5 قانون ساده برای سازماندهی اطلاعات

به‌روزرسانی سال 2023: در ابتدا، از همه‌ی شما که تاکنون این مقاله را خوانده و به اشتراک گذاشته‌اید، سپاسگزارم - تاکنون تقریباً 40,000 نفر آن را از سال 2018 دیده‌اند. بدیهی است، روش من از آن زمان تغییر کرده است، اگرچه باور دارم که اصول اینجا همچنان معتبرند، بدون توجه به ابزارهایی که انتخاب می‌کنید. اصلی‌ترین تغییر، استفاده از Todoist به عنوان صندوق و مدیر وظایف است. متاسفانه از Evernote کمتر استفاده می‌کنم و در نهایت به Google Docs/Sheets برای تمام یادداشت‌ها و اسنادم مهاجرت کردم. TickTick همچنان برترین پیشنهاد من برای مشاهده تقویم و وظایف در یک مکان است.

علت اصلی بسیاری از مشکلات، بار اطلاعات زیاد است. این می‌تواند با انتقال افکار شما به کاغذ یا نرم‌افزارهای تخصصی، کاهش یابد. برای حفظ سازماندهی بهینه برای بهره‌وری بیشینه، تنها به 3 ابزار نیاز دارید:

۱. مکانی برای ثبت یادداشت‌ها (برای هر چیزی که باید به یاد داشته شود).
۲. مدیر وظایف (برای کارهایی که باید انجام داده شوند).
۳. تقویم (برای رویدادهایی که تاریخ و زمان خاصی دارند).

اگر از دفترچه کاغذی استفاده می‌کنید یا از نرم‌افزارهای تخصصی، مهمترین نکته این است که یک تصمیم بگیرید. به اشتباه در انتخاب اپلیکیشن‌های بهره‌وری افتاده و به جای آن، ابزارها را به سیستم خود بپیوندید.

صحبت از سیستم من، مراحل زیر را شامل می‌شود:

اول، همه‌چیزی که باید به یاد داشته شود را ثبت کنید. این می‌تواند ارتباطات، کارهای کوچک، ایده‌ها، اهداف، لیست خرید و ... باشد. آنچه توجه شما را به خود جلب می‌کند، بنویسید و از ذهن خود خارج کنید.

بعد، باید به طور منظم مرور کنید تا چیزی مهم را از دست ندهید. هدف از این مرور، به یادآوری موارد ثبت شده و اقدام در مورد آن‌ها است.

سپس باید به طور مستقیم عمل کنید (قاعده ۲ دقیقه را به یاد بیاورید) یا مورد ثبت شده را دسته‌بندی کنید. به طور کلی، این ممکن است یک کار یا یادداشتی باشد.

اینجاست که مدیر وظایف و تقویم به کار می‌آیند. کارهایی که باید انجام داده شوند، وارد مدیر وظایف و تقویم می‌شوند در حالی که چیزهایی که باید به یاد داشته شوند، در سیستم یادداشت‌برداری باقی می‌مانند.

هدف از مرور، اختصاص دادن موارد ثبت شده به دسته مربوطه است. در زیر، پنج قانون من برای سازماندهی اطلاعات همراه با ابزارهایی که برای انجام آنها استفاده می‌کنم، آورده شده است.

5 قانون برای سازماندهی اطلاعات

قانون ۱ : همه‌چیز در Evernote قرار می‌گیرد.

ایمیل‌ها، پیام‌های Slack، ایده‌ها، وظایف، رویدادها - هر چیزی که باید به یاد داشته شود اما نمی‌توانید بلافاصله انجام دهید، در Evernote قرار می‌گیرد. گزینه‌هایی مانند Google Keep و One Note نیز این کار را انجام می‌دهند. دلیل اصلی انتخاب من Evernote، اسکنر عالی کاغذی آن است. من دوست دارم روی دفترچه‌های کاغذی بنویسم اما اغلب اوقات چیزهایی که می‌نویسم، فقط جمع می‌شوند. حالا اگر چیزی نوشتم که ارزش به‌یادآوری دارد، یک عکس از آن با گوشی‌ام می‌گیرم و Evernote آن را به PDF زیبایی تبدیل می‌کند که بهتر از نسخه اصلی است. اینجا مثالی است:


قابلیت‌های اسکن افتراقی Evernote همراه با مهارت‌های شگفت‌انگیز من.
همچنین می‌توانید روی تصویر حاشیه نویسی کرده و با ایجاد URL، آن را با هر کسی به اشتراک بگذارید.

