پاسخ دادن به سیل ایمیل‌هایتان را به چت جی‌پی‌تی بسپارید

منتشر شده در forbes به تاریخ ۲۳ ژوئن ۲۰۲۳
لینک منبع Train ChatGPT To Write Your Emails In 5 Easy Steps

ایمیل‌های زیاد سربار واقعی است و احتمالاً برای شما مشکل ایجاد می‌کند. به خصوص اگر به صورت آنلاین فعال هستید یا یک کسب‌و‌کار رو به رشد را اداره می‌کنید، ممکن است به ازای هر پنج موردی که به آن پاسخ دهید، ده مورد دیگر ظاهر می‌شود. نادیده گرفتن افراد ممکن است کار شما نباشد، اما به سادگی ساعات کافی در روز برای برقراری ارتباط با همه کسانی که وقت شما را می‌خواهند، وجود ندارد.

در‌حالی‌که جیمیل به شما کمک می‌کند جملات خود را با ویژگی Smart Compose خود تمام کنید، این کاملاً کافی نیست. راه دیگری هم وجود دارد. با چند دستور هوشمندانه، نه تنها می‌توانید چت جی‌پی‌تی را برای نوشتن به سبک خود آموزش دهید، بلکه می‌توانید آن را برای نوشتن ایمیل‌های خود نیز آموزش دهید. با این فرآیند می‌توان از پاسخ‌های طولانی مراقبت کرد و فقط یک بار باید آن را تنظیم کنید. به خصوص اگر یک تولید کننده محتوا، نویسنده یا کارآفرین مورد تقاضا هستید، این پنج مرحله ساده را دنبال کنید تا در کسری از زمان صندوق ورودی صفر را تجربه کنید.

چگونه یک مدل زبان بزرگ (LLM) برای پاسخ به ایمیل‌های خود دریافت کنید

۱. صحنه را برای LLM خود تنظیم کنید

شما اجازه نمی‌دهید دستیار بدون آموزش کافی روی ایمیل‌های‌تان تاثیر بگذارد، و این تفاوتی ندارد. آمادگی برای موثر بودن این تمرین کلیدی است. اولین درخواست شما باید صحنه را تنظیم کند و به چت جی‌پی‌تی اطلاع دهد که چه چیزی در راه است.

در اینجا اعلانی است که باید کپی و جایگذاری کنید. «از شما می‌خواهم به ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنم پاسخ ایمیل بدهید. ابتدا، من قصد دارم چند نمونه از نحوه پاسخ دادن به ایمیل‌ها را در گذشته به شما نشان دهم». برای شروع، بگویید «بیایید برویم» و سپس یک ایمیل و پاسخ خود را جای‌گذاری می‌کنم. وقتی این کار را انجام دادم، به پاسخ دادن با «بریم» ادامه دهید تا زمانی که بگویم «تمام شد».

صحنه تنظیم شده است و LLM شما آماده شده است. چت جی‌پی‌تی (یا مدل انتخابی شما) با "Let's Go" پاسخ می‌دهد تا نشان دهد که برای آموزش ایمیل‌های شما آماده است.

۲. نمونه‌هایی از پاسخ‌های ایمیل خود را اضافه کنید

این مرحله ساده‌ترین بخش است، زیرا شما قبلاً کار سخت را انجام داده‌اید. اجازه دهید ایمیل‌هایی که در گذشته با پشتکار ساخته‌اید، چت جی‌پی‌تی را در نحوه نوشتن ایمیل‌هایی که در آینده ارسال می‌کنید آموزش دهند.

چندین نمونه از ایمیل‌ها و پاسخ‌هایی را که با دیگران رد و بدل کرده‌اید، بیابید و آن‌ها را گروه‌بندی کنید تا با هدف شما برای بخش خاصی از فرستندگان مطابقت داشته باشد. اگر می‌خواهید چت جی‌پی‌تی به شما کمک کند به مشتریان بالقوه پاسخ دهید، آن را با نمونه‌هایی از ایمیل‌ها به مشتریان بالقوه ارسال کنید. اگر مشتریان فعلی، اعضای تیم، سرمایه گذاران یا گروه دیگری هستند که با آن‌ها درگیر هستید، به طور خاص نمونه‌هایی از ایمیل‌ها را به این افراد اضافه کنید. هرچه خاص‌تر باشد بهتر است و همیشه می‌توانید یک چت جدید باز کنید تا آن را برای گروه دیگری آموزش دهید.

به کپی و پیست مثال‌ها پس از تایپ‌های چت جی‌پی‌تی ادامه دهید «بیایید برویم». من حداقل ۵ ایمیل از جمله تبریک و عبارات امضا را توصیه می‌کنم. زمانی که فکر می‌کنید برای درک درستی از سبک خود کافی است، بگویید «تمام شد» و برای افزودن دستور بعدی آماده شوید.

۳. خود و اهداف‌تان را معرفی کنید

وقت آن است که زمینه بیشتری را اضافه کنیم. در حال حاضر، مدل از سبک شما و نحوه نوشتن ایمیل‌ها، از جمله نحوه پاسخ دادن به سؤالات خاص مطلع است. حالا شما می‌خواهید آن را در مورد خودتان آموزش دهید، بنابراین شما را به عنوان نویسنده کلمات درک می‌کند. پس از آخرین پیام "تمام شد" خود، این پیام را ارسال کنید. «حالا می‌خواهم در مورد خودم به شما بگویم. من یک [عنوان شغلی و نام شرکت شما] هستم و به [مخاطبان هدف] کمک می‌کنم به [نتیجه‌ای که برای مشتریانتان به دست می‌آورید.] این کار را با [نحوه کار شما با مشتریانتان.] انجام می‌دهم. لطفاً وقتی این را دارید بگویید "دریافت شد" و من به شما در مورد مرحله بعدی آموزش خواهم داد».

