۱۱ عبارت عالی برای پایان یک ایمیل

منتشر شده در Parade به تاریخ ۲۷ ژوئن ۲۰۲۳
لینک منبع 11 Best Phrases to Close an Email, Plus the #1 Way You *Don’t* Want to End Your Message

شما یک ایمیل درست کردید، آن را دو بار بررسی کردید و شاید حتی از یک همکار بازخورد خواستید تا مطمئن شوید که به اندازه کافی خوب است. آماده ارسال آن هستید؟

کارشناسان می‌گویند آخرین مرحله برای ایجاد یک اثر ماندگار وجود دارد: علامت‌گذاری.

آنجل مک لافلین، مربی ارتباطات می‌گوید: «اگر برای ایجاد ایمیل وقت گذاشته‌اید، دانستن نحوه پایان‌بندی آن به همان اندازه مهم است».

اما چرا؟ ممکن است عبارت پایان ایمیل نادیده گرفته شود. این اولین برداشتی نیست که اغلب بر آن تاکید می‌شود، این نوعی آداب معاشرت است. گرچه بنظر می‌رسد غالبا به جملات پایانی توجهی نمی‌شود اما کارشناسان حرفه‌ای و آداب معاشرت می‌گویند که عبارت پایانی در یک ایمیل بیشتر از جملات ابتدایی در نتیجه دلخواه شما تاثیرگذار خواهند بود.

اندرو مک کاسکیل، کارشناس حرفه‌ای لینکدین و خالق خبرنامه The Black Guy in Marketingمی‌گوید: «هر ارتباطی که ارسال می‌کنیم بازتابی از خودمان است و جمله پایانی یک ایمیل، برداشت نهایی است که می‌توانید به گیرنده بدهید. «در حالی که نباید به‌یادماندنی‌ترین بخش ایمیل شما باشد، شما نمی‌خواهید پیامی را که به تازگی در متن بالا ارسال کرده‌اید منحرف کند یا کاری کنید از ارزش آن کم کند.»

اما دیگر چه چیزی برای گفتن وجود دارد؟ خیلی کم، در عین حال خیلی زیاد. کارشناسان دقیقاً نحوه پایان دادن به ایمیل را به اشتراک می‌گذارند (و یک چیزی که قطعاً باید از آن در پایان یک ایمیل اجتناب کنید).

مشکلات ندانستن نحوه پایان دادن به ایمیل

کارشناسان می‌دانند که مردم عمداً یک ایمیل را اشتباه به پایان نمی‌رسانند. اما آن‌ها تاکید می‌کنند که از دست دادن یک عبارت پایان‌دهنده ایمیل ممکن است یک چیز ابلهانه باشد که شما را در زندگی شخصی یا حرفه‌ای‌تان عقب نگه می‌دارد.

الین سوان، کارشناس آداب معاشرت، می‌گوید: «ممکن است به نظر برسد که از برخی استراتژی‌های کلیدی مانند دعوت به اقدام یا بیانیه‌ای استفاده نمی‌کنید». «در نهایت با این کار زمان را تلف می‌کنید.»

در یک محیط کاری، ممکن است کمی خیلی معمولی به نظر بیایید.

مک‌کاسکیل می‌گوید: «در حالی که امضای ایمیل‌ها کم‌تر رسمی هستند، حتی در محیط‌های تجاری، شما باید مراقب باشید که خیلی به سمت عبارات بیش از حد غیررسمی مانند laterو TTYL متمایل نشوید».

البته ممکن است از آن طرف بام بیفتید و بیش از حد رسمی شوید!

مک لافلین توضیح می‌دهد: «[یکی از ریسک‌ها] بیش از حد سخت‌گیرانه، نیازمند... تهاجمی، زورگو [یا] سرد به نظر می‌رسد».

۱۱ عبارت عالی برای پایان دادن به ایمیل، به گفته کارشناسان ارتباطات

۱. مشتاق دیدار شما در رویداد کاری در [درج تاریخ/زمان] در [درج مکان یا پیوند تماس ویدیویی] هستم

مک‌کاسکیل می‌گوید این عبارت برای پایان دادن به ایمیلی که شامل برنامه‌ریزی جلسه است، عالی است.

مک کاسکیل می گوید: «[این] جزئیات لازم را برای تعامل آینده شما، از جمله زمان و مکان، ارائه می‌دهد. در اینجا هم می‌توانید پیوندهایی به جلسات دیجیتال اضافه کنید».

۲. از توجه شما متشکرم

مک لافلین می‌گوید این یکی برای محیط‌های حرفه‌ای نیز ایده‌آل است، مانند درخواست لطف، ارائه ایده به رئیس یا ارسال یادداشت‌های تشکر پس از مصاحبه‌های شغلی.» مک لافلین می‌گوید احترام گذاشتن به وقت یک نفر و اذعان به اینکه او واقعاً هیچ تعهدی برای کمک به شما ندارد مهم است.

۳. من واقعا از کاری که انجام داده‌اید قدردانی می‌کنم

سوان می‌گوید، وقتی نمی‌توانید لحن یا زبان بدن را آنطور که شخصاً انجام می‌دهید، انتخاب کنید، بسیاری از ایمیل‌ها از دست می‌رود. این عبارت یک ایمیل را با کلاس و مقداری از قدردانی کامل می‌کند.

۴. منتظر نظر شما در مورد [درج پروژه/تکالیف خاص]، به خصوص نظرات شما در مورد Y [درج موضوع مهم] هستم.

این عبارت کوتاه به جزئیات اساسی کمک می‌کند.

