۶ گام برای مهاجرت موفق به یک ابزار جدید هم‌کاری تیمی

چاپ‌شده در: مجله biztech به تاریخ ۷ فوریه ۲۰۲۰
نویسنده: Russell Smith
لینک مقاله اصلی:https://biztechmagazine.com/article/2020/02/6-steps-successful-migration-new-workplace-collaboration-tool
این مقاله توسط ربات ترجمیار و به صورت خودکار ترجمه شده و می‌تواند به صورت محدود دارای اشکالات ترجمه باشد.

در جولای ۲۰۲۱، «اسکایپ برای کسب‌وکار آنلاین» به پایان عمر خود خواهد رسید چون صاحب اسکایپ، مایکروسافت، تلاش می‌کند به جای آن همه را به «تیم» منتقل کند. اما مهاجرت به یک سکوی جدید هم‌کاری در محل کار، به ویژه با ویژگی‌هایی مانند «تیم»، بدون هیچ مشکلی نیست. هر زمان که یک کسب‌وکار در حال برنامه‌ریزی برای حرکت از یک ابزار هم‌کاری به ابزار دیگر است، به برنامه‌ریزی دقیق نیاز است. اینها گام‌هایی هستند که کسب‌وکار باید برای یک گذار موفق بردارد.

۱. تعیین سهامداران و اهداف پروژه

همانند هر تعهد در فناوری اطلاعات، مهاجرت به یک ابزار هم‌کاری جدید باید توسط افراد کلیدی حمایت شود که علاقه زیادی به موفقیت آن دارند. این می‌تواند شامل یک اسپانسر اجرایی، متخصصان IT، مدیران پروژه و کسی باشد که مسئول مدیریت پذیرش کاربر است.

زمانی که سهامداران پروژه مشخص شدند، اهداف آن را مشخص کنید. آیا برنامه‌ای برای انتقال کامل به سکوی جدید وجود دارد؟ آیا برای مدتی با محصول هم‌کاری فعلی هم‌زیستی خواهد داشت؟ یا این که تنها برخی از ویژگی‌ها را روشن کرده و برخی دیگر را بازنشسته می‌کنید؟ همچنین دقت کنید که بین این دو سطح از ویژگی‌ها برابری وجود داشته باشد. زمانی که اهداف مشخص شدند، شروع به تعریف نقش‌ها کنید و این که چه کسی مسئول ارائه چه چیزی است.

۲. یک چارچوب پیشنهادی را انتخاب کنید

اگر چارچوبی وجود داشته باشد که قبلا امتحان شده باشد، هیچ مشکلی برای شروع وجود ندارد. با نگاه کردن به فروشنده سکوی مقصد شروع کنید. برای مثال، برای کسب و کاری که نیاز به مهاجرت از «اسکایپ برای تجارت آنلاین» به «تیم‌های مایکروسافت» دارد، مایکروسافت در حال حاضر چارچوبی دارد که شرکت می‌تواند آن را اتخاذ کرده و به آن تکیه کند. یک چارچوب ساختار یافته همچنین نظارت مورد نیاز برای یک پروژه موفق را فراهم می‌کند و اطمینان می‌دهد که اهداف کسب‌وکار و IT با هم همسو هستند.

این چارچوب همچنین باید شامل یک برنامه کاهش ریسک داشته باشد. ریسک می‌تواند هم فنی باشد و هم مربوط به پذیرش کاربر. در مراحل فنی پروژه، همیشه یک برنامه عقب‌نشینی یا ابزار جایگزین برای فعالیت در شرایط بحرانی در صورت شکست وجود داشته باشد. با توجه به پیچیدگی ابزارهای هم‌کاری، برنامه همچنین باید شامل برنامه‌های ترجیحی برای مواردی باشد که در آن کاربران تغییرات برنامه‌ریزی‌شده را قبول نمی‌کنند.

۳. برنامه‌ریزی توسط هر دو و ارتقا کاربران در مراحل مختلف

برخی از کسب و کارها ممکن است لازم بدانند که یک گذار کامل از یک سکوی هم‌کاری به دیگری بدون همپوشانی داشته باشند. با این حال، در بیشتر موارد، بهتر است کاربران در گروه‌های کوچک ارتقا پیدا کنند تا اینکه کل سازمان به پلت‌فرم جدید ارتقا یابد. مدیریت این گونه ریسک‌ها بسیار آسان‌تر است.