در حالی که مثال من روی مشتریان بالقوه متمرکز است، شما باید بسته به اینکه برای چه کسی نامه می‌نویسید، الگوی خود را اصلاح کنید. اگر می‌خواهید به اعضای تیم پاسخ دهید، اخلاق خود را به عنوان یک رهبر در نظر بگیرید. اگر برای مشتریان فعلی نامه می‌نویسید، اطلاعاتی در مورد نحوه تعامل با آن‌ها و نوع نقشی که در رابطه خود دارید، اعم از یک مربی، شریک مسئولیت‌پذیر و غیره درج کنید. برای خوانندگان و مشترکین ممکن است اطلاعات دیگری در مورد کار شما باشد. این مرحله زمینه اضافی را اضافه می‌کند که به پاسخ‌هایی که ایجاد می‌شود عمق می‌بخشد.

۴. مطمئن شوید که سبک شما را درک می‌کند

اگر تا کنون دستورات را دنبال کرده‌اید، LLM انتخابی شما به ایمیل و بیوگرافی شما مجهز شده است. اکنون اینجاست که بررسی می‌کنید چت جی‌پی‌تی حال و هوا و سبک شما را درک می‌کند یا خیر.

این کار را به روش زیر انجام دهید. «عالی. حالا شما این اطلاعات را دارید، لطفاً می‌توانید سبک ایمیل و بیوگرافی من را در زیر سرفصل‌های زیر خلاصه کنید:

۱. من چه کسی هستم.

۲. لحن، سبک و صدای ایمیل‌های من.

۳. موضوعاتی که از من پرسیده می‌شود.

۴. چگونه با [مشتریان، تیم، اعضای مخاطب] خود ارتباط برقرار می‌کنم.

۵. هر نکته خاص یا مهمی که از ایمیل‌های نمونه من به دست آورده‌اید.»

پاسخ چت جی‌پی‌تی را بخوانید، با هر گونه ویرایش مورد نیاز پاسخ دهید، و به اعلان بعدی بروید، جایی که ربات چت را برای دریافت ایمیل‌های خود آماده می‌کنید و پاسخ مناسبی را مطابق با پاسخی که خودتان می‌نویسید ارائه می‌کنید.

از این دستور استفاده کنید: «بگویید، «ایمیل را به من نشان دهید» و من ایمیلی را جای‌گذاری می‌کنم که می‌خواهم به آن پاسخ بدهم. لطفاً پاسخی به طول [تعداد کلمات، جملات یا پاراگراف‌ها را مشخص کنید]، که شامل [تمجید، پاسخ به سؤال(های) آن‌ها، داستان کوتاه، نقل قول الهام‌بخش، تشکر صمیمانه و غیره است» بنویسید. دیدگاه من و به سبک من، همانطور که از نمونه‌ها و اطلاعات زیستی یاد گرفتید."

۵. برای ایمیل های خود پاسخ ایجاد کنید

چت جی‌پی‌تی اکنون باید بگوید "ایمیل را به من نشان دهید"، پس از آن می‌توانید یک ایمیل را کپی و در برنامه جایگذاری کنید. پاسخ باید به اندازه مشخص شده باشد، حاوی اطلاعات درخواست شده، استفاده از عبارتی باشد که با سبک شما مطابقت دارد، و به سؤالات همانطور که خودتان انجام می‌دادید پاسخ دهید.

اگر راضی هستید، این ایمیل را برای فرستنده کپی و جایگذاری کنید و پس از افزودن درخواست بعدی، به ایمیل بعدی بروید. «متشکرم، می‌خواهم یک ایمیل دیگر به شما بدهم. لطفاً اکنون به همین روش به این پاسخ دهید، اما تغییر دهید [هر گونه درخواست سبکی را در اینجا انجام دهید.]» اگر راضی نیستید، دلیل آن را بگویید. روی «بازسازی پاسخ» کلیک کنید یا تغییرات خاصی را بخواهید، مانند «آن را [صریح‌تر، خنده‌دارتر، کوتاه‌تر، با شخصیت‌تر، همدل‌تر، رسمی‌تر] کنید». همچنین می‌توانید بگویید، «همان‌طور بنویس اما [این اطلاعات] را درج کن». هر چقدر هم که درخواست‌های زیادی اضافه کنید، ویرایش به احتمال زیاد فرآیندی سریع‌تر از نوشتن ایمیل از ابتدا خواهد بود.

هنگامی که این فرآیند را مرتب کردید، هر زمان که لازم بود از آن استفاده کنید تا یک دسته از ایمیل‌های طولانی را به یکباره ارسال کنید. گپ را دوباره باز کنید، به چت جی‌پی‌تی بگویید که آماده ارسال چند ایمیل دیگر هستید، و پاسخ‌هایی را به محتوای دلخواه خود باز کنید. با این پنج مرحله ساده به یک ارتباط دهنده قدرت تبدیل شوید و خروجی ایمیل خود را افزایش دهید.

این متن با استفاده از ربات ترجمه مقالات علم داده ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است. در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.

مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.