چرا مدیریت بحران هرگز اتفاق نمی‌افتد؟ چرا آماده‌سازی یک افسانه است؟

منتشر‌شده در: forbes به تاریخ ۱۹ ژانویه ۲۰۲۱
لینک منبع: Why Crisis Management Never Happens. Why Preparation Is A Myth

آیا بسیاری از شرکت‌ها برنامه‌های جدی و خوبی برای مدیریت بحران دارند؟ «ما آماده‌ایم» دو کلمه‌ای هستند که پس از حملات سایبری، شکست‌های زیرساخت، رویدادهای تروریستی، مشکلات محیطی، دعاوی آزار جنسی، به یاد آوردن امنیت محصول، حملات رسانه‌های اجتماعی، شگفتی‌های قانونی و کمبود استعداد، در میان بسیاری از رویدادها، چالش‌ها و بحران‌هایی که همیشه رخ می‌دهند، هرگز معتبر به نظر نمی‌رسند. چرا آماده شدن برای آنچه اجتناب‌ناپذیر است بسیار دشوار است؟ چرا استراتژی مدیریت پیش‌فرض این است که، "در حالت اضطراری، شیشه را بشکنید؟"

اکنون می‌دانیم که واکنش جهانی به پاندمی COVID19 از بین رفته است. با چند استثنا (تایوان، نیوزیلند، ایسلند، سنگاپور، ویتنام و کره‌جنوبی)، دنیا کار وحشتناکی برای مدیریت کرونا انجام داده‌است. متاسفانه، داده‌ها به ما می‌گویند که ایالات‌متحده، هند، برزیل، هند، مکزیک و بریتانیا بدترین کشورها بوده‌اند. ایالات‌متحده حتی توزیع واکسن‌ها، دور نگه داشتن هکرها از آزمایشگاه‌های هسته‌ای خود و پنتاگون، و حفاظت از پایتخت ایالات‌متحده در برابر شورشیان را دشوار می‌داند. و چرا در کالیفرنیا تختخواب‌های کافی برای بیماران کووید وجود ندارد؟ اما شرکت‌ها چطور؟ آیا آن‌ها برای پاندمی آماده بودند یا تغییر ناگهانی در بازار که در سال ۲۰۲۰ رخ داد؟ آیا برنامه‌های احتمالی آن‌ها موثر بودند؟ آیا حتی طرح‌هایی هم وجود داشت؟ یا فقط در مورد زوم، وکس، اسکایپ و تیمز واکنش نشان دادند؟

آماده‌سازی نادر است

چه تعداد از شرکت‌ها برای نقض‌های سایبری، شکست‌های زیرساخت، حوادث تروریستی، مشکلات زیست‌محیطی، دعاوی آزار جنسی، به یاد آوردن امنیت محصول، حملات رسانه‌های اجتماعی، شگفتی‌های قانونی و کمبود استعداد، در میان رویدادهای دیگری که همه می‌دانند رخ خواهند داد، آماده می‌شوند. بله، این کار به پول نیاز دارد، اما آماده شدن ارزان‌تر از واکنش نشان دادن در شرایط هرج و مرج است. همه این را می‌دانند، درست است؟ پس چرا تعداد کمی از شرکت‌ها در این امر اجتناب‌ناپذیر سرمایه‌گذاری می‌کنند؟ شرکت‌ها باید از کتاب‌های بازی پیشگیرانه کار کنند، نه بحث‌های واکنشی در مورد زوم، وبکس، اسکایپ و تیمز. اما آیا چنین است؟ به سختی.

راه برگشت در سال ۲۰۰۳ توسط میتروف و آلپاسان یک مطالعه ۲۰ ساله در مورد آمادگی در برابر بحران را شرح داد:

در بیشتر این دو دهه، شرکت‌های آماده برای بحران در اقلیت کوچکی قرار داشتند: حداکثر بین ۵٪ تا ۲۵٪ از ۵۰۰ شرکت فورچون. به عبارت دیگر، در بهترین حالت، ۷۵٪ شرکت‌ها برای مدیریت یک بحران ناآشنا مجهز نیستند. در بدترین حالت، ۹۵ درصد آماده نیستند که البته بسیار نگران‌کننده است.

اخیرا، باتلر، منکس و میشل پیشنهاد می‌کنند:

چه بحران اصلی خود به خود باشد و چه ناشی از رویدادهای خارجی، عدم آمادگی تقریبا همیشه نتیجه را بدتر می‌کند. و طبق گفته شرکت حقوقی Freshfields Bruckhaus Deringer، که وکیلش با ۱۰۲ متخصص ارتباطات بحران مصاحبه کردند که بر روی ۲۰۰۰ حادثه قابل‌توجه ریسک شهرتی در ۸۰ کشور کار کرده بودند، تنها یک مورد از هر ۱۰ شرکت آماده شده‌ است. تنها یک شرکت از هر پنج شرکت تا کنون آنچه را که بحران ممکن است به نظر برسد شبیه‌سازی کرده‌ است، چهار شرکت از هر ۱۰ شرکت هیچ برنامه‌ای نداشته‌اند، و ۵۳ درصد از شرکت‌هایی که دچار بحران شده‌اند، قیمت سهم قبلی خود را به دست نیاورده اند … (اما) چرا آمادگی خوب در برابر بحران این قدر نادر است؟ احتمالا به این دلیل که نیازمند بسیاری از حرکت‌های سازمانی است که در ابتدا احساس ناراحتی می‌کنند: هم‌کاری نزدیک در مرزهای سازمانی، افزایش آگاهی از مشکلات بالقوه، و بستن شکاف بین استراتژی و اجرا. اگر در پشت میز مدیر عامل موانع را در نظر بگیرید، و اگر رهبران ارشد تصمیمات درستی بگیرند، هر مشکلی را می‌توان حل کرد، ممکن است نیاز به ایجاد قابلیت‌های عملیاتی در سراسر شرکت را از دست بدهید … آمادگی بحران همچنین با انگیزه طبیعی برای به حداقل رساندن مشکلات بالقوه، انکار وجود آن‌ها، یا تلاش برای پوشش دادن آن‌ها مقابله می‌کند.

