تبلت از آن بهره‌مند شویم.

• شفافیت بیشتر در سازمان

تصور کنید برخی از مشتریان شما از پاکیزگی شکایت داشته‌اند و شما از این احساس آن‌ها بی‌خبرید در نتیجه نمی‌توانید این مشکل را حل و فصل کنید. یا حالتی را مجسم کنید که مهمان از راه می‌رسد و شما نمی‌دانید کدام اتاق خالی است و کدام اتاق مناسب شرایط مهمان است. مثال‌هایی از این دست بسیار است. این‌ها نکات بسیار ظریفی است که باید به آن توجه کرد. همه این‌ها منجر به نارضایتی مشتری می‌شود و و اصلا نباید از آن غافل شد. با استفاده از PMS مبتنی بر ابر ، استفاده از آن بسیار آسان است. تمیز کردن اتاق، جدول زمانی اتاقهای خالی و نگهداری از اتاق به راحتی توسط کارکنان انجام می شود و آنها می توانند در اسرع وقت به شرایط اشراف داشته باشند.

• بهبود بهره‌وری

نرم افزار‌های مدیریت هتل (PMS) مبتنی بر فضای ابری اینترنت، امکان دسترسی به کل وظایف را به کاربر می‌دهد و انجام کارها به شیوه‌ای صحیح انجام خواهد گرفت. با استفاده از این سیستم وظایف کاربران سیستم در مدت زمان کوتاهی به بهترین و کامل‌ترین وجه انجام می‌گیرد. خواسته‌های مشتری بسیار سریع و به درستی اجابت می‌شود. مهم‌ترین نتیجه‌ای که می‌توان از یک سیستم گرفت نیز همین است، رضایت مشتری. توجه شود که رسیدن به این نتیجه مطلوب در کمترین زمان محقق می‌شود. به طور مثال مسئول پذیرش در لحظه به تمامی اطلاعات دسترسی دارد اعم از وضعیت نظافت اتاق‌ها، پر یا خالی بودن اتاق‌ها، هزینه‌های پرداخت شده و اتخاذ بهترین تصمیم هنگام ورود میهمان جدید. همه این‌ها تنها در صورتی امکان پذیر است که یک سیستم یکپارچه مدیریتی در اختیار داشت. یک سیستم مبتنی بر فضای ابری اینترنت.

• افزایش فروش و درآمد از اتاق‌های هتل

زیربنای آنلاین شدن یک هتل در اختیار داشتن PMS با قابلیت مدیریت کانال‌های توزیع است. در این شرایط بدون نگرانی از هم‌پوشانی رزروها امکان فروش آنلاین در وب سایت هتل و سایر سایت‌های رزرواسیون فراهم می‌شود. هنگامی که برای مشتری امکان انجام عملیات به صورت آنلاین فراهم می‌آید علاوه بر تسهیل فرایند رزرو از طریق اینترنت، امکان دریافت نظرات مشتری هم میسر می‌شود. دریافت نظرات مشتری باعث شناسایی نقاط ضعف و اقدام برای برطرف ساختن آن می‌شود. این فرایند شناخت و اصلاح موجب بهبود کیفیت خدمات و افزایش رضایت مشتری می‌شود.

نتیجه گیری

سیستم مدیریت هتل (PMS) مهمترین عامل در سودآوری هتل‌ها است. ابعاد گسترده‌ای دارد و هر هتل‌دار باید به صورت ویژه روی این سیستم متمرکز شود. استفاده از PMS برای هتل یک مزیت محسوب می‌شود. چون با این روش می‌تواند کیفیت خدمات و نرخ اشغالی اتاق‌ها را افزایش دهد و سود بیشتر کسب کند.