تهیه گزارش پیشرفت پروژه سئو برای کارفرما

فرقی ندارد که یک فرد عادی هستید یا چه جنسیتی داشته و در کجا چه کاری انجام می دهید، وقتی برای مشتری و کارفرمای تان در حال انجام پروژه بوده و کاری تخصصی را پیش می برید، به عنوان یک فرد حرفه ای باید قرارداد داشته و پیشرفت کار را بصورت شفاف گزارش کنید. این کار به شما کمک می کند نظم داشته باشید و سروقت به انجام وظایف بپردازید. همچنین با توجه به فضای تعاملی رسمی میان طرفین، بسیاری از مشکلات و مسایل حاشیه نیز دیگر وجود نخواهد داشت. این مقاله شما را با مبحث گزارش نویسی به صورت کلی و همینطور برای پروژه های سئو آشنا می سازد.

گزارش پیشرفت کار چیست و چگونه است؟

تهیه گزارش پیشرفت کار به مدت زمان آن و نوع پروژه به همراه مفاد قرارداد بستگی دارد. به عنوان مثال در یک سازمان اداری، مدیر روابط عمومی موظف است گزارش پروژه های برون سازمانی و تعامل با مشتریان و مطبوعات را تهیه و به مدیر عالی ارایه کند. وقتی بحث گزارش کار به میان می‌آید، این تصور ایجاد می شود که باید یکسری کاغذ را در پرینتر گذاشته و یا فایل های PDF را در یک پوشه آرشیو کرد.

گزارش پیشرفت کار می‌تواند به صورت شفاهی یا صوتی باشد که ایمیل شده و یا در پیام رسان به دست شخص می رسد. در پروژه‌های ساختمانی نیز از نرم افزارهای مخصوص برای مدیریت گزارش عملکرد استفاده می شود که شامل فیلد های مشخص برای تکمیل و ارسال آن جهت مدیر پروژه است.

چرا گزارش پیشرفت کار برای کارفرما و شما مهم است؟

گزارشکار در زمینه های مختلفی یاری دهنده و تسهیل گرد است. حتی در صورتی که از سوی کارفرما اصراری وجود نداشته باشد بهتر است با نیت کار حرفه ای که یکی از شاخه های اخلاق تخصصی است، تهیه گزارش را در دستور کار خود قرار دهید.

تهیه و ارایه گزارش، آمادگی برای کارفرما فراهم می کند تا در صورت بروز هر گونه مشکل یا اختلال در روند اجرای پروژه به سرعت مطلع شود و سوالات زیادی که زمینه ساز اختلاف است ذهن اش را درگیر نکند. این آمادگی ذهنی از بسیاری پیش داوری ها و ناراحتی های فکری جلوگیری و دو طرف را به مسیر جریان کار سوق می دهد.

گزارش کار مستند باعث شفاف بودن فضای کار می شود، زیرا در جریان پروژه‌ ها با قول و قرارهایی که منعقد می گردد و یا درباره اش صحبت می شود، معمولا مبحث فراموشی یا سهل انگاری باعث وجود مشکلات پیچیده ای می شود. اما گزارش پیشرفت پروژه قادر است شفاف سازی عمیقی را زمینه ساز باشد تا در صورت عدم ارایه پاسخ مناسب به درخواست‌ ها بتوان به اطلاعات موجود استناد کرد.

بخش عمده ای از گزارش ها پروژه معمولا با تاخیر ارایه شده و یا در مراحل نهایی اضافه می گردد. این مساله پیمانکار را با مسایلی روبرو می سازد که در صورتی ارسال گزارش کامل و بموقع، در زمان و هزینه های پیش بینی نشده تاثیر خوبی می گذارد.

گزارش پیشرفت کار باید فرمت استاندارد داشته باشد

اگر در یک شرکت مشغول به کار هستید که پروژه های مشتریان را بصورت سازمانی اجرا می‌کند، فرمت های مشخصی وجود دارد که باید با توجه به آنها گزارش تان را تهیه کنید. در صورتیکه پیمانکار شخصی هستید و یا برای خودتان کار می کنید، باید یک طرح و چهارچوب مشخص برگزینید تا همواره به وسیله آن با مشتری و پیمانکار در تعامل باشید.

