چطور پلن کاری بهتری بنویسیم؟ با هدف بهبود تجربه مخاطب پلن

آخرین باری که یک پلن کاری نوشتید چه زمانی بود؟ به طور کلی ماهانه چند پلن برای کار یا زندگی خود طراحی میکنید؟ مخاطبین پلن های کاری و اجرایی شم چه کسانی هستند؟ خودتان؟ مدیرتان؟ همکارانتان؟ شخصی خارج از تیم یا سازمانتان؟ من در این مطلب میخواهم تجربیات خودم از پلن نویسی را گردآوری کرده و راهکارهایی برای نوشتن یک پلن کاری و اجرایی بهتر به شما ارائه کنم. به شما اطمینان میدهم که اگر تا پایان این مطلب همراه من باشید، ایده های خوبی برای نوشتن پلن های کاری و طرح های پیشنهادی بهتر بدست خواهید آورد.

چرا پلن مینویسم؟

به نظر من پلن نویسی درست و اصولی، یک مزیت و راهکار موثر ارتباطی بین افراد و تیم هاست. من در این مطلب، پلن نویسی را منحصر به قشر خاصی از اعضای یک مجموعه یا تیم نکرده ام. در واقع  فارغ از اینکه اعضا در چه جایگاهی قرار دارند و تا چه اندازه کارشان راهبردی یا تا چه اندازه در لایه های عملیاتی است، به این موضوع پرداخته ام.

نوشتن پلن اجرایی خوب، احتمال موفقیت آن را افزایش میدهد. در واقع پلن نویسی، خروجیِ مستند، قابل ادعا و شفافی است که از سینه و مغز شما، بر روی کاغذ (فیزیکی یا الکترونیکی) منتقل میشود. پس مادامیکه پلن شفاف و کامل و جامعی ننویسید، مشخص است که هنوز به کاری که قرار است انجام دهید اشراف ندارید و یا مراحلی که در پلن آورده اید، هنوز برای خودتان شفاف و مشخص نیست.

به نظر من پلن نویسی، مواجه شدن با همه چالش ها و مسائلی است که مغز ما در هنگام تفکر و تصمیم گیری، قادر به مشاهده آنها نیست و یا  به صورت ناخودآگاه به آنها بی اعتنایی میکند. من زمانی مهندسی الکترونیک خوانده ام و سپس وارد علوم انسانی (مدیریت) شدم. از 4 سال مهندسی خواندن توانستم تنها معنای «مهندسی» را بفهمم. مهندسی یعنی کار دقیق.

باور دارم که با انجام دقیق کارها می توان «انسانی» ترین کارها را نیز مهندسی کرد.

من پلن مینویسم چون میخواهم به دقیق ترین شکل ممکن کارها را به انجام برسانم؛ کمتر در زمان اجرای کارها غافلگیر شوم و در زمان غافلگیری، راهکارهای جایگزین مناسبی برای آنها داشته باشم؛ ریسک هایم را مدیریت کنم و با منابعی که در نظر گرفته ام از صفر تا صد کار را با موفقیت انجام دهم.

چطور پلن مینویسم؟

هنگام پلن نویسی به مخاطبتان توجه کنید، او کیست؟ چقدر سرش شلوغ است؟ بغیر از پلن شما، پلن های چه کسانی را میخواند؟ چقدر میتواند برای پلن شما وقت بگذارد؟ چقدر با کاری که شما انجام میدهید آشناست؟ از او چه میخواهید؟ هدفتان از نوشتن پلن چیست؟ اگر این پلن تایید شود چه آورده ای برای مجموعه تان خواهد داشت و چه مقدار بر روی آن سرمایه گذاری باید کرد؟ نقش شما در اجرای این پلن چیست و مسئولیت های قبل و بعد از اجرای این پلن با چه کسانی خواهد بود؟ ریسک های کارتان چیست و برای آنها چه راهکارهایی را اتخاذ میکنید؟

همه این سوالات، مواردی هست که در این متن به آنها خواهم پرداخت، اما اگر این متن را خواندید و هنوز سوال(هایـ)ی برایتان باقی مانده است، نگران نباشید و آن را در قسمت نظرات بپرسید، من تلاش میکنم به آنها پاسخ دهم.

اهمیت مخاطب شناسی قبل از پلن نویسی

اگر پلنهای کاریتان را با مدیرتان به اشتراک میگذارید. مهمترین نکته ای که وجود دارد این است که مدیریت باید بفهمد که چه نوشته اید! مدیران یک درک عمومی خوب از فضای کاری شما دارند و میدانند که چه کاری انجام میدهید اما نیازی نیست که به صورت تخصصی با کاری که میکنید آشنا باشند. پس لطفا پلنتان را برای مخاطبتان بنویسید و نه برای خودتان!