مک کاسکیل توضیح می‌دهد: «این پایان‌بندی به وضوح آنچه را که شما نیاز دارید، با دستورالعمل‌هایی در مورد تحویل‌های خاص مورد انتظار از گیرنده ایمیل توضیح می‌دهد.»

۵. من برای ادامه گفتگو در مورد اینکه چگونه می‌توانم به بهترین نحو به [نام شرکت] در رسیدن به اهداف [مثلاً بازاریابی] کمک کنم، هیجان زده هستم.

مک‌کاسکیل این عبارت را برای ایمیل‌هایی که به‌عنوان نامه‌های پوششی عمل می‌کنند، دوست دارد. مک‌کاسکیل می‌گوید: «این برای موقعیت خاص با نام شرکت و عملکرد شغلی، مانند بازاریابی، سفارشی می‌شود و آنچه را که شرکت از استخدام شما به دست می‌آورد، مشخص می‌کند.

۶. من آماده گفتگو هستم و مشتاقانه منتظر هستم تا از این مسئله عبور کنیم

برخی از ایمیل ها ممکن است بیش از حد جدی و تند شوند. این عبارت پایانی می‌تواند به کاهش هر ضربه‌ای کمک کند.

مک لافلین می‌گوید: «صرف نظر از اینکه چقدر در مورد موضوع احساس درستی دارید، رسیدن به عمق هر چیزی نیازمند گفتگو است. استفاده از این رویکرد به شما امکان می‌دهد افکار خود را در آنجا مطرح کنید و در مقابل قطع ارتباط بالقوه آن‌ها، که به ندرت امکان پیشرفت را فراهم می‌کند، به برقراری ارتباط ادامه دهید.»

۷. من واقعاً تحت تأثیر کار شما در این مورد تا به امروز هستم و مشتاقانه منتظرم تا ببینم چگونه به این شتاب ادامه می‌دهید

این عبارت توصیه شده توسط مک کاسکیل مظهر یکی از بهترین پایان‌بندی‌های تشویق کننده در ایمیل‌های شماست.

او می‌گوید: «ستایش می‌تواند راه درازی داشته باشد، و این پایان نه تنها گیرنده را از دیدگاه مثبت شما نسبت به کار خود آگاه می‌کند، بلکه انتظارات مشابه را برای ادامه کار تقویت می‌کند».

۸. من مشتاقانه منتظر هستم که به زودی همدیگر را ملاقات کنیم

مک لافلین این عبارت را هنگام پاسخ به دعوت‌های خانواده و دوستان به مهمانی توصیه می‌کند.

او می‌گوید: «صرف نظر از اینکه چرا درخواست را رد می‌کنید، می‌خواهید مطمئن شوید که قصد شما برای ادامه رابطه مشخص است».

۹. با درود و احترام فراوان

مک لافلین معتقد است که این عبارت دوستانه اما حرفه‌ای به نظر می‌رسد – ایده‌آل برای نامه‌های اداری. مک لافلین توضیح می‌دهد: «این دلالت بر صمیمیت دارد اما با مرزهای حرفه‌ای».

سوان می‌گوید که درود در پایان راه‌‌ کوتاه و شیرینی برای بستن ایمیل است. سوان توضیح می‌دهد: «آنها دکمه‌ای را روی آن می‌گذارند و به شخص اطلاع می‌دهند که این پایان یک پیام است».

۱۰. من خوشبین هستم که بتوانیم رو به جلو حرکت کنیم

مک لافلین می‌گوید که بحث در مورد برخی موضوعات از طریق ایمیل می‌تواند برای گیرنده شوم و آزار‌دهنده باشد. نمونه‌هایی از این ایمیل‌ها عبارتند از جستجوی شغل جدید یا حرکت غیرمنتظره. مک‌لافلین می‌گوید این یک حرکت متفکرانه است که یک ایمیل را با خوش‌بینانه پایان دهید، بدون اینکه به قلمرو مثبت‌گرایی سمی که احساس می‌کنید متفکرانه است، خاتمه دهید.

سوان موافق است که تلاش برای پایان دادن به ایمیل‌های سخت با پرتو امید مهم است. سوان می‌گوید: «شاید مجبور شده‌اید اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید که بهترین نیستند یا اطلاعات یا به‌روزرسانی‌هایی که کمی ناراحت‌کننده باشد. با این حال، آن ایمیل را با یک نکته عالی پایان دهید».

۱۱. مجدداً از کمک شما سپاسگزاریم—بدون شما نمی‌توانستیم این کار را انجام دهیم

قدردانی تاثیر شگرفی دارد. مک کاسکیل می‌گوید: «تشکر کردن یکی از مهم‌ترین کارهایی است که می‌توانیم انجام دهیم. گاهی اوقات، یک ایمیل نیازی به اقدام بیشتری ندارد.»

راه شماره ۱ برای پایان ندادن ایمیل

رها کردن ایمیل بدون پایان بندی مناسب.

مک‌کاسکیل می‌گوید: «فقط اجازه دادن به افکارتان بدون گام بعدی روشن یا فراخوانی برای اقدام، فرصتی ناموفق در برقراری ارتباط شفاف و بدترین راه برای بستن ایمیل است».

سوان نیز با این موضوع موافق است.

سوان توضیح می‌دهد: «وقتی نامه را تنها با آوردن نام خود پایان می‌دهی، تقریباً به‌نظر می‌رسد که آن را نیمه کاره رها کرده‌ای و رفته‌ای».

این متن با استفاده از ربات ترجمه مقالات کسب‌وکار ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است. در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.

مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.