۶ راه مدیران می‌توانند جلسات از راه دور را بهتر برگزار کنند.

منتشر‌شده در: entrepreneur به تاریخ ۱۲ مارس ۲۰۲۱
لینک منبع: 6 Ways Managers Can Make Remote Meetings More Equitable

این بیماری همه‌گیر بسیاری از ما را مجبور کرد تا کسب‌وکار خود را به صورت آنلاین تغییر دهیم و در نتیجه مدیران جلسات از راه دور بیشتری را نسبت به گذشته برگزار می‌کنند. با توجه به مطالعه سپتامبر ۲۰۲۰ مجله کسب‌وکار هاروارد، کارمندان ۱۳ درصد بیشتر از زمان پیش از بیماری همه‌گیر در جلسات شرکت می‌کنند. با این حال من به طور مداوم می‌شنوم که برای کارمندان سخت است که در این محیط مجازی شنیده شوند و متمایز شوند. در اینجا چند راه وجود دارد که مدیران می‌توانند کمبودهای ناشی از جلسات از راه دور را به حداقل برسانند و تعاملات آنلاین خود را به حداکثر برسانند.

۱. یک دستور کار داشته باشید.

داشتن یک دستور کار مهم است، اما باید مطمئن شوید که دستور کار شما معنی‌دار است. یک ایمیل برای کارمندان خود ارسال کنید و از آن‌ها بپرسید که آیا ایده‌ها و یا مسائل خاصی وجود دارند که آن‌ها دوست دارند علاوه بر مواردی که بیان کرده‌اید، به آنها نیز پاسخ دهند. این کار نه تنها باعث می‌شود که جلسه بازده بهتری داشته باشد، بلکه به کارکنان در آماده‌سازی و موثرتر کردن جلسه کمک می‌کند.

۲. فرد دائما شاکی جلسه را شناسایی کنید.

ببینید فردی که همواره در جلسات شما شاکی است و به سایرین اجازه دیده شدن نمی‌دهد، چه کسی است. البته، شما می‌خواهید تیم خود را تشویق کنید که ایده‌های خود را بیان کنند و صحبت کنند - اما نه به گونه‌ای که به ضرر فردی باشد که اصلا صحبت نمی‌کند. اگر متوجه شدید که اعضای تیمی وجود دارند که به طور فعال در جلسات شرکت نمی‌کنند، دقت کنید که نام آن‌ها را صدا کنید تا آن‌ها فرصت داشته باشند نقطه نظرات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین می‌توانید زمان تعیین‌شده در دستور جلسه را برای صحبت کردن یک کارمند مسدود کنید. به این ترتیب، همه ایده‌ها زمانی برای شنیده شدن و در معرض مخاطب قرار گرفتن دارند.

ممکن است به مطالعه مقاله ۹ مورد از مهارت‌های مدیریت تیمی موثر برای سال جدید علاقمند باشید.

۳. نشانه‌های بصری برای جلسات خود ایجاد کنید.

دنبال کردن نشانه‌هایی مانند ارتباط چشمی و یا زبان بدنی در یک فرد ساده‌تر است که نشان می‌دهد فرد ممکن است بخواهد در طول یک جلسه صحبت کند. حوزه آنلاین، دیدن اتفاقاتی که در یک باکس کوچک هر کارمند می‌افتد را بسیار سخت‌تر می‌کند. نشانه‌هایی را در نظر بگیرید که به اعضای تیم شما فرستاده می‌شود و چیزهایی مانند «من می‌خواهم صحبت کنم»، یا «من ایده دیگری دارم.» را بیان می‌کند. این نشانه‌های بصری می‌توانند هر فرد را با ابزار مناسبی که باید شنیده شود، توانمند سازند. شما همچنین می‌توانید انتصاب یک کارمند متفاوت را به عنوان «تعدیل‌کننده» برای هر جلسه در نظر بگیرید. با داشتن یک فرد مشخص برای کسانی که می‌خواهند صحبت کنند، مطمئن خواهید شد که هیچ‌کس نادیده گرفته نمی‌شود.

۴. دوربین‌ها را روشن کنید.

همه ما شنیده‌ایم که شما باید کارمندان را تشویق کنید که در طول جلسات دوربین خود را روشن کنند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با تنظیم تن مناسب به کارمندان خود کمک کنید تا با حضور بر روی صفحه نمایش راحت‌تر شوند. برای مثال، شما می‌توانید به کارمندان خود بگویید، «من سعی کرده‌ام صبح‌ها ورزش کنم، بنابراین تعجب نکنید اگر با لباس ورزش در جلسه هستم.» با تنظیم این انتظار که لباس شما عادی خواهد بود، باعث می‌شوید که دیگران احساس کنند برای این که بر روی دوربین باشند، لازم نیست کاملا جلا داده شوند.

اگر کارمندان هنوز مردد هستند، با زمان کوتاه شروع کنید. از تیم خود بخواهید که برای چند دقیقه اول دوربین خود را روشن کنند و قبل از این که به آن‌ها فرصت دهید تا آن‌ها را خاموش کنند، سلام کنند. علاوه بر این، در ابتدا و انتهای هر جلسه فضا را برای تعاملات شخصی بیشتر ترک کنید، و کارکنان را تشویق کنید که زود وارد سیستم شوند و بیشتر بمانند. فرصت‌هایی برای توقف توسط کسی که پشت میز نشسته و یا قهوه درست می‌کند برای تعامل وجود ندارد، بنابراین فضایی برای مشارکت تیم خود ایجاد کنید.

۵. به روش‌هایی تعامل کنید که با کارمندان شما ارتباط برقرار کند.

به روش‌هایی برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و تعامل با کارمندان خود فراتر از جلسات آنلاین خود فکر کنید. یک‌به‌یک با اعضای تیم خود برنامه‌ریزی کنید تا پروژه‌ها و چالش‌های فعلی آن‌ها را بررسی کنید. دقت کنید که در مورد راه‌هایی که شما و شرکت می‌توانید از آن‌ها بهتر حمایت کنید، صحبت کنید چون آن‌ها همچنان در حال پیشرفت در این بیماری همه‌گیر هستند. به عنوان مثال، اگر یک کارمند نشان دهد که آن‌ها نیاز به نظارت بر فرزندان خود بین ساعت ۱۱ صبح تا ۱۲ بعد از ظهر هر روز دارند، می‌توانید سعی کنید جلسات را خارج از آن دوره زمانی برنامه‌ریزی کنید. با گوش دادن به نیازهای کارمندانتان و سازگاری با آن، کارمندان شما راحت‌تر خواهند بود تا در زمان مناسب در جلسات حضور داشته باشند.

۶. واقعی باشید.

در نهایت، واقعی باشید. در حال حاضر همه دوران سختی را طی می‌کنند. مردم در هرج و مرج کار می‌کنند. آنها از قرنطینه خسته هستند. آنها تنها هستند. به عنوان یک رهبر، شما باید با آسیب‌پذیری راحت باشید تا کارمندان احساس کنند که می‌توانند در کشمکش‌هایشان با شما شریک شوند. ایمنی روانی در تضمین کارمندان خوشحال و مولد راه طولانی را طی می‌کند - و حتی ممکن است آن‌ها را مجبور کند که کمی بیشتر منتظر ملاقات باشند.

این متن با استفاده از ربات ترجمه مقالات کارآفرینی ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است.در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.

مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.