پلن کاریمان را ساده و کامل بنویسیم

مفاهیم تخصصی را ساده بیان کنید و یا با ذکر اهمیت آنها کاری کنید تا تصمیم گیری برای مدیرتان آسان تر شود.

یادتان باشد که ساده نوشتن شما به معنای ساده انگاری مدیرتان نیست.

بلکه این ساده نوشتن به معنای ایجاد تجربه کاربری بهتری برای مدیر شماست و اینکار احتمال موفقیت پلن کارتان را افزایش میدهد.

#تکنیک: علاوه بر آن شما میتواند با درج یک توضیح تخصصی تر در ادامه بخش های ساده سازی شده پلن تان، راهکارها یا مفاهیم تخصصی را نیز بیان کنید.

کامل نویسی پلن کاری به معنای مفصل نویسی نیست. باید تا جایی که میتوانید از ذکر بدیهیات و حشویات بپرهیزید. از طرفی طوری خلاصه ننویسید که سرشار از ابهام باشد و سوال های بیشماری را در ذهن مدیرتان ایجاد کند. به عبارت ساده تر، شما موظفید هر چه نیاز است بیان شود را بیان کنید و به آنها بپردازید.

تبصره: ساده سازی پلن کاری، راه حل همیشگی و قابل تعمیمی برای ارائه تمامی پلن ها نیست و بلکه متناسب با مخاطب باید در نظر گرفته شود. حرف کلی من در این بخش این بود که ببینید برای چه کسی پلن مینویسید و تلاش کنید «برای او» بنویسید.

توجه به زمان در پلن نویسی

در انتهای این بخش به یک ساختار مقیاس پذیر خواهیم رسید. به این نکته توجه داشته باشید که پلن های شما یکبار برای همیشه نیستند. مدیر شما ممکن است پلن کاریتان را چند بار مرور کند و یا چند بار به آن سر بزند. اگر پلن تان را از طریق گوگل داکیومنت با مدیرتان به اشتراک میگذارید، این اتفاق خوبی است چرا که در ایمیل ایشان هم ثبت می گردد. اما با این حال نیاز به یک مرجع اصلی تمامی پلن های کاری شما به ایشان وجود دارد.

#تکنیک: باید کاری کنید که مدیرتان بتواند پلن های کاریتان را در یک جدول ببیند و با بوکمارک کردن تنها یک صفحه، تمامی پلن های شما را داشته باشد و همواره بدون دردسر به آن رجوع کند.

چه چیزهایی در پلن من وجود دارد؟

1- وضعیت فعلی پلن و نتیجه آن

قطعا پلن یک نوشته معمولی نیست. انشا نیست. داستان نیست. شعر نیست. پلن کاری من، حیثیت کاری من است. روح دارد و شناسنامه ای. ما همانطور که تلاش میکنیم در جلسات کاریمان معتبر باشیم و معتبر و کارشناسی صحبت کنیم، همانقدر هم در روابط کاری و ارتباطاتمان باید معتبر و کارشناسی رفتار کنیم. پلن یکی از نمود آن است. ایمیل زدن های کاری نیز نمودی دیگر.

ما به میزان حرفه ای گری که در کار خود نشان می دهیم موفق خواهیم بود.

2- خلاصه اجرایی یا Executive Summary

اولین پلنی که نوشتم، چیزی از خلاصه اجرایی نمی دانستم. مثل اکثر جویندگان بی ادعا سرچ کردم «how to write an executive summary» و این مطلب را که در مورد نوشتن خلاصه اجرایی یا Executive Summary است را خواندم. در بخشی از این مطلب گفته که با یک «بوم» یا «بنگ» بزرگ شروع کنید!

• عاملانه بنویسید و از واژه های عاشقانه استفاده کنید!

بیایید اینطوری فکر کنیم که مدیر ما عاشق چشم ابروی کار ما و پلن ما و کاری که میخواهیم انجام دهیم نیست! البته این سخت است و من شک دارم کسی مایل باشد در چنین موقعیتی قرار بگیرد و البته بماند. اما اگر اینطور فکر کنید و خود را در این شرایط قرار دهید و بدانید که تنها راهی که میتوانید نظر مدیرتان را نسبت به خودتان و کارتان تغییر دهید پلنی است که ارائه میکنید، چکار خواهید کرد؟ تصمیم من این است که بهترین دستاورد خود را ارائه کنم. من کاری میکنم که مدیرم عاشق من، کارم و پلنم شود. شاید اغراق میکنم و هیچ موقع اینطور نشود اما انگیزه من از طراحی پلن کاریم این است.

