آیا می‌خواهید کارمندان خود را مولدتر نگه دارید؟

اگر تکنولوژی برای کارمندان شما مناسب نیست، آن‌ها به هر حال با آن کار خواهند کرد.

منتشرنشده در: پایگاه Forbes به تاریخ ۶ فوریه ۲۰۲۰
نویسنده: Diane Chaleff
لینک مقاله اصلی: https://www.forbes.com/sites/googlecloud/2020/02/06/want-to-keep-your-employees-productive-pay-attention-to-shadow-it-clues/#132c8be254b8
این مقاله توسط ربات ترجمیار و به صورت خودکار ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازنگری انسانی قرار گرفته است در نتیجه می‌تواند به دارای اشکالات ترجمه باشد.

کارمندان از ابزارهایی در اختیار خود برای انجام کار استفاده می‌کنند، اما اگر این ابزارهای -اغلب قدیمی- مانع هم‌کاری شوند یا انعطاف‌ناپذیر باشند، برای راحتی به گزینه‌های با ایمنی کم‌تر روی می‌آورند. به گفته گارتنر، یک سوم حملات موفقی که شرکت‌ها تجربه کرده‌اند، تا سال ۲۰۲۰، ناشی از استفاده از فن‌آوری اطلاعات در سایه خواهد بود.

این مشکل ناشناخته نیست. ۸۳ درصد از متخصصان IT گزارش داده‌اند که کارمندان داده‌های شرکت را در خدمات ابری تایید نشده ذخیره می‌کنند. این یک چالش شناخته‌شده به خصوص در مورد ابزارهای همگام‌سازی و به اشتراک گذاری فایل‌ها است. زمانی که افراد در حال کار با سیستم‌های قدیمی هستند، اغلب به این دلیل که آن‌ها سیستم‌های فعلی خود را سخت گیر می‌یابند یا به همین راحتی نمی‌توانند با دیگران هم‌کاری کنند، از ابزارهایی مانند گوگل درایو استفاده می‌کنند. آن‌ها در هنگام استفاده از ابزارهای همگام‌سازی و سیستم‌های به اشتراک گذاری فایل‌ قدیمی (مانند مایکروسافت SharePoint) قادر به انجام سه کار کلیدی نیستند:

نمی‌توانند روی تلفن‌های همراهشان کار کنند. در حال حاضر، مردم انتظار دارند که قادر به انجام کارها در حین حرکت باشند - و این به معنای باز کردن یک پیوند نیست، بلکه در واقع ویرایش و اظهار نظر در مورد کار است. این کار به آن‌ها آزادی کار در زمان مناسب و کمک به هم‌تیمی‌ها را می‌دهد.
نمی‌توانند فضاهای کاری را به طور مستقل و آسان ایجاد کنند. این ممکن است متناقض به نظر برسد، اما اگر یک کارمند نیاز به تماس با IT برای داشتن یک پوشه پروژه جدید در یک دیسک‌گردان داشته باشد، بار کاری آن بسیار بالا خواهد بود. کارمندان باید بتوانند به سرعت، و به طور مستقل، اسنادی را ایجاد کنند که به سادگی به دلیل ماهیت در حال تغییر هم‌کاری به اشتراک گذاشته شوند. کار بدون محدودیت و با افراد داخل و خارج سازمان شما روی می‌دهد (همانطور که در مثال بالا ذکر شد)، اگر کسی مجبور باشد برای ایجاد یک پوشه جدید با بخش IT تماس بگیرد، به احتمال زیاد درخواست را نادیده می‌گیرد یا به طور کلی از یک ابزار متفاوت برای شروع استفاده می‌کند.
نمی‌توانند کاری کنند که داده برای آن‌ها کار کند. ذخیره‌کننده‌های قدیمی فایل فقط یک کار می‌کنند، ذخیره فایل! مانند یک اتاق زیر شیروانی، ما چیزها را در این سیستم‌ها ذخیره می‌کنیم، اما در برخی موارد این چیزها کهنه می‌شوند و به سختی می توان گفت چه چیزهایی را باید نگه داریم یا نشان دهیم. مردم به سیستم‌های ذخیره خود نیاز دارند تا نه تنها داده‌های خود را در آن جای دهند بلکه به آن‌ها در دسته‌بندی و یافتن سریع‌تر اطلاعات کمک کنند تا بتواند این داده‌ها را برای آن‌ها دسترس‌پذیرتر و بهتر کند.

به اعتقاد بنده، شما دو انتخاب برای تصمیم‌گیری در مورد همگام‌سازی و به اشتراک گذاری فایل ها دارید:

روش ۱: کماکان به کارمندان خود اجازه دهید از محصولات غیرمجاز استفاده کنند، که برخی از آن‌ها ممکن است کسب‌وکار شما را به روی مسائل امنیتی ناخواسته (و، در برخی موارد، شرایط ترسناک) باز کنند.

روش ۲: ابزارهایی را بخرید که کاربران می‌خواهند از آن‌ها استفاده کنند چون این ابزارها آن‌ها را سودمندتر می‌سازند.

اگر می‌خواهید نیروی کار مولدتری ایجاد کنید، از کارکنان خود راهنمایی بگیرید. ابزارهای شما نه تنها باید بالاترین استانداردهای امنیتی برای فن‌آوری اطلاعات را داشته باشند، بلکه باید به مردم اجازه دهند به روشی که می‌خواهند کار کنند (و به اندازه کافی باهوش باشند که آن‌ها را در طول مسیر راهنمایی کنند). تصور کنید که آیا تکنولوژی شما می‌تواند این اطلاعات محرمانه را قبل از اینکه یک کارمند به طور تصادفی آن را به اشتراک بگذارد، در جایی ثبت کند. یا اجازه سریع‌تر کار کردن با فایل‌های عمومی را بدهد. گوگل درایو این کار را انجام می‌دهد.

به یاد داشته باشید، اگر تکنولوژی برای کارمندان شما مناسب نباشد، آن‌ها به هر حال راهی برای برون‌رفت و ساده‌کردن خواهند یافت. به جای صرف زمان و منابع برای تعمیر و نگهداری روزمره، این انرژی را به سمت کمک به کارمندان خود برای بهره‌وری به روش‌هایی که هم برای شما و هم برای آن‌ها کار می‌کنند، سوق دهید.

این مقاله توسط ربات ترجمیار و به صورت خودکار ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازنگری انسانی قرار گرفته است در نتیجه می‌تواند به دارای اشکالات ترجمه باشد.