مدیریت کارمندان از راه دور در دوران شیوع کورونا

چاپ‌شده در: مجله Forbes به تاریخ اول مارچ ۲۰۲۰
نویسنده: Davey Winder
لینک مقاله اصلی: https://www.forbes.com/sites/daveywinder/2020/02/10/ranked-the-worlds-20-greatest-hackers/#50d2454c10ce

در زمان نوشتن این مقاله سازمان بهداشت جهانی (WHO) هنوز COVID-۱۹ (معروف به کروناویروس) را یک بیماری همه‌گیر اعلام نکرده است، اما احتمال آن در هر ساعت افزایش می‌یابد. این که آیا چنین عنوانی را دریافت می‌کند یا نه زیاد مهم نیست. سازمان‌ها و شرکت‌ها به زودی با این ضرورت دست به گریبان خواهند شد که شیوه انجام کار ممکن است به شدت تغییر کند.

پتانسیل عدم حضور در محیط کار در حال افزایش است. زنجیره تامین ممکن است مختل شود، و تاخیرهای عملیاتی ممکن است به یک واقعیت تبدیل شوند. ما پیش از این شاهد لغو کنفرانس‌ها و رویدادهای بزرگ و همچنین به تعویق افتادن جلسات آموزشی بوده‌ایم.

کارگران ممکن است (به‌حق) از نظر روانی نگران حضور در محل کار باشند، اگر ویروس در شهر آنها‌ شیوع پیدا کند. در این صورت، ماهیت عملیات‌های روزمره تغییر خواهد کرد، حداقل تا زمانی که مقامات بهداشتی، متخصصان پزشکی و رهبران دولتی اقدامات مهار، برنامه‌های درمانی و واکسیناسیون را انجام دهند.

وقتی چیزهای ناشناخته در پس‌زمینه پنهان می‌شوند، با این حال می‌توانند یک فرصت واقعی ارائه دهند. در این مورد، چگونه می‌توانید تیم و کارمندان خود را به صورت متفاوتی هدایت کنید - در واقع حتی کل سازمان را - ویروس کرونای جدید یک تغییر را ایجاب کند.

در اینجا چند استراتژی رهبری برای این که شما و تیمتان که با استراتژی کاری که در آن افراد به طور مرتب از خانه کار می‌کنند، آشنا نیستید، آورده شده‌است. در این بخش فرض بر این است که شما تیمی را رهبری می‌کنید که در زمینه تولید کالا و یا سناریوهایی که در آن‌ها خدمات خاصی توسط عموم در ‌دسترس است، مانند رستوران‌ها، مراکز اجتماعی، سالن‌های آرایش، و مشابه آن فعالیت نمی‌کند.

آرامش داشته باشید و همدردی کنید

همانند هر سناریوی غیر عادی یا بحرانی دیگر، کارمندان نه تنها به رهبر خود نیاز دارند که آرام بماند بلکه هم با افکار و هم با احساسات خود همدردی کنند. با اینکه ممکن است آن‌ها احساس اضطراب و یا عصبانیت بکنند اما ممکن است در مورد ویروس نیز اشتباه فکر کنند.

به عنوان مثال، ارزش اخیر شاخص برند یوگوف برای آبجوی کورونا کاهش از ۷۵ در آغاز ژانویه به ۵۱ در اواخر فوریه را نشان می‌دهد. واضح است که هیچ ارتباطی بین آبجوی کرونا و کرونا ویروس وجود ندارد، اما این باعث نمی‌شود که مردم فکر کنند ممکن است وجود نداشته باشد. یک رهبر باید نه تنها با احساسات یک کارمند در مورد وضعیت همدردی کند، بلکه باید درک عقلانی از شیوع بیماری داشته باشد. (و راهنمایی واقعی و به صورت مناسب ارایه کند) من باید به سازمان بهداشت جهانی، مجلاتی نظیر Science یا الزویر به عنوان منابع اصلی پایبند باشم.

ایجاد هنجارهای تیمی

در حالی که کارمندان دیگر در دفتر کار نیستند، سرعت روزانه انجام کارها بلافاصله کاهش می‌یابد. اگر شما و تیم تان اکنون از راه دور کار می‌کنید، اولین قدم این است که آنچه را که من «هنجارهای تیمی» می‌نامم، تعیین کنید. سوالات زیر را در نظر بگیرید:

• آیا ما به عنوان یک تیم بیشتر با هم ملاقات می‌کنیم؟ کی؟ چه مدت؟
• آیا ما از یک سکوی تماس کنفرانسی یا یک سکوی جلسه آنلاین مانند زوم استفاده می‌کنیم؟
• اگر از یک سکوی جلسه آنلاین استفاده کنیم، آیا همه دوربین ویدئویی خود را روشن می‌کنند؟
• چگونه می‌توانیم مطمئن شویم که افراد حضور دارند و کارهای دیگر انجام نمی‌دهند؟
• زمان پاسخ توصیه‌شده به یک پیام یا ایمیل چیست؟ آیا باید از تلفن بیشتر استفاده کنیم؟
• چگونه اطلاعات حساس را به اشتراک خواهیم گذاشت؟ پست الکترونیکی؟ سکوهای اشتراک گذاری آنلاین مانند اسلاک یا بیسکمپ؟

سوالات بسیاری وجود دارند که باید پرسیده شوند، اما بهتر است برای ایجاد همه پرسش‌های هنجار تیمی که باید مطرح و پاسخ داده شوند، با تیم صحبت کنید.