اجزای تشکیل دهنده گزارش

به طور کلی، گزارش پیشرفت کار شامل سرفصل موضوعی، بازه های زمانی، پیشرفت کار، تفکیک قسمت ها، وضعیت مشکلات یا چالش ها، علت و عوامل تاخیر، پیشنهاداتی که به همراه راه حل است، هزینه های صورت گرفته و مورد نیاز و همچنین آمار و اطلاعات داده محور

چرخه حیات گزارش

گزارش ها عمداتا طی یک بازه زمانی تولید و به کارفرما ارایه می شوند. پس از اینکه مورد توجه قرار گرفت، در صورت ضرورت اجرای اموری که در گزارش درج شده قابل انجام هستند. آرشیو ها پس از اتمام پروژه قابل حذف شدن هستند اما در حین پروسه باید در دسترس باشند.

نرم افزارهای تهیه گزارش

نرم افزارهایی مانند اکسل و مایکروسافت پروجکت برای مدیریت پروژه ها طراحی شده اند. علاوه بر این نرم افزارهای آنلاین زیادی وجود دارد که برای فریلنسر ها مناسب است. در نهایت نکته مهم استفاده از ساختار منسجم و رو به رشد است، به این معنی که هربار یک فرمت یا از یک شکل متفاوت بهره نبرید. نظم در تهیه و نوشتن گزارش پیشرفت پروژه و تحویل به موقع آن نشان از حرفه‌ای بودن کار و پرسونای شما دارد.

گزارش پیشرفت پروژه سئو

هر تعهدی که برای سئوی سایت مشتری تان داده اید، گزارش پیشرفت کار باید جزو برنامه های کاری تان باشد. گزارش سئو یکی از اصلی‌ترین وظایف هر شرکت، آژانس و فریلنسر بوده و به کارفرما اجازه می دهد در جریان روند فعالیت ها و برنامه ها باشد که منجر به کسب اطلاعات مورد نیاز وی است.

تهیه گزارش بهینه سازی سایت روشی موثر برای کمک به این باور است که چگونه اقدامات شما می تواند باعث ارتقای سطح کسب و کار کارفرما در فضای اینترنت و نتایج جستجو باشد. پارامترهای مهمی که به نحوی موثر، اطلاعات مورد نیاز را بر اساس شاخص های کلیدی گزارش می کند. اطلاعاتی که بیان کننده اقدامات موفقیت آمیز و یا بی فایده که زمینه ساز تغییر استراتژی می شود.

این را باید بدانید که هرچقدر ارتباط شما با مشتری نزدیک تر و تخصصی تر باشد، حتی در صورت عدم دانش کافی از جانب وی، باعث می شود تا از پیشنهادات و توصیه های غیر ضروری جلوگیری شود. کارفرما یک هدف را تعیین می کند و این وظیفه شماست که دورنمایی شفاف و صادقانه را در اختیار اش قرار دهید. وقتی روند انجام کارها میان طرفین در جریان باشد، به عنوان کارشناس سئو تسلط بیشتری بر فضای حاکم خواهید داشت.

در گزارش سئو از شاخص های اساسی باید استفاده کرد

در یک گزارش باید دست روی معیارهایی گذاشت که حائز اهمیت هستند. بسته به نوع کسب و کاری که روی آن فعالیت می کنید، شرایط متفاوتی هم وجود خواهد داشت اما باید پارامترهایی انتخاب شود که بیانگر میزان پیشرفت، موفقیت و همچنین اقدامات انجام شده برای سایت است.

در صورتیکه تنها بر روی چند شاخص کلی مانور دهید، کارفرما نخواهد توانست تصویر خوبی از آنچه که در جریان است بدست آورد، در نتیجه بدنبال سوالات و پاسخ هایی می گردد که می توانستید با فاکتورهای هوشمندانه تر برای او بیان کنید. درج همه پارامترهای سئوی سایت هم اصلا مورد نیاز شتری تان نیست، زیرا طولانی شدن یک گزارش گیج کننده و غیر قابل خواندن است. از طرفی باعث می شود تا سطح انتظار در زمانی که کار به پایان رسیده است هم افزایش یافته و ضریب خطا در داده های آماری را افزایش می دهد. یک گزارش موفق می تواند غنی از دستاوردها، آن هم بر اساس ماهیت سایت باشد. طبیعاتا گزارش سئوی سایت فروشگاهی از گزارش سئوی سایت شرکتی متفاوت است.