اگر از Android استفاده می‌کنید، می‌توانید ویجتی را که می‌توانید در صفحه خانگی‌تان قرار دهید و یادداشت‌ها را در چند ثانیه (لمس>یادداشت>ذخیره) ثبت کنید. حداقل موانع ثبت یادداشت را باید کمینه کنید تا عادت به آن برند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که سیستم یادداشت‌برداری‌تان این امکان را فراهم می‌کند که به سرعت و به راحتی هر چیزی را ثبت کنید و همراه باشد.

قانون #۲: مرور صندوق ورود Evernote دو بار در روز.

تأسیس روال‌های "شروع کار" و "پایان کار" امری حیاتی است. این روال‌ها ذهن شما را برای کار آماده می‌کنند و در نتیجه به شما کمک می‌کنند تا به آرامش برسید. این همان زمان‌های ایده‌آل برای پاک کردن صندوق ورود ایمیل و سیستم یادداشت‌برداری شما هستند. هر بار که یک مرور انجام می‌دهید، باید به صفر رساندن صندوق ورود خود توجه کنید.

برای این کار، از یک پوشه "ورود" در Evernote استفاده می‌کنم. اینجاست که تمام فیلم‌ها و یادداشت‌های تلفن همراه من قرار می‌گیرند. وظیفه من این است که این موارد را دو بار در روز مرور کرده و آن‌ها را پاک کنم. اما این موارد به کجا می‌روند؟

قانون #۳: یادداشت‌ها در Evernote باقی می‌مانند.

اگر آیتمی که ثبت کرده‌ام یک مرجع/چیزی است که باید به یاد بیاورم، در Evernote باقی می‌ماند. این ممکن است شامل قبض‌های ابزارهای کمکی من یا نقل قول‌ها و پروژه‌هایی باشد که قصد انجام آن‌ها را در آینده دارم.

برای دسته‌بندی آسان، به دو مورد توجه می‌کنم:

1. این آیتم چیست؟
2. به چه چیزی ارتباط دارد؟

پاسخ به سوال اول ممکن است چهره‌های متعددی داشته باشد. من از برچسب‌ها برای این منظور استفاده می‌کنم و در زیر یک نمونه از تنظیمات فعلی من آورده شده است:



هدف این است که یادداشت‌های شما را جهت استفاده در آینده دسته‌بندی کنید. من از جمله "استفاده‌پذیر" استفاده می‌کنم چون در Evernote جستجو کردن و پیدا کردن چیزها آسان است. هدف من این است که مثلاً در آینده تمام چک لیست‌هایم را باز کنم و آن‌ها را به یک کتاب کاری تبدیل کنم که قابل به اشتراک‌گذاری و به راحتی قابل تکثیر باشد. یا یک لیست از تمام ایده‌های تجاری‌ام ایجاد کنم، یا تمام برنامه‌های آینده‌ام را بررسی کنم. شما نکته را متوجه می‌شوید.

سوال دوم "به چه چیزی ارتباط دارد" معمولاً گزینه‌های کمتری دارد. اگر شبیه من باشید، سعی می‌کنید اشیاء را ساده نگه دارید و سعی می‌کنید روی اندکی حوزه در زندگی تمرکز کنید. برای بسیاری از افراد، این به پنج چیز تقسیم می‌شود:

1. سلامت - بهداشت فیزیکی شما و سطح انرژی.
2. روابط - کیفیت ارتباط شما با دوستان و خانواده.
3. مشارکت - کار شما، مالیات، داوطلبانه و غیره.
4. رشد - بهداشت ذهنی شما، یادگیری، سرگرمی و غیره.
5. مدیریت - همه چیز که از این دسته حمایت می‌کند اما به هیچ دسته‌ای تعلق ندارد (بیشترین کارها زیر این بنر می‌افتند).

