چالش کتابخوانی طاقچه: فرمول برنامه‌ریزی

فروردین: کتابی که می‌تواند به کارهایت سر و سامان بدهد

سلام! خوشحالم که امسال هم طاقچه چالش کتابخوانی گذاشته :) می‌خوام سعی کنم بیشتر از پارسال برای این چالش کتاب بخونم و یادداشت بنویسم! علاوه بر این، می‌خوام تا جایی که می‌تونم کتاب هر ماه رو (با توجه به موضوعی که پیشنهاد شده) از بین کتاب‌هایی انتخاب کنم که خودم دارم ولی هنوز نخوندم یا نیاز می‌بینم دوباره مرورشون کنم. پس برای فروردین کتاب «فرمول برنامه‌ریزی» رو انتخاب کردم که معتقدم جزو کتاب‌هاییه که می‌تونه به کارهام سر و سامون بده!

کتاب «فرمول برنامه‌ریزی - راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری» رو دیمون زاهاردیاس نوشته. همین اول بگم که قرار نیست توی این کتاب یه فرمول سفت و سخت معرفی بشه و بگه همه فقط با یه روش یکسان می‌تونن برنامه‌ریزی موفقی داشته باشن. برعکس، ویژگی‌های اساسی یه سیستم مدیریت برنامه‌ریزی مناسب معرفی شده‌ن تا خواننده با رعایت اون‌ها بتونه برنامه‌‌ی مناسب خودش رو ایجاد کنه. ضمنا با توجه به عنوان اصلی کتاب که To-Do list formula هست، منظور از برنامه‌ریزی در واقع ایجاد یک سیستم مناسب برای تهیه‌ی فهرستی از کارها و وظایف روزانه‌س. فهرستی که کمک‌مون کنه بازدهی بالاتری داشته باشیم و علی‌رغم کارهای جدیدی که پیش میاد، بتونیم رو اولویت‌های اصلی‌مون تمرکز کنیم و دچار سردرگمی و استرس نشیم.

زاهاردیاس با صحبت از دستاوردهایی که ما از یه برنامه انتظار داریم شروع می‌کنه. مثلا اینکه یه روش برنامه‌ریزی اصولی به روز کاری ما کنترل و نظم می‌ده یا کمک می‌کنه با تعیین اولویت‌ها به سررسیدها (ددلاین‌ها!) برسیم و دچار اهمال‌کاری و استرس ناشی از فشار کارها نشیم. بعد اینطور ادامه می‌ده که گاهی برنامه‌های ما مانع از موفقیت‌مون می‌شن! در این مورد از داده‌های اپلیکیشن‌های بهره‌وری کمک می‌گیره که نشون می‌دن اکثر کاربرها هیچ‌وقت تمام موارد فهرست کارهاشون رو تکمیل نمی‌کنن یا بسیاری از فهرست‌ها بیش از حد طولانی هستن. نویسنده به این معضل می‌گه پارادوکس بازدهی؛ یعنی ما برنامه‌ریزی می‌کنیم که بتونیم بهتر کارها و زمان‌مون رو مدیریت کنیم، ولی چون با سیستم غلطی جلو می‌ریم بازدهی ما به هدر می‌ره و در عمل کارهای کمی به انجام می‌رسن.

بعد از این مقدمات، نویسنده در بخش اول دلایلی میاره که باعث می‌شن نتونیم فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌مون رو به پایان برسونیم. تو بخش دوم چند مورد از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی رو معرفی می‌کنه و نقاط قوت و ضعف هر کدوم رو می‌گه تا خواننده رو آماده کنه که با توجه به شناختی که از خودش و اهدافش داره، از تکنیک‌های مختلف این برنامه‌ها استفاده کنه. تو این دو بخش خواننده کم‌کم با ویژگی‌هایی آشنا می‌شه که یه سیستم برنامه‌ریزی اصولی باید داشته باشه و بعد در بخش سوم ۱۰ قدم برای ایجاد برنامه‌ای کامل بیان می‌شه. در سه بخش بعدی هم به مسائلی مثل نگهداری از سیستم برنامه‌ریزی، مزایای فهرست‌های کاغذی و یا آنلاین، و ثبت فهرستی از کارهای انجام شده پرداخته می‌شه.

