10 اشتباه قابل اجتناب در پیاده‌سازی اتوماسیون

توماسیون در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان است. اتوماسیون (Automation) ترکیبی است از دو کلمه "automatic" و "operation" و به معنی عمل کردن بدون عامل خارجی (انسان) یا با کمترین تاثیر، عامل خارجی است. به عبارتی اتوماسیون یعنی خودکارشدن عملیات. دو نوع از پرکاربرد ترین اتوماسیون ها اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری هستند.

لازم به ذکر است اتوماسیون، اگر ضعیف اجرا شود، می تواند تأثیرات منفی بر استفاده از داده ها، فرآیندها، روحیه کارکنان و رضایت مشتری داشته باشد.

و حالا هایپر اتوماسیون (ابراتوماسیون) چیست؟

هایپر اتوماسیون به استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشینی (ML) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) برای خودکارسازی وظایفی که زمانی توسط انسان انجام می‌شد اشاره دارد. هایپر اتوماسیون بر وظایف و فرآیندهای قابل خودکارسازی تمرکز دارد و اغلب از آن به عنوان مرحله اصلی بعدی تحول دیجیتال یاد می‌شود.

توجه به این نکته مهم است که هایپر اتوماسیون قرار نیست به طور کامل جایگزین انسان شود. در عوض، از طریق اتوماسیون، انسان‌ها از وظایف تکراری و کم ارزش رها می‌شوند. افراد می‌توانند بر کارهایی متمرکز شوند که برای سازمان دارای ارزش بالاتری هستند. اتوماسیون اداری و مشارکت انسانی با هم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تجربیات مشتری برتر را ارائه کنند و در عین حال هزینه‌های عملیاتی را کاهش و سودآوری را افزایش دهند.

توانایی گنجاندن انسان در فرآیند دیجیتالی کردن، جزء کلیدی هایپر اتوماسیون (Hyperautomation) است. موج اول فناوری‌های اتوماسیون تا حد زیادی به اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) متکی بود. RPA شامل استفاده از ربات‌ها برای تقلید از وظایف تکراری انسان است. این فرآیندها مبتنی بر قوانین هستند و از داده‌های ساختار یافته برای تکمیل اقدامات استفاده می‌کنند. برخلاف هوش مصنوعی که به دنبال شبیه سازی عقل انسان است، RPA فقط بر روی اعمال انسان تمرکز می‌کند. با ابراتوماسیون، کارگران دیجیتال در کنار انسان‌ها کار می‌کنند تا کارایی بی‌نظیری را ارائه دهند.

ابراتوماسیون ها در سازمان ها بطور خلاصه:

60 درصد از سازمان‌ها به تعداد چهار یا بیشتر طرح ابراتوماسیونی همزمان (با اجرای همزمان 15 پروژه) را در دست اجرا دارند.
برای اطمینان از موفقیت‌ از پیاده سازی، طرح‌های که منابع برای آنها از قبل در سازمان شما وجود دارد و نتایج واضح و قابل اندازه‌گیری دارند را اولویت‌بندی کنید.
علت شکست ابراتوماسیون‌ها معمولاً از سه نوع اشتباه رویکرد (approach)، اجرا (implementation) و تأثیر (impact) ناشی می شود.

از مزایای اتوماسیون می‌توان به بهبود هزینه، کیفیت و سرعت قابل توجه اشاره داشت اما تحقق این مزایا مستلزم برنامه عملی از سوی رهبران اجرایی و فناوری اطلاعات است که اشتباهات رایجی را در بر می‌گیرد. به ویژه در حال حاضر که هایپراتوماسیون‌ها در حال افزایش هستند و IT در حال مدیریت چندین طرح اتوماسیون همزمان است.

نظرسنجی اخیر گارتنر نشان می دهد که تقریباً 60 درصد از سازمان ها به طور متوسط چهار یا بیشتر طرح‌های ابراتوماسیون همزمان را دنبال می کنند. نیکول استورگیل، معاون تحلیلگر گارتنر می‌گوید: «رهبران باید اتوماسیون را به عنوان یک اصل مورد پذیرش قرار دهند، نه به عنوان پروژه ای که باید انجام شود. باید از اشتباهات رایجی که می‌تواند منجر به شکست شود آگاه باشند.»

حالا به 10 اشتباهی که قابل پیشگیری در هایپراتوماسیون‌سازی است خواهیم پرداخت و اقدام مرتبط با عنوان راه حل پیشنهاد شده است. لازم به ذکر است این تحقیق توسط مرکز پرژهشی گارتنر انجام شده است؛

اشتباه شماره 1: عاشق یک فناوری شدن

هنگامی که یک سازمان یک ابزار اتوماسیون فرآیند خاص، مانند اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) را با موفقیت خریداری و اجرا کرد، طبیعی است که همکاران بخواهند آن را به طور گسترده‌تری اتخاذ کنند. با این حال، رویکرد اشتباه این است که اتوماسیون را از یک دیدگاه فناوری واحد هدایت کنیم.

