راهنمای انتخاب فضای مناسب جلسات کاری

تشریفان، سامانه رزرواسیون اماکن و خدمات، به دنبال ارائه راهنمایی و مشاوره برای انتخاب بهترین فضاها به کاربران خود است. در این راستا تلاش میکنیم تا درباره انواع فضاها از جمله فضای جلسات کاری، نکاتی را مطرح کنیم.

آیا فضایی که برای برگزاری جلسات کاری خود انتخاب کرده‌اید، به کارآیی جلسه‌تان کمک می‌کند؟ فضای انتخابی شما و طراحی داخلی آن بر تعامل، یادگیری، گوش دادن و همکاری متقابل شما تأثیر می‌گذارد.

بسته به نوع جلسه کاری، باید در نظر داشته باشید برای جلسه بعدی نیاز به جایگزینی دخمه قدیمی و خاکستری  دارید. باید در نظر بگیرید که نور، صدا، طراحی داخلی و محیط اطراف همگی از عوامل تقویت یا تضعیف کارآمدی جلسه است.

این راهنمای کوتاه ایده هایی به شما میدهد که چگونه با تغییراتی کوچک در وضعیت فضا، یک جلسه کاراتر برگزار کنید.

چهار نوع جلسه را در این مطلب مطرح میکنیم:

• جلسات اطلاعات‌محور که نیاز به اتاقی با فضای مثبت دارند.
• جلسات مشتری‌محور که باید برای ایجاد راحتی و اعتماد متقابل در فضاهای آشنا برگزار شود.
• جلسات نوآورانه که باید در فضایی الهام‌بخش برگزار شود.
• جلسات تصمیم‌گیری که باید فضایی ساده داشته باشد تا باعث پرت شدن حواس نشود.

فضای مناسب جلسات کاری اطلاعات‌محور

هدف یک جلسه اطلاعات‌محور، ایجاد انگیزه، علاقه، پذیرش و فراهم کردن یک زمینه مشترک است. بنابراین اتاق جلسه باید نگرشی مثبت به همراه هیجان بین شرکت‌کنندگان ایجاد کند. یکی از مهمترین عناصری که باید به آن توجه کرد، نور و روشنایی فضا است.

نور روز به دلیل تأثیر مثبتی که روی مردم میگذارد، بهترین نور برای کار است. چنانچه نور روز در  فضای جلسه محدود بود، باید ترکیبی از نور سقفی و نور چراغ‌های موضعی روی میز را استفاده کرد که باعث رضایت بیشتر شرکت‌کنندگان میشود.

علاوه بر اینها وجود یک میز بزرگ سفید نیز ‌می‌تواند نور زیادی را به فضای اتاق اضافه کند. همچنین توجه داشته باشید که اتاق جلسه تجهیزات فنی لازم را دارد یا خیر؟ آیا این تجهیزات کار می‌کنند؟ هدف چنین جلساتی، اطلاع‌رسانی است که با فراهم کردن لوازم مربوطه به جلسه میتوان درک کلی میان شرکت‌کنندگان را افزایش داد.

اگر برای جلسات خاصی نیاز است تا ترکیبی از لوازم همچون پروژکتورها، تخته‌ها سفید و سیاه و دیگر عناصر بصری را ترکیب کنید، نگران نباشید.

فضای مناسب جلسات کاری مشتری‌محور

هدف از برگزاری و شرکت در یک جلسه مشتری‌محور یا جلسه فروش، ایجاد تعهد متقابل است. کلمات کلیدی چنین رویدادهایی اعتماد و کنجکاوی هستند.

برگزاری چنین جلساتی در یک فضا با محیط آشنا مزیت است. ایده‌آل نیز جایی است که هم شما و هم مشتری با آن آشنا باشید.

اگر پیدا کردن چنین فضایی برای شما دشوار است، فضای مورد نظر مشتری را انتخاب کنید. چنین فضایی به مشتری احساس راحتی و در خانه بودن را میدهد که برای شما به عنوان فروشنده یک مزیت بزرگ است.

علاوه بر این، نشستن پیرامون یک میزگرد نیز مزیت محسوب می‌شود. در چنین حالتی همه شرکت کنندگان در جلسه می‌توانند با هم صحبت کنند و تماس چشمی هم داشته باشند. البته اگر جلسه مشتری‌محور غیررسمی باشد، به راحتی می‌تواند در محیط‌های معمول با مبلمان راحتی نیز برگزار شود.

