اسکرام برای تازه واردها : چگونه از اسکرام برای نظم بخشیدن به شلوغی ها استفاده کنیم

در هر سازمانی که هستید و در هر موقعیت شغلی به عنوان عضوی از یک تیم، حتما برای شما هم این تجربه پیش آمده است که با انبوهی از کارهای انجام نشده برای به انجام رساندن یک پروژه روبه رو شده اید.حال اگر سازمان شما قادر به اضافه کردن نیروی کار اضافی نباشد برای انجام این مقداراز کارهای زیاد باید چه راه حلی در پیش گرفت؟

در این چنین وضعیتی استفاده از چارچوب اسکرام (Scrum) برای پیشبرد پروژه پیشنهاد می شود. اما چارچوب اسکرام چیست و چرا به درد ما می خورد؟

اسکرام یک متدولوژی از سیستم توسعه ی نرم افزار به صورت چابک است که در سال ۲۰۰۱ مطرح شد.

Scrum فرآیندی است که در آن تیم ها پروژه های بزرگ را به تکه های کوچکی می شکنند و با انجام دادن این تکه های کوچک ،پروژه بزرگ را به انجام می رسانند. این چرخه تا بهبود بخشیدن به محصول ادامه می یابد و تکرار می شود. برای خوردن یک ماموت بزرگ پشمالو کافی است آن را قطعه قطعه کنید! اسکرام چارچوب انعطاف پذیری است که از آن می توان در انواع پروژه ها ، از پروژه های تولید نرم افزار، بازاریابی و حتی پروژه هایی مانند بازسازی یک خانه استفاده کرد!

در استفاده از چارچوب اسکرام توصیه می شود که در هر اسپیرینت یک نسخه کاری از محصول نهایی (حداقل محصول ماندنی یا Minimum Viable Product (MVP)) تولید شود. این کار به تیم این اجازه را می دهد که به طور مداوم در هر دوره ی کاری پروژه را بهبود بخشد.

Scrum فرآیندی است که در آن تیم ها پروژه های بزرگ را به تکه های کوچکی می شکنند و با انجام دادن این تکه های کوچک ،پروژه بزرگ را به انجام می رسانند. این چرخه تا بهبود بخشیدن به محصول ادامه می یابد و تکرار می شود.

عناصر اسکرام :

افراد در چارچوب اسکرام دارای یکی از نقش های زیر هستند:

صاحب محصول یا کارفرما که مالک محصول و طرف قرارداد است و می تواند تمامی سوالات را روشن و واضح کند
اسکرام مستر ، که جلسات را مدیریت می کند و پس از اتمام هر جلسه کارآمد ترین راه را برای رسیدن به هدف و انجام پروژه برای تیم پیدا می کند.
اعضای تیم، که معمولا با هم کار می کنند وفشار به سرانجام رساندن کارها بر دوش آنهاست.

فرایند Scrum شامل موارد زیر است:

یک عدد بُرد (بُرد فیزیکی یا دیجیتال) که در آن اعضای تیم بتوانند ببینند چه وظایفی در حال انجام است، بر عهده ی چه کسانی است و وضعیت هر کار چیست .
صاحب محصول، پروژه عظیم را به وظایف فردی (سند (backlog)) می شکند و کارها را اولویت بندی می کند تا مشخص شود که کدام وظایف باید در وهله ی اول به آنها رسیدگی شود.
اعضای تیم بر روی اولویت های خود برای مدت مشخصی کار می کنند، به مدت یک اسپرینت کاری (یعنی یک روز، یک هفته، دو هفته، یک ماه)
یک اسکرام مستر که روزانه جلسات ایستاده ای را برگزار می کند که حداکثر ده دقیقه است و در آن باید هر عضو تیم جریان پیشرفت کار خود را گزارش کند
در پایان هر دوره از اسکرام برای ارزیابی آنچه کار شده است و آنچه در آینده می تواند بهبود یابد میتواند استفاده شود

شاید علاقه مند باشید ۵ نکته مدیریت پروژه برای استارتاپ های نوپا

چگونه از اسکرام استفاده کنیم؟

زمانی که برای اولین بار می خواهید از متد اسکرام استفاده کنید بهتر است نکات زیر را در نظر داشته باشید.

اولویت ها را در سند محصول مشخص و واضح کنید

در ابتدا باید بدانید وظیفه و کاری که الویت بالایی دارد و انجام و به پایان رساندن آن حیاتی و مهم است کدام است. این بدان معنی است که صاحب محصول باید لیستی از اهداف را مشخص کند و کارهایی که باید انجام شوند را تعیین کند. سپس اسکرام مستر باید تیم را در جهت رسیدن به این اهداف و کارهایی که باید انجام شود هدایت و برنامه ریزی کند ( بر اساس زمان،سود و یا بودجه ) مالک محصول تصمیم می گیرد MVP چه باشد – چه چیزی تحویل داده شود و چه چیزی تحویل داده نشود .سپس تیم تصمیم می گیرد که چه تعداد از این کارها و ویژگی هایی که باید تحویل داده شود می تواند تا پایان یک دوره ی کاری (اسپرینت) تکمیل گردد و انجام شود.