بدتر از آن: بسیاری از مدیران حتی در شرکت‌هایی که به خوبی مدیریت شده‌اند، به صورت مخفیانه بر این باورند که زمانی که زمان بدون داشتن برنامه قبلی فرا می‌رسد، می‌توانند راه خود را برای خروج از بحران باز کنند. در نتیجه، آن‌ها با آماده‌سازی بحران به عنوان یک تمرین برنامه‌ریزی سناریو کم‌تر مفید برخورد می‌کنند که اگر لازم باشد، می‌تواند به صورت پراکنده اجرا شود.

خب حالا چه می‌شود؟

شرکت‌ها برنامه‌های مدیریت بحران را تنها در پاسخ به آنچه که حسابرسان آن‌ها نیاز دارند توسعه می‌دهند (مانند برنامه‌ریزی از سرگیری کسب‌وکار)، نه در پیش‌بینی ترتیبی از مشکلاتی که آن‌ها به ناچار با آن مواجه خواهند شد. اما چرا آن‌ها این کار را نمی‌کنند؟ این تحقیق به ما می‌گوید که شرکت‌ها به اندازه کافی آماده نمی‌شوند، و همانطور که بن فرانکلین گفت، «سازمان‌هایی که نمی‌توانند برنامه‌ریزی کنند در حال برنامه‌ریزی برای شکست هستند.»

اما آیا «آمادگی» - وقتی اتفاق می‌افتد-حتی واقعی است؟ جالب است که دو کشوری که از آن‌ها به عنوان آماده‌ترین کشورها برای یک بیماری همه‌گیر یاد می‌شود - آمریکا و بریتانیا-خود را در میان بالاترین آمار مرگ و میر قرار داده‌اند. از طرف دیگر، کشورهایی که نرخ مرگ کرونا خود را بسیار پایین نگه‌داشته بودند (مانند ویتنام و ایسلند) قبلا در کارت امتیازی آمادگی ضعیف رتبه‌بندی کرده بودند. حتی اگر شرکت‌ها آماده باشند-که اغلب نیستند-برنامه‌ها به ندرت، اگر تا به حال، کافی هستند.

برای مثال، آماده‌سازی برای بحران‌های فن‌آوری نیازمند چند مرحله است. مدل‌ها، شبیه‌سازی‌ها، آموزش و بویژه تکنولوژی ارتباطات پشتیبان همگی باید قبل از وقوع بحران وجود داشته باشند. آرایش پهنای باند، سخت‌افزار و برنامه‌های کاربردی با ارائه دهندگان باید از پیش تنظیم شده‌باشد. زنجیره‌های تامین باید سخت شوند و برنامه‌های امنیت سایبری باید به نقاط دسترسی از راه دور گسترش یابند. خانه‌های مدیران اجرایی و مدیران باید به صورت الکترونیکی با VPNها در میان سایر سخت‌افزارها و نرم‌افزارها «سخت» شوند. آماده‌سازی برای بحران‌های کسب‌وکار نیز به همان نوع تجزیه و تحلیل و سرمایه‌گذاری نیاز دارد. اما چند شرکت این سرمایه‌گذاری‌ها را انجام داده‌اند؟ یا اگر آن‌ها ساخته شده‌اند، آن‌ها را جدی بگیرید؟

پس پاسخ چیست؟ این کار با آماده‌سازی-آماده‌سازی خوب-شروع می‌شود که گران‌قیمت و جامع است. همچنین شامل رهبری ثابت، با بودجه خوب و متعهد به نیاز به آماده‌سازی، تمرین و اجرا است-که پیدا کردن آن تقریبا غیر ممکن است. بنابراین انگیزه برای آماده‌سازی، تمرین و اجرا باید از جای دیگری بیاید. اعضای هیات‌مدیره؟ افسران پذیرش؟ سرمایه گذاران؟ همه آنها؟ اما آیا هیچ یک از آن‌ها به اندازه کافی با‌نفوذ هستند که با روندهای تاریخی مقابله کنند؟ آیا ایالات‌متحده و همه کشورهای دیگر برای پاندمی بعدی یا بحران اجتناب‌ناپذیر محیط‌زیست آماده خواهند بود؟ یا بدتر؟

ما با گزارش‌ها، تحلیل‌ها و روزنامه‌های سفید در مورد اینکه مدیران عامل و شرکت‌ها باید چه کاری پس از بیماری همه‌گیر انجام دهند، محاصره شده‌ایم. آن‌ها همه جا هستند، اما همانطور که من آن‌ها را می‌خوانم، نمی‌توانم کمکی به این سوال کنم که چرا این تحلیل‌های روشنگر، هزینه استاندارد نیستند. این فرض که بحران‌ها-مانند بیماری‌های همه‌گیر-همه به نوعی رویدادهای قوی سیاه هستند، بی‌معنی است. بحران‌ها همیشه رخ می‌دهند که به این معنی است که آماده‌سازی و تمرین باید روش‌های معمول کار باشند، نه فقط بخشی از انجام کسب‌وکار.

این متن با استفاده از ربات مترجم مقالات مدیریت ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است.در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.