۱۰ ترفند مدیریت پروژه که به موفق شدن مدیران پروژه تازه‌کار کمک می‌کند

منتشر‌شده در : entrepreneur به تاریخ ۸ می ۲۰۲۱
لینک منبع: 10 Project Management Hacks That Will Help New Project Managers Find Success

حتی برای کسانی که سال‌ها تجربه دارند، مدیر پروژه بودن کار آسانی نیست. مدیران پروژه باید از توسعه مهارت‌های رهبری و یادگیری به عنوان یک ارتباط‌دهنده موثر برای تعیین هدف و اجرا، میزان باورنکردنی تجربه و دانش حین کار برخوردار باشند.

با اینکه ممکن است این نقش در ابتدا طاقت‌فرسا به نظر برسد، اما مدیر پروژه بودن می‌تواند ارزش فوق‌العاده‌ای به رزومه حرفه‌ای شما ببخشد. شرکت‌ها همیشه به مهارت‌های آموخته‌شده، اصلاح‌شده و تسلط یافته توسط مدیران پروژه نیاز دارند.

ده نکته زیر به مدیران پروژه تازه‌کار کمک می‌کنند تا به موفقیت دست یابند، پروژه‌های فعلی را شکست دهند و خود را برای مشاغل چالش برانگیزتر -و پاداش- در آینده آماده کنند.

مطالعه مقاله مدیریت مردم و پول برای بازگشت سرمایه توصیه می‌شود.

۱. یک مدیر پروژه دارای گواهی شوید.

اگر در مورد رساندن شغل مدیریت پروژه خود به سطح بالاتر جدی هستید، گواهی داشتن در آن را در نظر بگیرید. این نوع آموزش و پرورش نه تنها به مهارت شما کمک می‌کند، بلکه می‌تواند شما را برای شرکت‌های بالقوه جذاب‌تر کند.

درست مانند همه چیز، برخی مزایا و معایب باید در نظر گرفته شوند. آیا زمانی برای اختصاص دادن به فرآیند صدور گواهی دارید؟ آیا شما ابزارهای مالی برای تایید شدن دارید؟

نکته مثبت: برخی از شرکت‌ها برای صدور گواهی مدیریت پروژه شما پول پرداخت خواهند کرد. دپارتمان منابع انسانی معمولا می‌تواند به شما بگوید که آیا آن‌ها هر نوع برنامه‌ای را ارائه می‌دهند، و اگر چنین است، چگونه می‌توان در آن ثبت‌نام کرد.

۲. حوزۀ کامل پروژه را بشناسید.

هرگز وارد یک پروژه جدید نشوید. انجام این کار تنها باعث شکست شما خواهد شد. در عوض، قبل از شیرجه زدن، وقت بگذارید تا کل محدوده پروژه را تشریح کرده و تمام جزئیات را بررسی کنید.

با اینکه ممکن است برای شروع یک پروژه جدید بیش از حد هیجان‌زده باشید، اما غافلگیر شدن در پروژه می‌تواند پرهزینه باشد -که این مسئله بر پروژه و نیز شهرت شما تاثیر می‌گذارد. زمانی که صرف آماده‌سازی می‌شود به شکل دستیابی به اهداف و ایجاد محورهای کم‌تر نتیجۀ مطلوب می‌دهد.

۳. اولویت‌های ارشد پروژه را مشخص کنید.

زمانی که یک شناخت کامل از حوزه پروژه داشته باشید، می‌توانید شروع به ترسیم اولویت‌های برتر کنید. شما باید قادر به شناسایی وظایفی باشید که باید در مراحل اولیه پروژه به آن‌ها رسیدگی شود، چه کارهایی می‌توانند منتظر بمانند و چه کارهایی نیاز به برنامه‌ریزی پیشرفته دارند.

مطمئنا هیچ وقت نمی‌خواهید غافلگیر شوید. لحظه‌ای که پروژه کند می‌شود، یک فاجعه مخل ایجاد می‌کند که می‌تواند منجر به فروپاشی کامل و هرج‌و‌مرج کامل شود. بلایای پروژه معمولا ناشی از عدم اولویت‌بندی وظایف هستند.

۴. اهداف واقع‌بینانه و نکات برجسته را مشخص کنید.

وقتی صحبت از تعیین هدف به میان می‌آید، باید واقع‌بین باشید. الان زمان قهرمان‌بازی یا تلاش غیرممکن نیست. یک شرکت می‌خواهد پروژه طبق برنامه پیش برود - بنابراین اهداف واقع‌گرایانه‌ای تعیین کنید که بتوانید آن‌ها را برآورده کنید، یا حتی بهتر، از آن‌ها فراتر بروید.

در زمان تعیین نقاط عطف پروژه، اهداف خود را به چند هدف خرد تقسیم کنید که بسیار قابل‌اندازه‌گیری هستند. وقتی همه اعضای تیم شما می‌توانند به عقب برگشته و روند پیشرفت را ببینند، منجر به روحیه بالای تیم و بهره‌وری بالاتر می‌شود.

شاید مطالعه مقاله ۶ نکته برای زنان کارآفرین برای شروع کسب‌وکار برای شما مفید باشد.

۵. در هدایت کردن و به عهده گرفتن مسئولیت راحت باشید.