من اینجا نمی‌خوام همه‌ی موارد یا گام‌هایی که تو کتاب اومده رو یکی‌یکی بنویسم. اما دوست دارم به چند نکته که این بین به نظرم مهم‌تر و کاربردی‌تر اومدن اشاره کنم:

• فهرست تخلیه مغزی با لیست کارهای روزانه تفاوت داره! نوشتن هر کاری که به ذهنمون میاد فکر ما رو سبک می‌کنه، اما بعد باید کارهای این لیستِ طولانی و متنوع رو براساس اولویت، نوع پروژه یا فاکتورهای دیگه دسته‌بندی کنیم، یا باید پروژه‌ها رو به بخش‌های کوچک‌تر تجزیه کنیم که قابل اجرا بشن. حالا می‌شه این رو یه «فهرست اصلی» در نظر گرفت که بعد برای هر روز یه فهرست کوچکتر با وظایف محدود ازش انتخاب کنیم. هرچند وقت یک بار هم خوبه که فهرست اصلی رو مرور کنیم و مثلا وظایف غیرضروری رو ازش حذف کنیم.

• در فهرست‌های روزانه باید در نظر بگیریم که تعداد یا تنوع بیش از حد فعالیت‌ها، توانایی مدیریت زمان رو از بین می‌بره و باعث می‌شه انتخاب کار مناسب از بین گزینه‌های زیاد سخت بشه. مواجه بودن با گزینه‌های زیاد به مرور و مخصوصا در پایان روز باعث خستگی ناشی از تصمیم‌گیری (Decision Fatigue) هم می‌شه؛ یعنی بیشتر تمایل خواهیم داشت فعالیت‌هایی با لذت فوری انتخاب کنیم تا اون‌هایی که برامون مفیدترن ولی تلاش بیشتری می‌خوان.
• تعیین مفهوم برای هر کاری که توی لیست می‌نویسیم اهمیت داره. مشخص کردن نقش هر فعالیت در رسیدن به هدف ما و مرتبط کردنش با نتایج مورد علاقه‌مون، به ما انگیزه و حس الزام بیشتری برای انجام دادن اون کار می‌ده.
• تعیین مهلت و سررسید برای هر کار هم مهمه. دونستن زمان مورد نیاز برای انجام هر کار و وجود سررسیدی که واقع‌بینانه انتخاب شده باشه، کمک می‌کنه کارها رو براساس مدت زمانی که براشون داریم اولویت‌بندی کنیم.

* فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقرر شده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر.
* قانون پارکینسون را به خاطر بیاورید: «کار به اندازه‌ی زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

- از متن کتاب

حرف آخر اینکه؛ شاید همه‌ی این نکته‌ها و موارد دیگه‌ای که تو کتاب فرمول برنامه‌ریزی بهشون اشاره شده برای خواننده جدید نباشن. خیلی‌هاشون رو می‌دونیم و انجام می‌دیم، اما برای خود من مواردی هم بود که متوجه شدم موقع نوشتن لیست کارهای هر روزم در نظرشون نمی‌گرفتم و بعد دیدم رعایت‌شون داره کمک می‌کنه عملکرد بهتری داشته باشم.

خوبی کتاب اینه که روان و مختصر و مفیده (هرچند می‌تونست مختصرتر هم باشه!) و می‌شه راحت مطالب و نکته‌هاش رو مرور کرد و چند تا چیز هم این وسط یاد گرفت. از طرفی در مورد تهیه‌ی فهرست کارها یا همون To-do list می‌شه گفت جامعه و تقریبا همه‌ی نکات و مسائل مرتبط رو پوشش داده. بنابراین خواننده می‌تونه هر بار یه روش یا توصیه‌ی جدید از کتاب رو تو برنامه‌ریزیش پیاده کنه تا ببینه چقدر براش موثره و آیا می‌خواد در ادامه هم به کار بگیردش یا نه. البته با این یادآوری از خود کتاب، که:

اگه خواستید کتاب رو بخونید، می‌تونید از لینک زیر از طاقچه دریافتش کنید. تو طاقچه بی‌نهایت هم هست :)

* عکس اول پست رو از اینجا برداشتم. بقیه‌ی عکس‌ها هم از نسخه‌ی الکترونیکی کتاب در نرم‌افزار طاقچه هستن.