برای تهیه گزارش سئو از چه ابزارهایی استفاده می شود؟

ابزارهای متنوعی برای گرداوری اطلاعات و استفاده از آنها برای تهیه گزارش سئو وجود دارد که به روش های متنوعی در دسترس هستند. نکته مهم در استفاده از این برنامه ها این است که همگی منبعی برای گرداوری هستند و در نهایت این هنر شماست که یک گزارش سئوی حرفه ای را ایجاد می کند. مهم ترین سرویس هایی که می توان از آنها بهره برد استفاده از خدمات گوگل است زیرا بخش بزرگی از جستجو ها و داده ها میان پلتفرم های وابسته به هم گوگل در جریان است.

آنالیتیکس گوگل - Google Analytics
گوگل دیتا استودیو Google Data Studio
کنسول جستجوی گوگل Google Search Console
سمراش Semrush

یک گزارش سئوی خوب چه خصوصیاتی دارد؟

انظباط و رعایت ساختار یکدست

نظم در یک گزارش سئو چیزی است که برای همه فردی با هر دیدگاهی قابل شخیص است. بی نظمی یعنی خطر و پروژه شما را تبدیل به صفحنه ای به ریخته و بی هدف می کند. رعایت ساختار بهینه و منظم بودن، امری بسیار مهم است و بی توجهی به آن در تهیه گزارش‌ به معنی بی دقتی در برنامه ها و فاصله گرفتن از استراتژی است که فضا را برای کارفرما غیر قابل اعتماد خواهد کرد. در صورتی که مشتری را در بازه های منظم در جریان پیشرفت کار نگذارید و یا در ارایه آن بد قولی کنید، در پرداخت دستمزد و ادامه کار نیز مشکلاتی گریبانگیرتان خواهد بود.

گزارش سئوی شفاف و داده های واضح

انجام پروژه سئو بسیار پیچیده و مبتنی بر ویژگی های بسیار پیشرفته است. گوگل با بروزرسانی ها و الگوریتم های خود، فضای نتایج جستجو را تبدیل به یک میدان مبارزه و رقابت تمام عیار کرده است.این مسایل پیشرفت پروژه را سخت و مبهم جلوه می دهد. به جز دانش فنی و اطلاع از فناوری های موتورهای جستجو، تحلیل رقبا و تدوین استراتژی خود به تنهایی یک فرایند بسیار پیچیده است. در نظر داشته باشید اغلب مشتریان و کارفرمایان از اطلاعات تخصصی برخوردار نیتسند پس باید با صبوری و به زبان ساده، بدور از بزرگ نمایی، گزارشی خوب و روان را تهیه نمایید. استفاده از اصطلاحات سخت و پیچیده به معنی حرفه‌ای بودن یک کارشناس سئو نبوده و درک صحیح فعالیت های صورت گرفته برای مشتری و کارفرما را سخت تر می‌کند. این شرایط می تواند بر روی پروژه سئو و روند کاری تان با طرف مقابل تاثیر منفی بگذارد.

گزارش سئو، اقدامت صورت گرفته، کارهای در دست اقدام، برنامه های آتی

یک چشم انداز خوب کارفرما را متقاعد می سازد که دارای هدف هستید و از یک برنامه پیروی می کنید. این بینش از گزارش هایی بدست می آید که اقدامات و برنامه های پیش رو را در بر دارد و نشان می دهد که در زمان پیش رو قرار است چه کارهایی انجام شود.

برای مثال ممکن است کارفرما انتظار این را داشته باشد که در ابتدای هر هفته محتوای جدیدی منتشر شود. در صورتیکه نیاز ندانید این کار صورت پذیرد، یک گزارش از پیش تعیین شده، موضوع را شفاف می کند، اما در صورت بی اطلاعی مشتری از این مساله، وقتی برای بررسی محتوای یاد شده مراجعه می کند و چیزی را نمیبیند، بنا به کم کاری یا فراموشی و ایجاد نگرانی گذاشته می شود. دقت داشته باشید، جدای از بحث گزارش، حتما شخص مقابل را در جریان برنامه ها و تغییرات بگذارید.

گزارش مقایسه ای جداگانه برای بررسی پیشرفت

با در کنار هم قرار دادن گزارش های دوره ای بصورت کلی، مانند آنچه گه در کنسول جستجوی گوگل در بخش پرفورمنس قابل بررسی است، دید مناسبی از روند کارها به کارفرما می دهید تا صعود یا افت رتبه و همچنین فعالیت ها بخوبی قابل ارزیابی باشد. یک گزارش صرفا داده های مکتوب نیست و می تواند طی یک گزارش آنلاین، از طریق ویدئو کنفرانس، داشبورد کنسول جستجو را نیز برای کارفرما شرح داد.