شما به عنوان یک مدیر پروژه باید تمایل داشته باشید و بتوانید مسئولیت همه اجزا، از اعضای تیم گرفته تا خود پروژه را برعهده بگیرید. شما باید مشتاق پذیرفتن این نقش رهبری با آغوش باز باشید.

همه پروژه‌ها بدون مشکل پیش نمی‌روند. در جاده‌ها دست‌اندازهایی وجود خواهد داشت، موانعی که نیاز به مانور در اطراف و دیگر مسائل غیر‌منتظره دارند. عدم اعتماد به نفس می‌تواند به کل تیم آسیب برساند.

به عنوان مدیر پروژه، تیم شما به دنبال راهنمایی و مشاوره است، بنابراین آماده باشید که مسئولیت را برعهده گرفته و رهبری کنید.

۶. از تیم خود استقبال کنید و سعی کنید به عنوان یک تیم کار کنید.

وقت بگذارید و با تیم خود هماهنگ شوید. هرچه تلاش بیشتری برای ایجاد رابطه بکنید، هر فرد سخت‌تر تلاش می‌کند تا به هدف نهایی که مقرر کرده‌اید برسد.

وقت‌هایی هست که شما به اعضای تیم نیاز خواهید داشت که بالاتر و بالاتر بروند، چه ساعات طولانی‌تری کار کنند و چه وظایف اضافی را انجام دهند. یک رابطه قوی و ارتباط قوی با تیم شما باعث خواهد شد که آن‌ها در صورت نیاز این مسافت اضافی را برای شما طی کنند.

صرف زمان برای شناخت هر کسی در سطح فردی نیز به شما کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف تیم خود را مشخص کنید. این کار زمانی که صحبت از محول کردن وظایف باشد بسیار مفید است. همچنین، از پریدن در سنگرها برای کمک نترسید. شما می‌توانید با کار کردن در کنار اعضای تیم احترام زیادی به دست آورید.

۷. مشتری/ارباب رجوع خود را به طور کامل درک کنید.

مهم است که مشتری و یا ارباب رجوع را درک کنید، و زمان گذاشتن برای شناسایی آنها راه روشن‌تری برای برقراری ارتباط باز می‌کند. ارتباط زمانی مهم است که می‌خواهید در مسیر خود باقی بمانید و با نقاط عطف و مهلت‌های زمانی رو به رو شوید.

زمانی که شما درک خوبی از مشتری یا ارباب رجوع خود دارید، به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌ای ایجاد کنید که انتظارات را برآورده کرده و یا از آن فراتر رود. یک مشتری یا ارباب رجوع شاد یک پروژه را به آرامی حرکت می‌دهد، حتی در صورت وجود سکسکه کوچک در طول مسیر.

۸. فعال باشید و همیشه یک قدم جلوتر باشید.

هیچ پروژه‌ای بدون هیچ مشکل یا چالشی ۱۰۰ درصد از بودجه را به خود اختصاص نخواهد داد. اما مدیران پروژه بزرگ فعال هستند و مشکلات بالقوه را از قبل شناسایی می‌کنند. به این ترتیب، زمانی که مشکلات بروز می‌کنند، آن‌ها پیش از آنکه تبدیل به یک مسئله بزرگ‌تر شوند، برنامه‌ای برای رسیدگی به آن‌ها دارند.

ممکن است علاقمند به مطالعه مقاله چگونه بهترین نام را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید؟ باشید.

۹. در مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه خود ماهر شوید.

شما باید مجموعه نرم‌افزاری مدیریت پروژه که برای یک کار خاص از آن استفاده خواهید کرد را به طور کامل درک کنید. اگر از چیزی که با آن آشنا نیستید استفاده می‌کنید، وقت بگذارید و پیشنهاد دهید که کل تیم شما نیز آن را یاد بگیرند.

اگر به شما اجازه می‌دهند تا نرم‌افزار را به عنوان مدیر پروژه انتخاب کنید، مجموعه‌ای را انتخاب کنید که با آن آشنا هستید و می‌توانید آن را آموزش دهید، و همچنین نرم‌افزاری را انتخاب کنید که تیم پشتیبانی فنی قدرتمندی دارد. اینکه نرم‌افزار مدیریت پروژه را شما دچار مشکلات کند دردسری غیر‌ضروری و قابل اجتناب است.

۱۰. در پایان عملکرد خود را ارزیابی و نقد کنید.

زمانی که کار انجام می‌شود، باید به خودتان یک ارزیابی صادقانه بدهید. هر جنبه از عملکرد خود را به عنوان مدیر پروژه مورد انتقاد قرار دهید. هرچه بیشتر بدانید که چه چیزی جواب داد و چه چیزی جواب نداد، برای پروژه بعدی خود آماده‌تر خواهید بود.

خود را در پشت نگاه دارید و به خودتان یک مقام پنج‌تایی بدهید، عالی است و باید به موفقیت‌های خود افتخار کنید. اما کسانی که می‌توانند حوزه‌های بهبود را شناسایی کرده و برای بهبود آن‌ها اقدام کنند، به مدیران پروژه بسیار موفق تبدیل می‌شوند.

این متن با استفاده از ربات مترجم مقالات کارآفرینی ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است.در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.

مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.