راه حل: ساخت جعبه ابزاری از فناوری‌ها که مجموعه جامع‌تری از قابلیت‌ها را برای همسویی با طیف انعطاف‌پذیری از نتایج کسب‌وکار و رویکردهای طراحی مجدد ارائه می‌دهد.

اشتباه شماره 2: اعتقاد به اینکه کسب و کار می تواند بدون فناوری اطلاعات خودکار شود

بیشتر و بیشتر کاربران تجاری بر این باورند که پذیرش RPA (اتوماسیون فرآیند رباتیک) و برنامه های کاربردی با کد پایین/بدون کد به کمک فناوری اطلاعات نیاز ندارد. اما کاربران تجاری ممکن است به عنوان مثال، از نحوه عملکرد سوابق مشتری و داده ها اطلاع نداشته باشند خطر سوء استفاده از اطلاعات وجود دارد.

راه حل: ایجاد و تأمین مالی یک مرکز تعالی اتوماسیون، بسیار شبیه به مرکز تعالی DevOps، که شامل افرادی می شود که مجموعاً دارای مهارت ها و دانش سازمانی مختلفی هستند. مانند مهارت های تحلیلی و نقشه برداری فرآیند، مهارت های فنی، دانش تجاری و تجربه حاکمیت فناوری اطلاعات..

اشتباه شماره 3: تفکر اتوماسیونی همیشه راه حل است

اتوماسیون ممکن است بهترین گزینه درازمدت برای فرآیندهای کسب و کار و فناوری اطلاعات باشد، اما رهبران نمی توانند به سادگی از آن برای پوشش شکاف های یک فرآیند طراحی ضعیف استفاده کنند. استفاده از اتوماسیون در این روش به سادگی با ایجاد صرفه جویی که ناکارآمدی های اساسی را پنهان می کند، عمر برنامه های کاربردی قدیمی غیربهینه را افزایش می دهد.

راه حل: مزایا و معایب اتوماسیون را نسبت به جایگزینی سیستم، عملکرد افزوده شده و استراتژی یکپارچه سازی ارزیابی کنید.

اشتباه شماره 4: عدم مشارکت همه ذینفعان

اتوماسیون، به طور طبیعی، تأثیر گسترده‌ای بر شرکت دارد، به این معنی که شما باید سهامداران را از سراسر سازمان برای تصمیم‌گیری درگیر کنید و تایید آنها را بگیرید. برای مثال، اگر پذیرش فرآیندهای اتوماسیون جدید، ماهیت نقش افراد را تغییر می‌دهد، منابع انسانی را درگیر کنید. تغییرات در دسترسی و شناسه‌ها یا الزامات سرور باید پیرو امنیت سازمان و فناوری اطلاعات باشد.

راه حل: مسئولیت مدیریت ذینفعان را به یک عضو تیم خاص در مرکز تعالی اتوماسیون محول کنید.

اشتباه شماره 5: عدم تخصیص زمان کافی برای تست کردن

فناوری‌های اتوماسیون تنها زمانی کار می‌کنند که الگوریتم‌ها و قوانین دقیقاً درست باشند. ممکن است استفاده از فناوری‌ها آسان به نظر برسد، اما زمانی که به درستی برنامه‌ریزی نشده باشند، قابل بخشش نیستند. آنها می‌توانند خیلی سریع داده های کسب و کار را از بین ببرند و نتوانند نتیجه کسب و کار مورد نظر را ارائه دهند.

راه حل: مطمئن شوید که آزمایش فرآیند را از انتها به انتها بررسی می‌کند و فقط عملکردهای اتوماسیون و برنامه‌نویسی را بررسی نمی‌کند. هنگام اجرای انتخاب ابزارهای اتوماسیون، یکپارچگی داده ها را به طور کامل آزمایش و بررسی کنید.

فرآیند سر به سر (End-to-End) فرایندی است که یک سیستم را از ابتدا تا انتها در نظر می‌گیرد و وقتی نوبت به نرم افزار می‌رسد، از یک راه‌حل End-to-End برای توصیف سیستمی استفاده می‌شود که تمام نیازها و فرآیندهای کسب و کار شما را در یک مرکز متمرکز برطرف می‌کند.