از چه معیارهای باید برای گزارش سئو استفاده کرد؟

چه کوئری ها و کلمات کلیدی مهمی باعث رتبه گیری و ورود کاربران شده است؟

توجه به کلید واژه ها و کیورد هایی که برای استراتژی سئوی سایت ر نظر گرفته اید بسیار اهمیت دارد. با یک برنامه ریزی دقیق برای تحقیق کلمات کلیدی می توان واژه های مربوط به کسب و کار را بدست آورد. این کار کمک می کند تا بتوان کلمات کلیدی مرتبط را پیدا کرده و میزان اختلاف رتبه سایت در آن کلید واژه ها نسبت به صدر نتایج و همچنین میزان ورودی مورد انتظار هر کیورد را بدست آورد.

رتبه شما در کلمه کلیدی اهمیت کمتری نسبت به میزان ورودی دارد. ممکن است که در یک کلمه کلیدی جایگاه بالایی داشته باشید اما جستجوی زیادی بر روی آن انجام نشود. هدف اصلی یافتن کلماتی است که بهترین ترافیک را به همراه داشته و مستعد رتبه بندی از ورودی های یکتا است. البته در نظر دشاته باشید یک فرد متخصص همواره بالانس را رعایت می کند. نباید چیزی را قربانی بدست آوردن چیزی دیگر کرد و به یک نسبت می بایست توازن برقرار باشد.

از چه منابعی بک لینک و ترافیک ورودی دارید

بک لینک های سایت بسیار مهم و حیاتی هستند. لازم است سایت های مخرب و توکسیک را از لیست ورودی های کنسول جستجو شناسایی و دیساو کنید و سپس بر روی بک لینک های با کیفیت تمرکز داشت.

ترافیک ورودی از نتایج جستجو

یکی از موارد مهمی که باید در گزارش سئو در نظر بگیرید، ورودی هایی است که از صدر نتایج بدست می آورید. گوگل آنالیتیکس بهترین پلتفرم برای تحلیل دقیق این آمار است و کنسول جستجو نیز نقش بسزایی در ارزیابی شان دارد.

یکی دیگر از مهم‌ترین معیارهایی که در کارایی سایت باید توجه ویژه شود، سرعت باز شدن صفحات و در دسترس بودن سایت است. کاربری که نتواند با کلیک به چیزی که می خواهد در کمترین زمان برسد، از دست می رود. این شاخص شامل فاکتورها و ابزارهای زیادی در کنسول جستجو است و بقدری اهمیت دارد که حتی آخرین آیتم باز شده در محتوا نیز محاسبه می شود.

گزارش نرخ تبدیل

ترافیک طبیعی و با کیفیت، نشان دهنده نرخ تبدیل بالا است. برای این مهم باید محتوای با کیفیت تولید کرده و تجربه کاربری مفید و ثمر بخش را رقم بزنید. اینکه مخاطبین تان بتوانند با شما ارتباط برقرار کرده سایت را منبعی قابل اعتماد برای دریافت پاسخ ها و نیازها بدانند، این امر می تواند یک شاخص قابل ذکر برای کارفرما باشد تا در روند موفقیت استراتژی تان در نظر گرفته شود.

جمع بندی

کارفرما و مشتری در هر کسب و کاری، چه یک فروشنده باشید و چه یک کارشناس و فریلنسر، رییس شمات. تهیه گزارش های شفاف و قابل درک هترین وسیله برای تداوم ارتباط و جلوگیری از سوتفاهم و ضامن بقای یک تعهد است. وقتی طرفین یک معامله و توافق از آنچه که در جریان است مطلع باشند، پذیرش خواسته ها بهتر صورت گرفته و بی اعتمادی و حواشی به یک کار تمیز و شفاف راه پیدا نمی کند.

روحیه کار حرفه ای این است که به کارفرما دید کاملی از آنچه که هست و چیزی که طبق برنامه و استراتژی به دست می آورد بدهید. هرچقدر داده های دقیق تری بدست آورید و از ابزارهای بهتری بهره ببرید، کیفیت کار بیشتر و تخصصی تری در جریان خواهد بود. بخش بزرگی از فضای بی اعتمادی و مشکلات داخلی حاصل بی اطلاعی و عدم دانش کافی است. وقتی کارفرما چیزی را نمی داند، آن را به زبان قابل فهم و در کمال احترام به وی ارایه کنید تا یک تعامل خوب شکل گرفته، نتیجه ای اثر بخش در انتظار تان باشد.

نویسنده: علیرضا ناجی