به نظر من، من اگر توانایی عاشق کردن مدیرم را داشته باشم حرفه ای هستم!

این کار اغواگری نیست. باهوش باشید، شما نیت خوبی دارید و دلسوز کار خود هستید و موفقیت مجموعه تان برای شما بسیار مهم است. باید نشان دهید که عاشق کارتان هستید، اگر اینطور باشد مدیر هم عاشق شما و پلن شما خواهد شد. باز به جمله ای که در بالا گفتم برمیگردم: « پلن کاری من، حیثیت کاری من است.»

از واژه های درستی، به درستی استفاده کنید. قبل از اینکه دست به کیبورد شوید، ساختار پلن خود را در ذهنتان یا یک برگ کاغذ طراحی کنید. همواره مثبت بنویسید. خود را در نوشته تان عامل آن کار نشان دهید و از مبهم گویی بپرهیزید. اگر میخواهید مبهم گویی و سخنرانی های غیرعاملانه را بشنوید پیشنهاد من به شما رصد روزنامه ها یا دیدن اخبار است. اما اگر میخواهید بدانید که عاملانه نوشتن چگونه است اینطور فرض کنید که در یک جزیره دورافتاده قرار دارید و باید یک پلن اجرایی برای رهایی از این جزیره بنویسید. چه کسی کارها را انجام میدهد؟ قطعا خودتان! آنوقت میفهمید که چطور باید بنویسید.

• در خلاصه اجرایی چه مواردی می آید؟

خلاصه اجرایی عصاره پلن اجرایی شماست. مهمترین و ارزشمندترین مواردی که در پلن شما وجود دارد باید در خلاصه اجرایی بیاید. اهداف و نتایج کلیدی، زمان بندی، مقیاس کار و بودجه از مهمترین مواردی است که در خلاصه اجرایی شما میاید.

موفقیت و هنرمندی شما در نوشتن خلاصه اجرایی پلنتان است. اینجا شروع ماجراست و باید آنچنان قدرتمند ظاهر شوید که در توافق مدیرتان را به جمله دوم موکول نکنید! سخت است؟ بله کار با من واقعا سخت است! این ها همه نگرش من است.

3- بخش های دیگر پلن شما

بعد از اینکه خلاصه اجرایی تان را نوشتید بقیه موارد ساده است. چرا که باقی موارد شرح و بسط و گسترش خلاصه اجرایی است که هر کدام در بخش مشخصی قرار میگیرد. مهمترین این بخش ها عبارت است از:

نتایج کلیدی در بازه زمانی تعیین شده:

در بازه زمانی که تعیین کرده اید پیش بینی کرده اید که چه نتایجی بدست می آورید؟ میتوانید این نتایج را بر اساس مقیاس پروژه یا طرحتان تفکیک کنید و نتایج کلیدی متنوعی را بنویسید.

• مقیاس پروژه:

در چه حیطه ای فعالیت میکنید؟ دامنه اختیارات شما تا چه حدی است؟ چه قسمت هایی از کار را میتوانید به صورت یونیت های مجزا جدا سازی کنید؟ اگر رویه اجرای کار در پروژه تان را تفکیک کنیم، چه بخش هایی ایجاد میشود؟ به عنوان مثال در توسعه شبکه های اجتماعی یک برند ما میتونیم این محدوده ها را برای کارمان در نظر بگیریم:

1- ساید محتوا:

• تولید خوراک های محتوایی
• گرافیک
• کپی رایتینگ

2- ساید بهبود تجربه مخاطب:

• شنود و گفت موثر به صداهای مثبت و منفی
• تحلیل داده های اجتماعی و روندها
• پروموشن و اجرای راهبردی رشد

فازبندی شروع پروژه یا طرح:

پلن اجرایی شما در چند فاز قابل انجام است؟ در هر فاز چه مراحلی را طی میکنید و چه اقداماتی را انجام میدهید؟ تاریخ دقیق شروع و پایان هر فاز چه زمانیست؟ تا چه حد این فازها به هم وابستگی دارند و پیش نیاز و پس نیاز هر کدام چیست؟

توسعه پروژه، شرایط و راهبردهای آن:

برای توسعه پروژه تان چه برنامه ای دارید؟ زمانی که خودتان در این مسئولیت هستید، پروژه به چه صورت توسعه پیدا میکند؟ راهکار شما برای زمانی که مسئولیت دیگری بگیرید و مسئولیت این پروژه را به دیگری بسپارید چیست؟ چکار میکنید تا پروژه بی نقص و با قدرت در تمام زمان ها به حرکت خود ادامه دهد؟

پیشنهاد من این است که توسعه پروژه را در دو قسمت «توسعه با مسئولیت مستقیم» و «توسعه در پایان مسئولیت»تان تعریف کنید و راهبردهای توسعه ای هر دوره را به طور کامل بیان کنید. با اینکار خیال مدیرتان را از بابت توسعه دائم پروژه راحت خواهید کرد و حرفه ای گری خود را نیز اثبات.