اشتباه شماره 6: هدر دادن زمان و انرژی برای فرآیندهای بسیار پیچیده

در مواقعی، سازمان‌ها هنگام خودکارسازی یک فرآیند، خود را در باتلاق می‌بینند. این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که فرآیندها به‌خوبی مستند یا درک نشده باشند، اگر گردش کار سازگار نباشد یا اگر انواع زیادی در فرآیند تصمیم‌گیری وجود داشته باشد سریع چنین فرآیندهایی رو کنار بگذارید، زمان و تلاش خود را هدر ندهید.

راه حل: مجموعه ای از قوانین یا دستورالعمل ها را برای کنار گذاشتن فرآیندها و وظایفی که برای اتوماسیون آمادگی کافی ندارند، ایجاد کنید. به عنوان مثال، دستورالعمل های پایه در مورد تعداد مراحل فرآیند، تعداد ادغام های مورد نیاز یا وضوح فرآیند موجود.

اشتباه شماره 7: اتوماسیون را به عنوان تکرار کار ساده در نظر گرفتن (یعنی پروسه ها رو یازبینی نکردن)

استفاده از ابزارهای اتوماسیون برای کپی کردن دقیقاً آنچه به صورت دستی انجام می شود، یک مزیت حیاتی اتوماسیون را از دست می دهد (بهبود فرآیند end-to-end برای ایجاد تجربه بهتر مشتری و کارمند). اگر طراحی مجدد فرآیند بخشی از فرآیند اتوماسیون نباشد، ممکن است از ابزار اتوماسیون اشتباه استفاده کنید و نتیجه کسب و کاری را که امیدوارید به دست آورید از دست بدهید.

راه حل: هنگامی که به دنبال استقرار ابزارهای جدید اتوماسیون فرآیند هستید، ابتدا یک روش مهندسی مجدد فرآیند، مانند شش سیگما یا تفکر طراحی را به طور کامل ارزیابی و به کار ببرید تا اطمینان حاصل کنید که اتوماسیون می تواند نتایج را به بهترین شکل ممکن ارائه دهد.

اشتباه شماره 8: عدم نظارت در پس از تولید

درست مانند هر پیاده‌سازی سیستم، پروژه‌های اتوماسیون پس از پیاده‌سازی نیازمند مشارکت گسترده فناوری اطلاعات هستند. به عنوان مثال، برای راه اندازی RPA، ارزیابی مستمر، نظارت و بررسی های منظم کیفیت را ایجاد کنید تا مطمئن شوید که روبات ها به درستی برنامه ریزی شده اند و همانطور که انتظار می رود به کار خود ادامه می دهند. این کار از انجام کارهای بزرگ پاکسازی داده ها جلوگیری می کند.

راه حل: به طور کلی، رویه‌های پس از تولید را ایجاد کنید تا مدیران عملیات بتوانند به طور مداوم ابزارهای اتوماسیون را نظارت و ممیزی کنند.

اشتباه شماره 9: استفاده از معیارهای اشتباه برای سنجش موفقیت

منطقی است که برنامه‌ها و ابزارهای فناوری را اندازه گیری کنید تا اطمینان حاصل کنید که مطابق طراحی کار می‌کنند. با این حال، این نشان دهنده موفقیت یا عدم موفقیت پروژه نیست. اندازه‌گیری تأثیر بر فرآیندها و شرکت به عنوان یک کل، کلید موفقیت اتوماسیون است.

راه حل: سنجش موفقیت اتوماسیون را روی KPI هایی متمرکز کنید که به طور خاص نتیجه کسب و کاری را که قرار است استقرار اتوماسیون به آن دست یابد، اندازه‌گیری می‌کند.

اشتباه شماره 10: نادیده گرفتن فرهنگ و تأثیر کارکنان

در حالی که تمرکز بر نحوه اتخاذ و مقیاس خودکارسازی بسیار مهم است، به همان اندازه مهم است که تأثیر آن بر کارمندان در نظر گرفته شود، به خصوص اگر پوزیشن‌ها حذف یا دوباره طرحی شوند.

راه حل: پیش‌بینی کنید که کارکنان چگونه ممکن است واکنش نشان دهند و مطمئن شوید که تیم‌های اتوماسیون شما به طور فعال ارتباط برقرار می‌کنند که چگونه تغییرات را اجرا می‌کنند. جایی که نیاز است مدیریت تغییر و منابع انسانی ورود کنند.

منابع

گارتنر (Gartner) مؤسسه‌ تحقیقاتی پژوهشی و مشاوره آمریکایی است، که در زمینه تحقیق، پژوهش و مشاوره فناوری اطلاعات فعالیت و هر سال به‌طور منظم نتایج این تحقیقات را منتشر می‌کند.بیشتر این تحقیقات به مدیران اصلی صنعت فناوری مربوط می‌شود که شامل سازمان‌های دولتی، شرکت‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ و سرمایه‌گذاران دنیای فناوری است.