آیا یک نرم افزار BPMS میتواند به بهبود سازمان کمک کند؟

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) نقش مهمی در بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار ایفا می‌کنند. این سیستم‌ها از آغاز تا انجام و ارزیابی فرآیندهای کسب و کار را پشتیبانی می‌کنند و می‌توانند به بهبود کارایی و کیفیت عملکرد سازمان کمک کنند. در ادامه همراه با ستیران باشید.

قبل از اینکه بخواهیم شما را با این مقوله آشنا کنیم بهتر است تا با مدیریت فرآیند کسب و کار BPM چیست در این مقاله بیشتر آشنا شوید.

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار از دو مؤلفه اصلی تشکیل شده است:

1.موتور فرآیند: این موتور فرآیند، مدل‌های فرآیند کسب و کار را اجرا می‌کند. این به معنای اجرای و کنترل فرآیندها و گام‌های مختلف آنها است. موتور فرآیند برای اطمینان از اجرای صحیح و بهینه فرآیندها و استفاده از منابع بهینه‌سازی شده، نقش اساسی دارد.

2. پورتال وب یا درگاه وب: این پورتال وب ابزاری است که کاربران سازمان را به مدیریت کارتابل (لیست وظایف) و انجام وظایف مربوط به فرآیندها کمک می‌کند. این پورتال وب به کاربران امکان دسترسی به وظایفشان و تعامل با سایر اجزای فرآیند را می‌دهد.

پورتال‌های BPMS دارای دو کارکرد اصلی به شرح زیر هستند:

1. مدیریت لیست کاری: این اجازه را به کاربران می‌دهد تا وظایف خود را مدیریت و پیگیری کنند. این شامل نمایش وظایف در انتظار، وظایف در دست اجرا، و وظایف تکمیل شده است. این قابلیت به بهبود بهره‌وری کارکنان و اجرای بهینه‌تر فرآیندها کمک می‌کند.

2. دسترسی سرویس محور به موتور فرآیند: این اجازه را به برنامه‌های کاربردی خارجی می‌دهد تا با موتور فرآیند ارتباط برقرار کنند. این اینتگریشن باعث می‌شود تا فرآیندهای کسب و کار به سادگی با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمان همگام شوند.

استفاده از پورتال‌های BPMS می‌تواند برای سازمان‌ها یک گزینه مؤثر باشد، زیرا این ابزارها به سادگی با موتورهای فرآیند مختلف ترکیب شده و به تطابق با نیازهای خاص سازمان اجازه می‌دهند. در بسیاری از موارد، این پورتال‌ها با استفاده از APIهای بومی موتورهای فرآیند متصل می‌شوند، که این انعطاف‌پذیری را برای مهاجرت از یک موتور فرآیند به موتور دیگر فراهم می‌کند.

قابلیت‌های اصلی نرم افزار BPMS

  • پیکربندی و توسعۀ ابزارهای پلتفرم آنلاین مدیریت فرایند کسب‌وکار
  • انجام تنظیمات و راه‌اندازی بخش‌ها و صفحات مختلف در پورتال با طراح سیستم (system designer)
  • مدیریت فرایند کسب‌وکار و مدیریت پرونده
  • مدیریت کاربران پورتال
  • مدیریت حق دسترسی برای کاربران پورتال
  • امکان استفاده از پورتال با دسترسی محدود به برنامه‌های کاربردی اصلی
  • اپلیکیشن‌ها یا برنامه‌های کاربردی موبایل
  • محصولات آماده: پورتال سلف‌سرویس، پورتال مشتری، پورتال شرکا

چطور استفاده از BPMS به کارآمدی بیشتر شرکت‌ها کمک می‌کند؟

استفاده از پورتال سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) با اتوماسیون و تمرکز وظایف در یک مکان، به شرکت‌ها امکانات زیر را ارائه می‌دهد که باعث افزایش کارآیی و بهبود عملکرد سازمانی می‌شود:

1.افزایش سرعت: استفاده از پورتال BPMS باعث افزایش سرعت انجام وظایف می‌شود. کارکنان به سرعت می‌توانند وظایف خود را پیدا کرده و انجام دهند، به جای انتظار برای اطلاعات یا تأییدهای دستی.

2. افزایش دقت: اتوماسیون فرآیندها و حذف دستی‌های انسانی باعث می‌شود که خطاها کاهش یابند و اطلاعات دقیق‌تری تولید شود.

3. شفافیت بیشتر: پورتال BPMS امکان مشاهده شفافیت در فرآیندها و وظایف را فراهم می‌کند. کارکنان و مدیران می‌توانند وضعیت فعلی فرآیندها را ببینند و به راحتی تغییرات و پیشرفت‌ها را پیگیری کنند.

4. سازگاری و تناسب: این نوع پورتال با سیستم‌های مختلف و نیازهای مختلف سازمان سازگاری دارد. به این ترتیب، انتقال از سیستم‌های قدیمی به سیستم BPMS بسیار آسان‌تر می‌شود.

در نهایت، استفاده از پورتال BPMS به تمامی اعضای سازمان اطلاعات لازم را در دست می‌دهد و از ایجاد اتلاف زمانی و دستکاری‌های غیرضروری جلوگیری می‌کند. این بهبودات باعث بهبود رضایت مشتریان و بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شوند.

آیا به نظر شما میتوان با نرم افزار BPMS سازمان و شرکت را به راحتی مدیریت کرد؟ نظرات خود را باما در میان بگذارید. ما در اولین فرصت به نظر شما جواب میدهیم.