دفتر مجازی‌تان را در ساعات کاری باز نگه دارید

به عنوان یک رهبر، کارمندان باید به شما دسترسی داشته باشند. آن‌ها به شما نیاز دارند که رهبری کنید، نه اینکه ناپدید شوید. (به "آرامش داشته باشید و همدردی کنید" مراجعه کنید) فرای جلسات معمول با کارکنان و جلسات یک به یک، باز بودن دفتر کار از طریق خط تماس کنفرانس یا سکوی به اشتراک گذاری ویدئو را در نظر بگیرید. بدون دستور کار. بدون هیچ تشریفاتی. بدون سلسله‌مراتب.

این تنها یک فروم باز برای پرسیدن سوالات، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، و در صورت نیاز، فرونشاندن ترس‌ها است. آن را نه تنها برای تیم خود بلکه برای بسیاری از کسان دیگر که به نوعی با شما در ارتباط هستند نیز در دسترس قرار دهید. (گاهی اوقات گزارش‌های سطحی نیز نامیده می‌شوند) جمعه‌ها (آخرین روز کاری هفته - مترجم) بعد از ناهار به نظر می‌رسد یک نقطه عالی برای قرار دادن آن در تقویم‌تان باشد.

با اینکه من کسی نیستم که جلسات بیشتر را توصیه کنم، اما در چنین شرایطی توصیه می‌شود.

ازدحام صبح‌گاهی را هدایت کنید

یک کارمند را تصور کنید که به مدت چند سال کار کرده‌است. برنامه منظم بوده‌است. هر روز صبح همین کار را می‌کرد. گفتگوهای اولیه آن‌ها با نگهبان و حراست، منشی و حتی باریستای قهوه (آبدارچی)، اکنون تمام شده‌است. حالت عادی جدید، انزوا است. آن‌ها تنها هستند.

برای بهبود هر گونه احساس تنهایی، من یک دورهمی مجازی ۱۰ دقیقه‌ای روزانه را توصیه می‌کنم. اکنون که کارمندان دیگر سر کار نمی‌روند، روز را ۱۰ دقیقه زودتر و با یک صحبت شاد ۱۰ دقیقه‌ای شروع کنید. باز باشید! در مورد آنچه که برای آن روز آماده هستید با جلسات، وظایف، پروژه‌ها و غیره صحبت کنید. سایر پروژه‌ها یا تغییرات سازمانی را به روز رسانی کنید. یک داستان شخصی را به اشتراک بگذارید. این یک فرصت عالی برای انسان بودن در مواجهه با موقعیت عدم قطعیت است.

ورود‌های مکرر

اعضای تیم شما بیش از همیشه باید احساس کنند که شما اهمیت می‌دهید. آسان‌ترین هدیه‌ای که می‌توانید بدهید در واقع مراقبت است. شما به یک تلفن همراه، تبلت و یا لپ‌تاپ مجهز هستید. از آن استفاده کنید. متن‌های بررسی‌شده، ایمیل‌ها و پیام‌های مستقیم را به اعضای تیم بفرستید و از آن‌ها بپرسید که چطور کار می‌کنند. شاید از آن به عنوان فرصتی برای تشکر از آن‌ها و یا تشخیص چیزی که آن روز یا هفته متوجه آن شده‌اید، استفاده کنید.

شما می‌توانید برای آن‌ها یک مقاله، یک موضوع خنده‌دار، یا یک سخنرانی TED بفرستید. (مثلا یکی از سخنرانی‌های من!) لطفا زیاده‌روی نکنید، اما این تاکتیک را نیز نادیده نگیرید.

انجمن بحث و گفتگو

اگر قبلا هرگز یک تیم از کارمندان راه دور را رهبری نکرده اید، به احتمال زیاد به برخوردهای رسمی عادت‌کرده اید. در لحظاتی هستند که اعضای تیم - از جمله خود شما - با هم درگیر می‌شوید و جادو رخ می‌دهد. شاید یک ایده به ذهن خطور کند. می‌تواند به کسی یادآوری کند که موعد انجام یک کار در پیش است. می‌تواند مشکلی را حل کند. گپ «کولر آبی» ممکن است حتی یک اتصال شبکه جدید ایجاد کند که منجر به فروش یا استخدام جدید شود.

در هر صورت، این برخوردها دیگر در زمانی که همه از راه دور کار کنند وجود ندارند. چگونه مشکلات را کاهش دهیم؟ یک فروم بحث آنلاین ایجاد کنید که در آن کارمندان می‌توانند یاوه‌گویی کنند، پرسه بزنند و هر چیزی که به ذهن آن‌ها خطور می‌کند را مورد بحث قرار دهند. هدف آن غیر همزمان بودن است - به این معنی که یک مکالمه زنده نیست - به طوری که مردم از آن به عنوان وسیله‌ای برای ایجاد برخی برخوردهای مجازی استفاده کنند. بگذار هر چیزی بگویند. اینجا مکانی برای رها شدن و شبکه‌سازی است.

خلاصه

به جای اینکه (مثل شترمرغ - مترجم) سرتان را در خاک فرو کنید، من توصیه می‌کنم که شما یک رهبر «از راه دور» فعال شوید، رهبری که آماده تغییر ماهیت رهبری است که باید ویروس کرونای جدید اعث شود سازمان شما مسیر خود را تغییر دهد.

کسی چه می‌داند؟ شاید زمانی که شما رهبری خود را توسعه می‌دهید تا به چیزی تبدیل شوید که یک استراتژی کاری انعطاف‌پذیرتر را تایید می‌کند، برخی از این تغییرات به یک عمل استاندارد تبدیل شوند.

این مقاله توسط ربات ترجمیار و به صورت خودکار ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازنگری انسانی قرار گرفته است در نتیجه می‌تواند به دارای اشکالات ترجمه باشد.