جلسات روزانه سرپایی، کوتاه و دقیق داشته باشید

جلسات ایستاده ی روزانه بخش مهمی از فرایند اسکرام است که به تیم ها این امکان را می دهد که برای حل مشکلات معمول دور هم جمع شوند و برای ریشه کردن آن مشکلات راه حلی را پیشنهاد دهند. این جلسات با توجه به اندازه ی تیم نباید بیش از ۱۰ تا ۱۵ دقیقه طول بکشد.گر چه به طور کلی در همه جا جلساتی برگزار می شود اما شاید این جلسات ایستاده برای یک تیم تازه ی اسکرام در ابتدا راحت به نظر نرسد.

جلسات ایستاده ی روزانه بخش مهمی از فرایند اسکرام است که به تیم ها این امکان را می دهد که برای حل مشکلات معمول دور هم جمع شوند و برای ریشه کردن آن مشکلات راه حلی را پیشنهاد دهند. این جلسات با توجه به اندازه ی تیم نباید بیش از ۱۰ تا ۱۵ دقیقه طول بکشد.

آقای گوین وودز که دارای مدرک اسکرام مستر از انجمن اسکرام است و هدایت تیم های دیجیتالی را بر عهده دارد در این رابطه می گوید: ” استفاده از اسکرام در بعضی از سازمان ها ممکن است نیازمند یک شیفت فرهنگی کاری باشد چرا که در این جلسات ایستاده افراد باید بیشتر در مورد کار و مسائلی که با آنها درگیر هستند توضیح دهند و این امر برای خیلی از افراد کار راحتی نیست و با آن احساس راحتی نمی کنند.”

استفاده از اسکرام در بعضی از سازمان ها ممکن است نیازمند یک شیفت فرهنگی کاری باشد چرا که در این جلسات ایستاده افراد باید بیشتر در مورد کار و مسائلی که با آنها درگیر هستند توضیح دهند و این امر برای خیلی از افراد کار راحتی نیست و با آن احساس راحتی نمی کنند.

هم چنین او می گوید: ” زمانی که برای اولین بار از اسکرام در سازمان خود استفاده می کنید، به عنوان یک استکرام مستر این وظیفه ی شماست که این فرهنگ باز بودن در مسائل کاری را برای افراد تیم خود جا بیاندازید و آنها را متقاعد کنید که در این امر شرکت کنند.”

حال چگونه این جلسات ایستاده را کوتاه، مختصر و مفید برگزار کنیم؟ ترفند اولیه برای این کار این است که این جلسات را ایستاده برگزار کنید! زمانی که افراد ایستاده باشند و بر جایی ننشسته باشند سعی می کنند بیش از حد مورد نیاز صحبت نکنند. پس به یاد داشته باشید که حتما این جلسات را به طور ایستاده برگزار کنید. سپس از هر عضو تیم بخواهید که بطور مختصر به هر یک از سوالات زیر پاسخ دهد:

چه کارهایی را انجام داده اید و به پایان رسانده اید؟
در حال انجام چه کارهایی هستید؟
مشکلات و موانعی که بر سر راه انجام کارتان دارید چیست؟ در چه مورد به کمک نیاز دارید؟

اگر توضیح یکی از این موارد به درازا بکشد باید به منظور بررسی دقیق آن جلسه ی دیگری برگزار شود و در آن جلسه مطرح شود. اگر توضیح در مورد انجام کاری برای کل افراد تیم ضروری نیست فقط یک اشاره کوچک به آن کافی است.

جلسات ایستاده به شما این امکان را می دهد تا موانعی که برای انجام کارها وجود دارد را شناسایی کنید و بدین ترتیب اگر تیم شما در نقطه ای به کمک نیاز دارد این نقطه سریع تر شناسایی شده و به آن رسیدگی می شود.

شاید علاقه مند باشید رمزهایی برای گزارش گیری بهتر از وضعیت پروژه

مستند کردن درس هایی که یاد گرفته اید

فراموش نکنید که در انتهای هر اسپرینت نگاهی هم به گذشته داشته باشید.معمولا یک جلسه یک ساعته زمان میبرد تا در آن تیم در مورد آنچه که انجام داده، آنچه که یاد گرفته است و آنچه که قرار است در آینده آن را بهبود بخشد صحبت شود.

قرار نیست لیست کارها را طولانی کنید. بلکه ایده این است که یک یا دو استراتژیک کوچک برای بهبود فرآیند پیدا کنید.

اطمینان حاصل کنید که این دانش به دست آمده در پایگاه دانش شما ثبت شده باشد و به راحتی توسط هر فردی از اعضای تیم قابل دسترسی باشد. و اجازه ندهید که جنبه های منفی پیروزی تیم شما را تحت الشعاع قرار دهند.

زمانی که برای اولین بار از اسکرام در سازمان خود استفاده می کنید، به عنوان یک اسکرام مستر این وظیفه ی شماست که این فرهنگ باز بودن در مسائل کاری را برای افراد تیم خود جا بیاندازید و آنها را متقاعد کنید که در این امر شرکت کنند.

پیشنهادی به افراد تازه وارد

استفاده از متدولوژی اسکرام را تمرین کنید. هیچ گاه نخواهید دانست که اسکرام چقدر برای کار شما خوب و مفید است تا اینکه از آن عملا استفاده کنید. اما هنگامی که از آن استفاده کنید چگونگی تعامل و همکاری تیم شما را تغییر خواهد داد و مزیت های شگرف آن را مشاهده خواهید کرد.

تیم کمپ، پلتفرم مدیریت تیم های چابک