منابع مورد نیاز:

منابع مورد نیاز شما به 3 بخش کلی تقسیم میشود. اجزا و تجهیزات، منابع انسانی و منابع مالی. در این بخش تنها به دو مورد اول بپردازید. درواقع تنها تجهیزات مورد نیاز و منابع انسانی که میخواهید را بیان کنید. هزینه ها را به طور کامل در بخش بعدی بیاورید.

شما میتوانید بر اساس مقیاس پروژه تان، این قسمت ها را تفکیک کنید و منابع مورد نیاز هر ساید پروژه تان را به صورت مجزا و تفکیک شده بنویسید. با اینکار در صورتی که مدیرتان به یکی از محدوده های پروژه تان ایرادی گرفت، با تغییر یا نهایتا حذف آن از تمامی بخش های مقیاس، منابع و هزینه ها، اصل پلن خود را حفظ میکنید.

هزینه ها:

هزینه ها نیز مانند بخش منابع میتواند بر اساس محدوده های پروژه تان تفکیک شود. همچنین شما میتوانید هزینه های هر محدوده را به دو بخش هزینه های ثابت و هزینه های متغیر پروژه تفکیک کنید.

• # برای حرفه ای ها: معمولا برای اجرای هرکاری، روشهای مختلفی وجود دارد. مثلا میتوانید یک وسیله لازم کارتان را بخرید و یا اینکه آن را کرایه کنید و یا از یکی از وسایل قدیمی که دارید استفاده کنید و یا حتی قرض بگیرید! شما میتوانید همه این موارد را در پلنتان داشته باشید و راههای و شرایط مختلف را پیشبینی کنید. با اینکار تصمیم گیری را برای مدیرتان باز تر میکنید. اما در این مورد هم من پیشنهاد میکنم حتما راه پیشنهادی خودتان را بیان کنید تا مدیرتان پی به ترجیحات شما ببرد.

مدیریت ریسک:

مدیریت ریسک یکی از مهمترین قسمت های پلن شماست که در زمان بحران اهمیتش آشکار میشود. اگر میخواهید در زمان بحران نیز برجسته باقی بمانید باید در درجه اول باقی بمانید! در هر کاری ریسک هایی وجود دارد که بعضی از آنها طبق تجربه بدست می آید و برخی نیز واضح است. راهکار یا برنامه شما برای جلوگیری از آسیب در بحران ها چیست؟ ریسک های مالی - ریسک کمبود منابع - ریسک آسیب به تجهیزات - ریسک آسیب به رسانه یا از بین رفتن دیتابیس - ریسک حمله هکرها و لو رفتن اطلاعات. برای اینها چه راهکارهایی در نظر دارید؟

4- بخش آخر، در یک نگاه

جمع بندی طرح شما، اهمیت زیادی دارد. شما از یک خلاصه اجرایی جذاب و کلی آغاز کرده اید و کم کم ذهن مدیرتان را با بخش بخش طرحتان درگیر کرده اید. اکنون زمان آن است که دوباره به ذهن او نظم و یکپارچگی دهید. پیشنهاد من به شما این است که تنها دو بخش اهداف و بودجه را در این قسمت به صورت یک یا دو جمله روان و جذاب بیان کنید. مثلا این جمله می تواند خوب باشد:

«در نهایت با مبلغ «#کل بودجه تان» به «#چیز(هایـ)ی که می خواهید بسازید»  خواهید رسید.

توصیه تکمیلی:

اگر طرح شما نیاز به بررسی مجدد داشت، نیازی نیست که یک طرح مجدد تهیه کنید. کافیست که طرح جدیدتان را در ابتدای طرح قبلی تان مجددا درج کنید و نوشته های قبلی را به رنگ خاکستری تبدیل کرده تا مدیرتان متوجه شود. من معمولا در اول همان داکیومنت، طرح ریوایز (بررسی) شده ام را درج میکنم و در انتهای آن و قبل از شروع شدن طرح قبلی ام این جمله را مینویسم: «طرح زیر نسخه قبل از ریوایز است و نیازی به بررسی آن نیست.

آیا این مطلب ایده هایی برای نوشت پلن های کاری بهتری به شما داد؟ اگر اینطور است خوشحالم و خوشحال تر میشوم اگر سوالات، نظرات و یا تجربه تان را کامنت کنید تا مخاطبین دیگر این متن هم از آنها استفاده کنند.