می‌توانید برای این‌ها هر دسته‌بندی دیگری را استفاده کنید مثل تناسب اندام، اجتماعی، کار و غیره. مهم این است که برای شما منطقی باشد و دسته‌بندی تمام یادداشت‌های شما را آسان کند. گاهی اوقات ممکن است موارد موقتی برای پروژه‌ها داشته باشید، مثل سفر اخیر من به نیس.


موارد مبهم بالا مربوط به مشتریانی است که با آنها همکاری دارم، اما به طور کلی معمولاً موارد کاری را در یک پوشه گروه‌بندی می‌کنم. دفتر شخصی یادداشت‌های مربوط به سلامت و روابط من را در یک مکان ترکیب می‌کند (تعداد آنقدر زیاد نیست که بتواند تمام دفترها را توجیه کند).

اما برخی یادداشت‌ها را ترجیح می‌دهم از ابزارهای مختلف استفاده کنم چون آنها تراکمی و آسان به‌ردیبل هستند - اینها کارها و رویدادهای من هستند.

قانون #۴: وظایف در TickTick قرار می‌گیرند.

در حین مرور من، وظایفی که باید انجام دهم، وارد TickTick می‌شوند. تنها سوالی که می‌پرسم این است:

هنگامی که باید به این کار توجه کنم؟
بسیاری از افراد سیستم‌های پیچیده‌ای برای دسته‌بندی وظایف بر اساس پروژه، شخصی، کار و غیره دارند. من یافته‌ام که برای من راحت‌تر است یک لیست داشته باشم که بر اساس زمان بنیان‌گذاری شده است.

بنابراین، فقط به وظایفی که باید امروز به آن‌ها توجه کنم نگاه می‌کنم. من به فردا یا هفته آینده توجهی ندارم.

همچنین، اغلب وظایف را بر اساس طبیعت آن‌ها گروه‌بندی می‌کنم - مغز چپ (تحلیلی) در مقابل مغز راست (خلاق)؛ و سنگین در مقابل سبک (نگاه به نقاشی ابتدای این پست). این باعث کاهش انرژی هدررفته از تغییر بین وظایف با طبیعت مختلف می‌شود.

بنابراین، معمولاً کارهای سنگین را صبح و کارهای سبک را بعدازظهر انجام می‌دهم. به همین ترتیب، وظایف تحلیلی صبح و خلاق در بعدازظهر، معمولاً پس از یک زمان خواب.

یک اصل دیگر بر پایه اضطراب است - سعی می‌کنم به چه کسی بیشترین ناراحتی را ایجاد می‌کند (تشکر از Tim Ferriss برای این نکته)، اولویت دهم.

قانون #۵: رویدادها در Google Calendar قرار می‌گیرند.

اگر چیزی زمان و تاریخ خاصی داشته باشد، آن را در تقویم قرار می‌دهم. این معمولاً رویدادها، جلسات و موارد مشابه هستند. تقویم کمک می‌کند تا روز/هفته خود را به آسانی مصور کرده و به‌طور مسبب برنامه‌ریزی کنید.

پس این همه است. برای خلاصه، به چند نکته زیر توجه کنید:
1. تصمیم نادرست بهتر از تصمیمی نیست که اتخاذ نشود، به خصوص زمانی که ابزارهای بهره‌وری خود را انتخاب می‌کنید.
2. برای حداقل کردن تصمیمات تکراری، قوانین دقیقی برای نحوه سازماندهی داده‌ها و فرآیندها داشته باشید.
3. راهی ساده برای گرفتن یادداشت‌ها و اغلب مرور آن‌ها پیدا کنید.
4. مواردی که ثبت کرده‌اید را برای استفاده حداکثری دسته‌بندی کنید.
5. یک مدیر وظایف و یک تقویم پیدا کنید که برای پیگیری کارها مناسب باشد.