با همه این اوصاف توجه به شرایط جلسه مهم است. مثلاً: چقدر مشتری (بالقوه) را می‌شناسید؟ هدف از جلسه چیست؟ موفقیت مشتری، به‌روزرسانی موضوعی، بررسی فرآیند کار و یا اطلاعات درباره محصول؟ یا این که آنها چه نوعی از مشتریان هستند؟

توجه به همه این راهنمایی‌ها زمانی که یک جلسه مشتری‌محور یا جلسه فروش دارید، مهم است.

فضای مناسب جلسات کاری نوآورانه

هدف از یک جلسه نوآورانه، ایجاد ایده‌ها و دیدگاه‌های جدید است.

اگر قصد برگزاری یک جلسه طوفان فکری را دارید، یک ایده خوب آن است میز و صندلی‌ها را حذف کنید.  نتیجه این کار آن است که شرکت‌کنندگان به‌عنوان یک موجود زنده واحد در کنار هم جمع می‌شوند چرا که فضای شخصی ندارد و از بقیه گروه جدا نمی‌شوند.

یکی دیگر از نتایج مثبت این کار ایجاد سهولت در جریان ارتباطات است. در واقع شما فرد را به‌عنوان یک کل میبینید که باعث می‌شود شرکت‌کنندگان از دور میز جدا شوند.

الهام‌بخش یکی از مسائل کلیدی در این نوع جلسات است. بسته به روش نوآوری که برای کارهای جلسه انتخاب می‌کنید، جلسه نیازمند محیط‌های مختلف و ابزار و تجهیزات متنوعی است. همه چیز از پاورپوینت و تخته سیاه تا لِگو و عکس‌های مختلف میتواند در این جلسات استفاده شود.

با این وجود اگر مشارکت‌کننده‌ها را به بیرون از فضاهای بسته ببرید، بیشترین تأثیر را تجربه خواهید کرد. جایی که الهام بیشتری پیدا خواهید کرد. به نوع نوآوری که ممکن است از یک اتاق جنگلی، یک سالن تئاتر یا یک استودیوی عکاسی بروز کند، توجه کنید. همه این موارد میتوانند جایگزین یک اتاق بسته و خسته‌کننده شوند.

فضای مناسب جلسات کاری تصمیم‌گیری

هدف از جلسه تصمیم‌گیری، تصمیم‌گیری است. بنابراین نیازی به فضایی نیست که ایده‌های و داده‌های مختلف در به صورت انفجاری مطرح شود. خب پس فضای مناسب جلسات تصمیم‌گیری را چطور و بر چه اساسی انتخاب کنیم؟

غالباً در چنین جلساتی مهم است که اعداد، نمودارها و داده‌هایی که فرآیند تصمیم‌گیری را تقویت می‌کنند، ارائه شود. بنابراین، نکته اصلی بررسی سالم بودن تجهیزات فنی اتاق جلسات است و به یاد داشتن ابزارهای لازم برای جلسه است.

اگر یک گروه کوچک تصمیم‌گیری هستید، پس فضایی را مهیا کنید که همه تماس چشمی داشته باشند و بتوانند به صورت عمیق بحث کنند. یک ایده خوب استفاده از فضاهای دارای میز گرد برای شرکت‌کنندگان است که افراد می‌توانند مقابل همدیگر بنشینند.

عموماً در جلسات افراد در کنار کسانی مینشینند که به هم نزدیک تر هستند. و از کسانی که با هم تفاوت دیدگاه دارند، دورتر میشوند. ایده دیگر آن است که چارچوب کلی پرداکندگی میز و صندلی افراد را تغییر دهیم. بهتر است در چنین جلساتی افرادی که دیدگاه‌های متضاد و مخالف هم دارند، روبروی هم بنشینند.

بنابراین؛

نکته کلی این راهنما در مورد چگونگی انتخاب مناسبترین فضای جلسات کاری این است که «از این که فضای تازه ای را امتحان کنید، نترسید!»

همیشه زمان آماده‌سازی مقدمات جلسه، نوع جلسه کاری خود را به یاد داشته باشید. البته عوامل متعدد مهم دیگری نیز در فرآیند آماده‌سازی برای جلسه کاری وجود دارد.

آنچه را که شما به‌عنوان فضای جلسه کاری خوب می‌شناسید، بسیار شخصی است و بستگی به زمینه کاری خاص شما دارد. به جای گیر کردن در شرایط و روال‌های قدیمی، اتاق‌ها و محیط‌های متفاوت اطراف خود را امتحان کنید، و همیشه نوع جلسه‌ای که دارید را به خاطر داشته باشید.

* * *

دیگر مقالات و راهنماهای تشریفان را میتوانید در وبلاگ تشریفان بخوانید!