همچنین ممکن است تفاوت‌هایی در مدل‌های هم‌زیستی موجود وجود داشته باشد، هر کدام تجارب مختلف کاربر نهایی و سطوح قابلیت هم‌کاری را فراهم می‌کنند. در هر صورت، عاقلانه است که یک پایلوت با نمایش گسترده از کاربردهای مختلف اجرا شود تا مشخص شود آیا هیچ شکافی در استراتژی کسب‌وکار وجود دارد یا خیر. مرحله آزمایشی زمانی است که سازمان باید تصمیم بگیرد که چگونه موفقیت را اندازه‌گیری کند.

در حالی که هم‌زیستی برای یک دوره خاص معمولا بهترین گزینه است، با معایبی نیز همراه است. محدودیت‌های فنی ممکن است به این معنی باشد که هیچ قابلیت هم‌کاری بین دو پایگاه در برخی مدل‌های هم‌زیستی وجود ندارد.

به عنوان مثال، کاربران ممکن است قادر به دریافت تماس روی پلت فرم موجود باشند اما نه در ابزار مقصد تا زمانی که پلت‌فرم فعلی که قرار است بازنشسته شود، به طور کامل خاموش شود. پیچیدگی برای کاربران نیز ممکن است بیشتر باشد زیرا آن‌ها ممکن است نیاز به استفاده همزمان از دو نرم‌افزار داشته باشند.

۴. برنامه‌ریزی و تخصیص وظایف

مرتب کردن مراحل مهاجرت پیچیده و تکمیل به موقع آن همیشه یک چالش است. زمانی که اهداف پروژه مشخص شدند، تیم IT می‌تواند شروع به درک مراحل فنی مورد نیاز برای حرکت به سمت سکوی جدید و چگونگی تاثیر گذاری آن بر روی کاربران کند.

علاوه بر هماهنگی جنبه‌های فنی مهاجرت، مهم است اطمینان حاصل شود که کاربران برای هر گونه تغییر در زمان وقوع آن‌ها آماده خواهند بود. ارتباط بین سهامداران فنی و تجاری بسیار مهم است تا اطمینان حاصل شود که در هر مرحله از پروژه، IT و کاربران همتراز شده و آماده کنترل تغییرات به هنگام وقوع هستند.

۵. مدیریت عملیات‌های روزانه در طی دوران گذار

گذار به یک ابزار هم‌کاری جدید به این معنی است که کارکنان IT باید بدانند چگونه از آن پشتیبانی کنند و عملیات‌های روزمره را مدیریت کنند. ایجاد ارتباط بین پلتفرم‌های مبتنی بر ابر که هردو محصول یک شرکت باشند، آسان‌تر است زیرا این پلتفرم‌های متفاوت ممکن است بتوانند برخی تکنولوژی‌های اصلی را به اشتراک بگذارند. به عنوان مثال، «اسکایپ برای کسب‌وکار آنلاین» و «تیم‌ مایکروسافت» هر دو می‌توانند با استفاده از پاورشل مدیریت شوند.

اما مهاجرت به یک پلت‌فرم از یک شرکت جدید از لحاظ فنی چالش برانگیز خواهد بود. ممکن است کارکنان IT نیاز به آموزش در پلت فرم جدید و یادگیری مدیریت آن از طریق خط فرمان داشته باشند. سیستم‌های متصل، مانند اطلاعات امنیتی و مدیریت رویداد، نیاز به پیکربندی مجدد برای کار با پلت‌فرم هم‌کاری جدید دارند.

۶. آموزش کاربران در ابزار هم‌کاری جدید

به دلیل پیچیدگی‌هایی که اغلب ابزارهای هم‌کاری درگیر آن هستند، نمی توان فرض کرد که کاربران آن را به راحتی خواهند پذیرفت یا می‌توانند به طور مستقیم از یک پلت‌فرم متفاوت استفاده کنند. کاربران ممکن است نیاز به جهت‌گیری در ابزار جدید و آموزش عمیق‌تری داشته باشند.

این یکی از دلایلی است که بسیاری از کسب و کارها مشارکت با کارشناسان بیرونی در اتخاذ و یکپارچه‌سازی فن‌آوری جدید را مفید می‌دانند. تنها انتظار نداشته باشید که کاربران قادر به (یا خوشحال از) مدیریت همزمان دو سیستم‌عامل هم‌کاری باشند. این امر به توانایی فنی و تمایل کاربران برای پذیرش سریع تغییر بستگی خواهد داشت. قبل از اینکه تغییرات رخ دهند، اطمینان حاصل کنید که آن‌ها به وضوح با کاربران در ارتباط بوده‌اند بنابراین کاربران می‌دانند که چگونه تحت‌تاثیر قرار خواهند گرفت.

این مقاله توسط ربات ترجمیار و به صورت خودکار ترجمه شده و می‌تواند به صورت محدود دارای اشکالات ترجمه باشد.